在宅ワークやリモートワークへの備え？！場所を選ばずに仕事をするために工夫したい事とは？？
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はじめに
近頃、「在宅ワーク」や「リモートワーク」を導入する企業が増えています。
今はまだ、未導入の企業も、今後、導入をする可能性があります。
「在宅ワーク」や「リモートワーク」を導入する際、問題となるのが、そもそも「お仕事がおこなえる環境を作れるのか？」という事となります。
インターネットの回線などの問題は、専門の業者に依頼をすれば何とかなります。
しかし、「お仕事をおこなう為の情報」は、「今、そこで働いている人」でないと、準備をする事ができません。
したがって、いきなり「在宅ワークやリモートワークを導入する」と言われても、「お仕事をおこなう為の情報」を準備するのに、時間や手間が必要となります。
通常のお仕事をこなしながら、導入に向けた準備をするのは、非常に労力がかかる為、今後は「在宅ワークやリモートワークの導入」に備えながら、お仕事をおこなうべきです。
今回は、過去に投稿した記事より、「在宅ワークやリモートワークの備え」として、必要な事柄をまとめたいと思います。
「在宅ワークやリモートワークの備え」としていますが、ポイントは「お仕事の整理」「お仕事の簡素化」「情報の共有」「情報の電子化」となります。
これらは、「在宅ワークやリモートワークの備え」に関わらず、より、効率的にお仕事をおこなう上で、対応しておいた方が良いポイントとなります。
現在、このようなポイントを意識せずにお仕事をおこなっている場合は、是非、改善をして頂ければと思います。
お仕事の整理
「在宅ワークやリモートワークの備え」として、事前に「お仕事の整理」を行っておくべきです。
「お仕事の整理」とは、「必要な物のみを残す」「不要な物は捨てる」事となります。
「不要な物」は、「必要な物」や「正確な物」を「見つけずらく」させます。
「お仕事」であれば、極力、作業を減らす事により、「行わなくてはいけない作業」を絞り込む事ができます。
「資料」であれば、極力、減らす事により、「必要な情報」を見つけやすくなります。
「必要な時に、短い時間で、正しい事」を行ったり、見つけたりする為には、「対象を減らす事」が、一番、効果的となります。
この為に、まずは、「目の前のお仕事が、本当に必要な作業なのか？」を考え、「必要ではない」なら、「不要なお仕事」として、やめるべきです。
そして、「整理をする」と耳にすると、「資料」などを思い浮かべると思いますが、「人間関係」や「知識」も同様に、「整理」の対象となります。
このように、「必要最低限の情報」と「正確な情報」に絞り込む事が、「お仕事の整理」となります。
お仕事の簡素化
「在宅ワークやリモートワークの備え」として、「お仕事の簡素化」を行っておくべきです。
今まで、職場で行っていたお仕事ですが、環境が変わる事で、「抱いているイメージ」が異なってしまいます。
この「抱いているイメージ」とは、例えば「決まり」や「やり方」などとなります。
そして、この「決まり」や「やり方」が複雑なほど、「抱いているイメージ」の違いが大きくなり、「混乱」を招き、作業に時間がかかったり、ミスにつながってしまいます。
「お仕事の簡素化」をおこなう事により、お仕事がシンプルとなり、環境の変化による「混乱」を防ぐ事となります。
情報の共有
「在宅ワークやリモートワークの備え」として、「情報の共有」は必須事項となります。
今までは、同じ職場にいたので、不明な点があれば、「気軽」に声をかけて、確認をする事ができましたが、それができなくなります。
もちろん、メールや電話、テレビ会議などは可能ですが、タイムラグがあるなど、「気軽」におこなえなくなります。
その為に、「必要な情報、正確な情報を素早く確認する為の仕組み」が必要となり、この仕組みが「情報の共有」となります。
情報の電子化
「在宅ワークやリモートワークの備え」として、「情報の電子化」をおこなう必要があります。
例えば、「売上の伝票」を集計して、「今月の売上を求める」という、お仕事があるとします。
この時、「売上の伝票」が段ボール数箱分だったとすると、家に持ち帰るだけでも、一苦労となりますし、「売上の伝票」を紛失してしまう可能性も高くなります。
したがって、家に持ち帰るのは「売上の伝票」から「売上の金額を抜き出した情報」が望ましい事となります。
情報となっていれば、データでの閲覧や利用が可能となる為、「在宅ワークやリモートワーク」でも利用する事ができますし、「売上の伝票」の紛失も防ぐ事ができます。
このように、「お仕事に必要な情報を電子化」しておく事で、「在宅ワークやリモートワークの導入」が行いやすくなります。
なお、お仕事で利用する情報を会社の外へ持ち出す事は、どの会社も、基本的には「NG行為」と認識してください。
特に、顧客情報や個人情報の取り扱いには、細心の注意が必要となります。
「情報の電子化」をおこなった後は、その情報を見る為に必要なセキュリティーの対策が必須となります。
simacatより一言
「情報の電子化」でも触れましたが、「在宅ワークやリモートワークの導入」にあたり、一番心配なのがセキュリティーとなります。
「在宅ワークやリモートワーク」は、基本的にパソコンを利用した作業になると思いますが、「お仕事用のパソコン」を別に用意することをおすすめ致します。
「お仕事用のパソコン」は、多少スペックは低くても良いので、セキュリティ対策を万全にしてください。
くれぐれも「情報漏洩」には、お気をつけ頂きいたと思います。
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