概要とはなんですか？！お仕事の概要を書けますか？！意味と書き方をご紹介いたします？！
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はじめに
「会社概要」とか「作業概要」に利用されている、「概要」という言葉の意味をご存知でしょうか？
お仕事をしていると耳にしますし、頻繁に利用されている人は少なくないと思います。
「概要とはなんですか？」と聞かれた時に、説明ができる人は「正しい概要」を作る事ができる人でもあります。
逆に、「概要の意味」を理解していないと、「正しい概要」を作る事はできません。
今回は「概要とは」と「概要の作り方」について触れたいと思います。
「概要」の意味を理解して、自分で作成する時に役立てて頂きたいと思います。
概要とは
「概要」とは、「大事な部分をまとめたおおまかな物」と言う意味です。
「概要」の「概（ガイ）」は、「おおむね」「だいたい」「おおまかな」という意味になります。
「概要」の「要（ヨウ）」は、「かなめ」と読みますが、「大切な部分」「重要な部分」という意味になります。
ちなみに、「要約」という言葉があります。
「概要」と「要約」は同じ意味のような気がしますが違いがあります。
「要約」は、「短くする」という点がポイントになります。
例えば、口頭でお話しをする時、その「お話しが長すぎる」場合があります。
この「長すぎる事」により「重要な点」が分からなくなってしまった時、「要約」を求めます。
この「要約」にて、長いお話しを「重要な点に絞りこむ」事となります。
したがって、「概要」についても、「要約を求められる」場合があります。
「概要」は、「主要な部分」「いきさつ」「なりゆき」を知る事ができる情報となります。
例えば、「会社の概要」であれば、「会社の規模」「会社の場所」「会社が提供しているサービス」などとなります。
この「会社の概要」を社外の人が見る事で、「自分の会社に関係があるのか？」について、「おおよその理解」をする事ができます。
しかし、「概要」は「おおよその理解ができる程度の情報」でしかありません。
これは、「自分が本当に知りたい情報が存在しない可能性がある」という事です。
この点については、あくまでも「概要」であり、「情報の不足が必ずある事を前提として利用するべき」となります。
「概要」を作る時、あくまでも「主要な部分」「いきさつ」「なりゆき」を「知る事ができる程度の情報」として、情報量が増えすぎないように、工夫をする必要があります。
概要の作り方
「概要の作り方」となります。
ちなみに、「概要」の反意語は「詳細」となります。
「詳細」とは、「くわしく」「こと細かに」という意味となります。
「概要」を作る時、「概要が詳細にならない事」が大前提となります。
そして、「詳細」がないと、「概要」を作る事はできません。
これは、「詳細の大事な部分をまとめたおおまかな物」が「概要」となる為です。
したがって、まずは「詳細の把握」からおこなう必要があります。
そして、「概要」は「誰が見る物なのか？」を意識してください。
これは、「人によって必要とするポイントが違う為」です。
例えば、「作業の概要」を作るとします。
これを「管理者」が見る時は、「詳細」まで知る必要はない為、「詳細全体がまとめられている情報」で問題はありません。
しかし「作業者」が見る時は、この「概要から詳細につながる情報」である必要があります。
したがって、「詳細」とひも付けができる、「本の目次」のような「概要」となります。
「見る人」、それぞれに合わせて、「詳細をまとめて概要を作る」必要があります。
そして、「概要を作る時に意識するべき点」を挙げます。
- シンプルである事を意識する
- 誰にでも分かる言葉である事を意識する
- 言葉の数を最小限にする事を意識する
- ポイントを絞り込む事を意識する
もし、職場でルールがない場合、職場の皆さんで話し合って、ルールを作る事をおすすめします。
じつは、「概要を作る時に意識するべき点」は、「自分視点」でしかありません。
しかし、「自分視点」では、「自分以外の考え」を意識するのは難しい事でもあります。
したがって、職場の中でルールがある事により、「自分視点」を極力減らす事ができます。
そして、これは「概要」に限ったお話しではなく、「詳細や他の情報を作る時も同様」となります。
職場でルールを作る事により、職場内での共通の認識となる為、「理解度の向上」にも役立つ工夫となります。
simacatより一言
「概要」をネットで調べていたのですが、「職務経歴書の職務要約・職務概要の書き方について」が検索結果としていくつも表示されました。
少し覗いてみましたが、「採用担当者がはじめに読む場所なので、できるだけ読みやすくする工夫が必要」と書いてありました。
確かに、「見た感じの印象」は大切だと思います。
「概要」に限らず、「読む物は読みやすいのが一番」だと思います。
「言葉だけで表現する事は難しい事」だと思います。
しかし、「何度も経験をする事」で、間違いなく上達します。
苦手と思われている人は、文章を書く練習からはじめてはいかがでしょうか。
もちろん、パソコンやスマホで構いません。
まずは、頭に浮かんだ文章をアウトプットできるようにしてください。
それに慣れたら、伝えたいポイントを絞って、「シンプルな文章」と「適切な言葉のチョイス」などの工夫をおこなっていきます。
ちなみに、「シンプルな文章」と「適切な言葉のチョイス」をする為には、「様々な文章」を読む必要があります。
「様々な文章」とは、「お仕事の資料」はもちろんですが、「小説」や「啓発本」などでもかまいません。
とにかく、より多くの「文章構成」や「言葉」に触れて、自分に取り込むようにしてください。
慣れるまでは大変なので、焦らずに、続ける事を意識して練習をして頂きたいと思います。
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