確認作業とは？！確認作業の目的とは？！不備や誤りやミスの対策？！効率化にて負荷を減らしましょう？！
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はじめに
お仕事の中で「確認作業」は必ず発生します。
しかし「できあがった物、おこなった事をチェックするだけの作業」となる為、「退屈な作業」と感じる人がいるかも知れません。
また「確認作業」にて「発覚する不備や誤りやミス」が多くなると、その数だけ自分が追いつめられる場合もあります。
「確認作業」は「神経」を使いますし、その割に「退屈な作業」なのかも知れません。
今回は「確認作業」について触れたいと思います。
「確認作業」の「目的」や「やり方」について、「考え方や行動を見直す為のヒント」になれば幸いです。
確認作業の目的
「確認作業の主な目的」は「作成した物（成果物）や行動した結果」に対する「不備や誤りやミスの発見」となります。
「不備や誤りやミスの発見」により、「正す事」ができます。
そして、「不備や誤りやミスの発見」をおこなう事により「品質が保証される」事となります。
この「確認作業」により「問題やリスクの早期発見、および対処をおこなう」事ができます。
そして、「問題やリスクの早期発見、および対処をおこなう」事で「信頼性や信用の向上」となります。
「確認作業」は、さまざまなお仕事の中で重要となります。
これは「品質管理」「リスク管理」「作業管理（プロジェクト管理）」「法的遵守」などの多くの側面に影響を与える為となります。
確認作業の効率を上げる為に
「確認作業」には「効率を落とす事柄」があります。
ただでさえ、「集中力」が途切れて「効率が落ちる」事のある「確認作業」ですが、さらに「効率を落とす事柄」があります。
例えば、「答えが複数ある」場合となります。
「作成した物（成果物）や行動した結果」が「定量的な物の確認」なら、答えは一つしかありません。
例えば、「１＋１」の答えは「２」となります。
答えは「２」以外はあり得ません。
しかし「作成した物（成果物）や行動した結果」が「定性的な物の確認の場合」は「答えが１つとは限らない」ので「答えが複数ある」事となります。
例えば、「１を１に足すと２になります」という文章と「２は１に１を足した結果です」という文章があります。
どちらも意味は同じですが「確認の結果、２つのパターンが存在する」事となり、これが「答えが複数ある」事となります。
そして、この時「どちらが正しいのか？」という「良し悪しの判断」が求められます。
もちろん「ここまで細かく確認作業をおこなうのか？」という議論もありますが、これも「良し悪しの判断」に含まれる事となります。
こうした「判断」が「確認作業の効率を落とす要素」の一つとなります。
このような事柄を避ける為に「確認作業の効率を上げる為におこなうべき行動」を挙げます。
- 確認するポイントを定める
- 品質の基準を定める
- 共有方法を定める
それぞれ補足をします。
確認するポイントを定める
「確認をおこなうポイントを定める」事で、「何を確認するのか？」を明確にします。
「余計な部分」まで確認をしていては、時間がいくらあっても足りなくなります。
よって、あらかじめ「確認をおこなうポイント」を一覧化しておき、その一覧にもとずき「確認作業」をおこないます。
「不要な部分の確認作業」を省き、「必要な部分のみの確認」をする事で、「効率的な確認作業」をおこなう事ができます。
品質の基準を定める
「品質の基準を定める」事で「良し悪しの判断」を短時間でおこなう事ができます。
「言葉の使い方などの細かい部分」については「良し悪しの判断」に時間がかかります。
これは「自分なりに考えて判断をする」為となります。
「自分で考える行為」は「確認作業の負荷をかける要素」でもありますし「品質を不安定にさせる要素」でもあります。
よって「自分で考える」事がないように、予め「良し悪し」を定めておく必要があり、これが「品質の基準」となります。
予め「品質の基準」を定めておく事により、「良し悪しの判断を短時間でおこなえる」と共に「品質が安定する」事となります。
そして、「作成する時や行動する時」は、この「品質の基準」を「ルール（マニュアル化）」とします。
この「ルール」に従う事で、さらに「確認作業の効率」を上げる事ができます。
そして「品質の基準を定める」場合は「品質に責任を持つ人（もしくはグループ）の存在が必要」となります。
「品質に責任を持つ人」が「良し悪しの判断」をおこなう事により「品質の安定を保つ」と共に、「確認作業の負荷を下げる」事ができます。
共有方法を定める
「共有方法を定める」事で「不備や誤りやミスのポイントの共有」や「品質の基準の共有」をおこなう事ができます。
「確認作業」にて「不備や誤りやミスのポイント」や「良し悪しの判断ができないポイント」を見つけた時、そのポイントの「共有方法」を事前に決めておきます。
例えば「Excelなどのアプリ」「メール」などとなります。
この「共有」にて「確認をする人」「作成した人や行動した人」「品質に責任を持つ人」の間で共通の情報を持つ事となります。
なお、「共有する情報」はできる限り「一覧化」をするようにしてください。
「不備や誤りやミスのポイントの共有」ならば、その後の「対処の進捗情報」として利用できます。
「良し悪しの判断ができないポイント」ならば、その後の「品質の基準の更新情報」として利用できます。
「共有した情報の一覧化」をする事で「確認作業の効率を上げる為の情報」として利用する事ができます。
以上、「確認作業の効率を上げる為におこなうべき行動」でした。
「確認作業」に取り入れて、「確認作業の効率」を上げて頂きたいと思います。
なお、「集中力が続かない」などが理由で「確認作業の効率が上がらない」場合があります。
これは「人それぞれ集中する能力が違う」ので「コレ」という対策を挙げるのは難しいのですが、一般的に「適度な休憩をはさむ事」が「集中力の維持と回復には良い」と言われています。
「集中力がない状態」で「確認作業」をおこなうと「不備や誤りやミスを見逃してしまう可能性」が高くなります。
これでは「確認作業」をおこなう意味がなくなってしまいます。
よって、「集中力がない」と感じた時は「集中力の回復」に努めていただきたいと思います。
simacatから一言
自分のお仕事が終わった時、自分のお仕事に対しての「確認作業」をおこないます。
例えば「ドキュメントの作成」ならば「誤字脱字」「言葉使い」「ですますの統一」などがあります。
この「誤字脱字」「言葉使い」「ですますの統一」などならば、なんとなく「癖」で確認をしていると思います。
しかし、できるなら「自分なりの品質の基準」を作り、それを「チェックリスト」として利用するようにしてください。
これは「忙しい時」や「体調が悪い時」など「普通の状態ではない時の対策」となります。
「チェックリスト」にて「確認作業」をおこなう事で「品質の安定を保つ」事ができます。
特に「不備や誤りやミスが多いと言われている人」は、「自分なりの品質の基準作り」をご検討いただきたいと思います。
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