確認作業のコツは余計な事をしない事?!効率の良い確認作業とは?

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確認作業のコツは余計な事をしない事?!効率の良い確認作業とは?

はじめに

お仕事の中で、確認作業は必ず発生します。

しかし、確認作業を行なっていると、時間だけが過ぎて行く感覚を覚えます。

また、確認作業にて発覚した不備が多くなると、自分が見つけた不備により、自分を追い込んでしまう事があります。

確認作業は神経を使いますし、時間のかかる作業だと思います。

その様な作業ですので、効率的に進める必要があります。

確認作業の目的

確認作業の目的は、作成した物(成果物)が「限りなく目的通りの物」となっている事を確認する事となります。

ここで、「限りなく目的通りの物」と表現している理由は、定量的な物であるならば答えは一つしかないのですが、定性的な物は答えが1つでない場合があるからです。

例えば、定量的な表現で「1+1=2」は答えは「2」となり、「2」以外はあり得ません。

しかし、定性的な表現では、答えは1つとならない場合があります。

1を1に足すと2となります」と「1に1を足すと2となります」は同じ意味ですが、確認結果の答えとして、どちらが正しいのかを判断する事となります。

確認作業で、ここまで細かく行うのか、議論はあると思いますが、答えが複数ある場合はどうするのか?と言う場面があるのです。

確認作業の効率を落とす要素

良し悪しの判断

確認作業の効率を落とす要素として、確認作業を行う人が「良い」「悪い」の判断で悩んでしまう事があります。

これは、時間と労力を浪費してしまう事となります。

不備のポイントの共有

確認作業を行なった際に、不備が見つかった時、作成者へ「不備のポイントを共有」する事に時間が取られてしまいます。

確認作業の効率を上げる為には

体制を定める

確認作業は「品質を確認」する作業です。

従って、最終的に「品質に責任を持つ方」が、必要となります。

「品質に責任を持つ」と言われると、厳しい立場と思われがちですが、確認作業を行う方が複数人いる時に、「全ての方の考えを正とする」と、人それぞれの考え方は異なる為、品質は安定しません。

従って、「どの方の考えを正とするのか?」を決める事により、品質を安定させる事ができるのです。

この様に、特定の方の考え方を基準とする事で、確認作業の終了後に誤りが見つかった時も、早期対応に繋げる事ができるのです。

確認作業では品質を安定させる為の「責任者」を作り、その方の考えに基づいて、確認作業を行う事で品質の平準化を行います。

確認を行うポイントを定める

確認作業は「何を確認するのか?」が重要です。

余計な部分まで確認をしていては、時間がいくらあっても足りなくなってしまうのです。

従って、予め「この部分がこの様になっている事」を一覧化しておき、確認者はその一覧を元に確認作業を行なっていく事が重要となります。

不要な部分の確認作業を省き、必要な部分のみを確認する事で、効率的に作業を進める事ができます。

確認を行う品質を定める

確認作業を行なっていると、微妙なポイントに対して、「良い」「悪い」の判断に困る事があります。

特に、言葉の使い方など細かい部分に至る場合は、答えが出せない状況に陥ります。

しかし、この時「自分なりに考えて判断をする」方が、多いのではないでしょうか?

この「自分なりに考えて判断をする」行為は、時間の無駄なのです。

そして、品質という面から見た時、「自分なりの考え」は品質を不安定にさせる要素となるのです。

従って、「自分で考える」事がない様に、予め「良い」「悪い」のポイントを定めておく事が重要となります。

予め、ポイントを定めておく事により、「品質の安定」と「効率化」を行う事ができるのです。

もし、ポイントを定めていても、判断に悩んでしまった時は、責任者に渡してしまいましょう。

前述の通り、品質を安定させる為には、自分の考えは不要なのです。

責任者も判断ができない事は、有識者を集めて判断をしていきます。

この様な事を何回も行なって、判断内容を更新していく事が、品質を保つ為に必要な事なのです。

不備の共有方法を定める

不備のポイントの共有として、作成者へのフィードバック方法を事前に決めておく必要があります。

例えば、Excelなどのアプリを使用する方法もありますし、メールで行うケースもあるかと思います。

どの様な場合でも、「不備のポイント」と「指摘事項」を共有すると思いますが、なるべく分かり易く、修正が最小限となる様に、工夫をする必要があります。

指摘事項のやり方によっては、確認作業者が、また一から確認をする必要が出てくるかも知れません。

「確認が終わり手を触れて欲しくない所」と「修正が必要な所」をハッキリとさせておく必要があります。

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simacatから一言

確認者が作成者に対して、将来を不安視してか、不備の指摘中にお説教をしている場面を見かけます。

「ちゃんと確認しないと将来、いい加減な仕事しかできない奴になるぞ」とかです。

意外にこの時間が無駄なのです。

もし、本当に作成者の事を考えているならば、別に時間を作ってお説教をするべきです。

何かのついでに行う事は、「本来やらなければ行けない事」を疎かにしていると言う事なのです。

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