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確認作業とは?!確認作業の目的とは?!不備や誤りやミスの対策?!効率化にて負荷を減らしましょう?!

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2442 社会人へのアドバイス
simacat.com

確認作業とは?!確認作業の目的とは?!不備や誤りやミスの対策?!効率化にて負荷を減らしましょう?!

聞き流し用動画(YouTube)

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はじめに

お仕事の中で「確認作業」は必ず発生します。

しかし「できあがった物、おこなった事をチェックするだけの作業」となる為、「退屈な作業」と感じる人がいるかも知れません。

また「確認作業」にて「発覚する不備や誤りやミス」が多くなると、その数だけ自分が追いつめられる場合もあります。

「確認作業」は「神経」を使いますし、その割に「退屈な作業」なのかも知れません。

今回は「確認作業」について触れたいと思います。

「確認作業」の「目的」や「やり方」について、「考え方や行動を見直す為のヒント」になれば幸いです。

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確認作業の目的

「確認作業の主な目的」は「作成した物(成果物)や行動した結果」に対する「不備や誤りやミスの発見」となります。

「不備や誤りやミスの発見」により、「正す事ができます。

そして、「不備や誤りやミスの発見」をおこなう事により「品質が保証される」事となります。

この「確認作業」により「問題やリスクの早期発見、および対処をおこなう」事ができます。

そして、「問題やリスクの早期発見、および対処をおこなう」事で「信頼性や信用の向上」となります。

「確認作業」は、さまざまなお仕事の中で重要となります。

これは「品質管理」「リスク管理」「作業管理(プロジェクト管理)」「法的遵守」などの多くの側面に影響を与える為となります。

確認作業の効率を上げる為に

「確認作業」には「効率を落とす事柄」があります。

ただでさえ、「集中力」が途切れて「効率が落ちる」事のある「確認作業」ですが、さらに「効率を落とす事柄」があります。

例えば、「答えが複数ある」場合となります。

「作成した物(成果物)や行動した結果」が「定量的な物の確認」なら、答えは一つしかありません。

例えば、「1+1」の答えは「2」となります。

答えは「2」以外はあり得ません。

しかし「作成した物(成果物)や行動した結果」が「定性的な物の確認の場合」は「答えが1つとは限らない」ので「答えが複数ある」事となります。

例えば、「1を1に足すと2になります」という文章と「2は1に1を足した結果です」という文章があります。

どちらも意味は同じですが「確認の結果、2つのパターンが存在する」事となり、これが「答えが複数ある」事となります。

そして、この時「どちらが正しいのか?」という「良し悪しの判断」が求められます。

もちろん「ここまで細かく確認作業をおこなうのか?」という議論もありますが、これも「良し悪しの判断」に含まれる事となります。

こうした「判断」が「確認作業の効率を落とす要素」の一つとなります。

このような事柄を避ける為に「確認作業の効率を上げる為におこなうべき行動」を挙げます。

  • 確認するポイントを定める
  • 品質の基準を定める
  • 共有方法を定める

それぞれ補足をします。

確認するポイントを定める

「確認をおこなうポイントを定める」事で、「何を確認するのか?」を明確にします。

「余計な部分」まで確認をしていては、時間がいくらあっても足りなくなります。

よって、あらかじめ「確認をおこなうポイント」を一覧化しておき、その一覧にもとずき「確認作業」をおこないます。

「不要な部分の確認作業」を省き、「必要な部分のみの確認」をする事で、「効率的な確認作業」をおこなう事ができます。

品質の基準を定める

「品質の基準を定める」事で「良し悪しの判断」を短時間でおこなう事ができます。

「言葉の使い方などの細かい部分」については「良し悪しの判断」に時間がかかります。

これは「自分なりに考えて判断をする」為となります。

「自分で考える行為」は「確認作業の負荷をかける要素」でもありますし「品質を不安定にさせる要素」でもあります。

よって「自分で考える」事がないように、予め「良し悪し」を定めておく必要があり、これが「品質の基準」となります。

予め「品質の基準」を定めておく事により、「良し悪しの判断を短時間でおこなえる」と共に「品質が安定する」事となります。

そして、「作成する時や行動する時」は、この「品質の基準」を「ルール(マニュアル化)」とします。

この「ルール」に従う事で、さらに「確認作業の効率」を上げる事ができます。

そして「品質の基準を定める」場合は「品質に責任を持つ人(もしくはグループ)の存在が必要」となります。

「品質に責任を持つ人」が「良し悪しの判断」をおこなう事により「品質の安定を保つ」と共に、「確認作業の負荷を下げる」事ができます。

共有方法を定める

「共有方法を定める」事で「不備や誤りやミスのポイントの共有」や「品質の基準の共有」をおこなう事ができます。

「確認作業」にて「不備や誤りやミスのポイント」や「良し悪しの判断ができないポイント」を見つけた時、そのポイントの「共有方法」を事前に決めておきます。

例えば「Excelなどのアプリ」「メール」などとなります。

この「共有」にて「確認をする人」「作成した人や行動した人」「品質に責任を持つ人」の間で共通の情報を持つ事となります。

なお、「共有する情報」はできる限り「一覧化」をするようにしてください。

「不備や誤りやミスのポイントの共有」ならば、その後の「対処の進捗情報」として利用できます。

「良し悪しの判断ができないポイント」ならば、その後の「品質の基準の更新情報」として利用できます。

「共有した情報の一覧化」をする事で「確認作業の効率を上げる為の情報」として利用する事ができます。

以上、「確認作業の効率を上げる為におこなうべき行動」でした。

「確認作業」に取り入れて、「確認作業の効率」を上げて頂きたいと思います。

なお、「集中力が続かない」などが理由で「確認作業の効率が上がらない」場合があります。

これは「人それぞれ集中する能力が違う」ので「コレ」という対策を挙げるのは難しいのですが、一般的に「適度な休憩をはさむ事」が「集中力の維持と回復には良い」と言われています。

「集中力がない状態」で「確認作業」をおこなうと「不備や誤りやミスを見逃してしまう可能性」が高くなります。

これでは「確認作業」をおこなう意味がなくなってしまいます。

よって、「集中力がない」と感じた時は「集中力の回復」に努めていただきたいと思います。

simacatから一言

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自分のお仕事が終わった時、自分のお仕事に対しての「確認作業」をおこないます。

例えば「ドキュメントの作成」ならば「誤字脱字」「言葉使い」「ですますの統一」などがあります。

この「誤字脱字」「言葉使い」「ですますの統一」などならば、なんとなく「癖」で確認をしていると思います。

しかし、できるなら「自分なりの品質の基準」を作り、それを「チェックリスト」として利用するようにしてください。

これは「忙しい時」や「体調が悪い時」など「普通の状態ではない時の対策」となります。

「チェックリスト」にて「確認作業」をおこなう事で「品質の安定を保つ」事ができます。

特に「不備や誤りやミスが多いと言われている人」は、「自分なりの品質の基準作り」をご検討いただきたいと思います。

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