自分用の業務日誌を作って予定や学びの記録を行おう!!

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自分用の業務日誌を作って予定や学びの記録を行おう!!

はじめに

お仕事をしている方で、「日報」や「業務日誌」を書かれている方はいるのではないでしょうか?

「なぜ、それが必要なのですか?」

と尋ねると、殆どの方は「先輩から言われているから」とか「会社の決まりだから」など、「自分ではない誰かに言われたから、行っている」と回答されます。

強制的な物ですね。

確かに「書かなければいけない」という気持ちは必要だと思いますが、「理由」が分からないと、書いても意味の無い内容となってしまいます。

「自分専用の業務日誌」を作成し、「自分の作業に漏れがない様に」「自分の振り返りの為に」など、自分の為になる事が理由であれば、少しは気持ちを込める事ができるのではないでしょうか?

まずは、「自分専用の業務日誌」を作成し、「先輩」や「会社」から指示されている業務日誌には、そこから転記をするようにしましょう。

業務日誌とは

「業務日誌」とは、業務日報や日報などとも言われ、その日に行った作業を記入して報告をする物です。

また、これには「トラブル」や「特別な記載事項」、「責任者に対する伝言」なども記入をします。

これを読めば、「その日、どの様な事を行ったのか?」「トラブルは起きていないか?」「何か困りごとはないか?」などを責任者が現在の状況を把握する事ができます。

責任者との交換日記のような側面もありますが、一応、オフィシャルな報告書の為、ちゃんとしたビジネス文章となるようにする必要があります。

業務日誌の主な記載内容を挙げます。

  1. 担当者(自分の名前)
  2. 日付
  3. その日の作業の概要(「外回り」とか「内勤電話アポとり」など)
  4. 作業内容(作業開始時間〜作業終了時間まで、書く場合もあり)
  5. 特記事項(トラブルや反省点など)
  6. 明日の予定
  7. コメント(管理者へ伝えたい事。個人的な事でも構わない)

一般的な「業務日誌」の記入内容となっています。

これを毎日、作成して責任者へ提出する形となります。

基本的に「提出」を目的としている為、「自分用」ではありません。

そして、よく耳にするのが「読んでもらえない可能性がある」という問題点がある事です。

「規則」だからと、「業務日誌」を書かせておいて、責任者に時間がないからと読んでもらえない事もあります。

実際、何の為に作成をしているのか、分からない人も少なくない筈です。

自分の為に作成をする

業務日報を「自分の為に作成」する事で、「規則」で決められた提出は「ついでの作業」となります。

「自分用の業務日報」では、自分の情報も加える必要があります。

  1. 担当者(自分の名前)
  2. 日付
  3. その日の作業の概要(「外回り」とか「内勤電話アポとり」など)
  4. 作業内容(作業開始時間〜作業終了時間まで、書く場合もあり)
  5. 特記事項(トラブルや反省点など)
  6. 明日の予定
  7. コメント(管理者へ伝えたい事。個人的な事でも構わない)
  8. 宿題(期日が決められている作業)
  9. 課題(分からなかった事や不明に感じている事)
  10. 学べた事(知識や技術)

「通常の業務日報」への転記の為、「1〜7」は今まで通りとなりますが、例えですが、「8〜10」を加えます。

それぞれについて解説します。

「8.宿題(期日が決められている作業)」は、その日に終了しなかった作業で「いつまでにおこなうのか?」を明確にします。

誰かに作業を依頼された時、この項目を埋める為には、必ず「期日」を確認しなくてはいけません。

従って、必ず「期日」を確認する事が身につきます。

ちなみに「中旬」と「来月末」などと言われた場合は、「中旬なら15日ですか?」「来月末なら月末日ですか?」と、必ず日付を明確にする様にしてください。

次に「9.課題(分からなかった事や不明に感じている事)」ですが、これは自分に不足している「知識や技術」となります。

「今、自分が分からない事」や「獲得しなければいけない技術」が明確になります。

この「課題」を日々、解決させていく努力をする必要があります。

最後に「10.学べた事(知識や技術)」となりますが、これは「獲得した知識や技術」となります。

「9.課題」で明確になった事でも構いませんし、全然関係がないところから知り得た事でも構いません。

自分が「獲得した知識や技術」が明確になります。

予定表(ToDoリスト)の作成

「宿題」が明確になる事により、「予定表(ToDoリスト)の作成」を行う事ができます。

「予定表(ToDoリスト)」は、作業とその作業の終了期日の一覧となります。

「今日、行う事」「明日以降、行う事」「自分が抱えている作業」を一覧として確認する事ができます。

この一覧を作成する事により、「作業漏れの防止」となります。

スキルリストの作成

「学べた事」が明確になる事で、「スキルリストの作成」を行う事ができます。

「スキルリスト」は、自分が保持している知識や技術となり、「スキルインベントリ」とも言われています。

「スキルリスト」は「今の自分にできる事」が明確になります。

そして、この「スキルリスト」を作るのは、過去の振り返りを行う事もあり、非常に手の掛かる作業となります。

知識や技術を獲得した時点で、「スキルリスト」に加えていく事で、必要となった時にすぐに確認をする事ができます。

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simacatから一言

「業務日誌」は「日記」だと思って頂ければと思います。

その当時、困っていた事があったとすると、当時と同年代の後輩や部下も同じ悩みを抱いているかも知れません。

なかなか同じ目線を持ち続ける事は難しいと思いますので、過去の記録から、当時の考えを掘り起こしましょう。

この「自分専用の業務日誌」のツールとなりますが、「ToDo」と「スキルシート」に簡単に転記ができるなら、なんでも良いと思います。

ただ、確認や更新を気軽におこなえる点で考慮すると、スマホでの使用が可能なアプリが良いかと思います。

具体的なアプリ名を挙げる事はできませんが、最悪はExcelやGoogleスプレットシート などでも良いと思います。

まずは、実際に書いてみる事をおすすめします。

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