お仕事を変化させる為には?!関係者の洗い出しと理解が必要!!

6423社会人へのアドバイス
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お仕事を変化させる為には?!関係者の洗い出しと理解が必要!!

はじめに

お仕事は今までの積み上げで成り立っています。

したがって、「慣れ」で行っている部分が大きいとも言えます。

だから、時間の短縮が行えたり、作業量の調整を行う事ができます。

しかし、この「慣れ」をまったく無視して、いきなり作業手順を変えるという「変化」をさせると、担当者に対して、肉体的・精神的に大きな負担をかけてしまう事となります。

それが、会社にとって、とても良い事であっても、実際にお仕事をしているのは「人」となります。

もし、お仕事に変化を加える時は、実際に作業をしている関係者に対して「趣旨」を理解していただく必要があります。

変化

「良い考え」や「良い機能」を加え、「変化」をさせて、作業の「効率化」や「合理化」を考えます。

これは、「多くの人が必要としている事」なら問題はないのですが、それが不明な場合、多くの人から反感をかう事があります。

例えば、「注文情報をパソコンに入力する作業」があったとします。

注文情報をパソコンに入力する担当は「入力担当者」と呼ばれており、「入力担当者」から作業の内容を聞きました。

  1. 入力担当者は営業担当者より注文情報をメールで受け取る
  2. 入力担当者は複数の営業担当者の注文をまとめる。
  3. 入力担当者は1注文ずつ、注文情報の入力を行う。

この作業で、手が掛かりそうなのが「3.入力担当者は1注文ずつ、注文情報の入力を行う。」となります。

それならば、「全ての注文を一括して入力できる仕組み」を取り入れる事により、「作業負荷の軽減」と「作業時間の短縮」となり、「作業の効率化」をおこなう事ができます。

  1. 入力担当者は営業担当者より注文情報をメールで受け取る
  2. 入力担当者は複数の営業担当者の注文をまとめる。
  3. 入力担当者は全ての注文を一括して入力を行う。

しかし、そもそも、なぜ「全ての注文を一括して入力」が必要なのかを考えます。

理由は、「営業担当者」から「注文を渡されている」からです。

ならば、「営業担当者」が「自分の注文情報を自分で入力できる仕組み」があれば、「注文情報の入力という作業」もなくなりますので、「入力担当者」は不要となります。

これは、作業が一つ減ることから、「非常に合理的な考え」となります。

従って、最終的な目標としては、「営業担当者が直接、注文を自動的に入力できる仕組み」をつくり、「注文情報の入力作業の廃止」と致しました。

  1. 営業担当者が注文情報を入力できるようにする。

これを提案した所、「営業担当者」から、「営業活動に集中する事ができない」と、猛反発を受ける事となりました。

この反発を受けて、注文情報の入力作業は「入力担当者」が行う事となりました。

  1. 入力担当者は営業担当者より注文情報をメールで受け取る
  2. 入力担当者は複数の営業担当者の注文をまとめる。
  3. 入力担当者は全ての注文を一括して入力を行う。

関係者の話しを聞く

「反発」を受けない為にも、「関係者の話しを聞く」事が必要です。

今回の「変化」は、「注文情報の入力担当者」の視点のみで、「営業担当者」の考えがまったく反映されていない為、「反発」を受ける事となりました。

「営業担当者」から注文を頂く事は、「入力担当者」の作業内容によって判明しているので、「営業担当者」は「関係者」となります。

「関係者」である「営業担当者」からも、作業内容を聞く必要があります。

  1. 営業担当者はお客様との商談の結果、注文をいただく。
  2. 営業担当者は注文について、上司の決済を頂く。(この為、注文情報は電子データ化をしている)
  3. 営業担当者は上司の決済完了後、入力担当者へ注文情報をメールする。

「営業担当者」の作業内容が、明らかになりました。

「営業担当者」も注文情報を電子データ化している事が判明しました。

そして、「入力担当者」からは聞く事のできなかった、「上司の決済」という作業がある事も判明しました。

全体像は以下となります。

  1. 営業担当者はお客様との商談の結果、注文をいただく。
  2. 営業担当者は注文について、上司の決済を頂く。(この為、注文情報は電子データ化をしている)
  3. 営業担当者は上司の決済完了後、入力担当者へ注文情報をメールする。

  1. 入力担当者は営業担当者より注文情報をメールで受け取る
  2. 入力担当者は複数の営業担当者の注文をまとめる。
  3. 入力担当者は1注文ずつ、注文情報の入力を行う。

全体像がみえると、「注文情報の入力担当者」の視点から始まったものの、「営業担当者」の視点で、「変化」を考えた方が良い事がわかりました。

「営業担当者」の「2.営業担当者は注文について、上司の決済を頂く。(この為、注文情報は電子データ化をしている)」の部分で、「決済が完了したら、自動的に注文を入力」する事ができれば、「注文情報の入力作業の廃止」をおこなう事できます。

また、「決済が完了したら、自動的に注文を入力」をする事により、「営業担当者」が「入力担当者」へ、注文情報をメールする手間もなくなります。

これは「営業担当者」にも、メリットのある「変化」となります。

この点を「営業担当者」にも理解をして頂ければ、当初の「注文情報の入力作業の廃止」への道筋を開く事が可能となります。

関係者への理解

「変化」に影響のある部署や人は「関係者」となります。

「変化」に対する意見は、人それぞれ異なる為、「関係者」のすべての人に理解をして頂くには、膨大な時間が必要となります。

しかし、それでも「関係者」の全ての人に対して、「変化の趣旨」を理解して頂く必要があります。

この為、「関係者」の中から、作業チームや部門ごとに「代表者」を選出していただき、窓口となって頂きます。

「変化」についてのお話しは、すべて「代表者」との会話となり、個々人の意見の違いは「代表者」に吸収をして頂きます。

そして、「代表者」に対してのみ、「変化の趣旨」を説明し、理解をして頂きます。

「プロジェクトチーム」など、耳にする事があると思いますが、これは「ある目的の為に一時的に作られる体制」で、「有識者と関係者の代表の集まり」という認識となります。

simacatより一言

「変化」と表現をしていますが、「改善」と言い換えても構いません。

「変化」は「良い物」であっても、なかなか受けれて貰えません。

人は、今まで行ってきた事が変わってしまう事に対して、神経質となります。

これは仕方がありません。

会社が大きければ、そこで働く人も多くなり、その数だけ反発する力も強くなります。

その反発を回避する為には「変化の趣旨」を理解して頂く他はありません。

「変化」によるメリットが多ければ多いほど、受け入れてはもらえるのですが、どこかに必ず「しわ寄せ」が発生してしまいます。

その「しわ寄せ」がある担当部署や担当者については十分にフォローを心掛ける必要があります。

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