出張は行きたくないけど、お仕事だから仕方がない?!しっかりと準備をして出掛けよう!!

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出張は行きたくないけど、お仕事だから仕方がない?!しっかりと準備をして出掛けよう!!

はじめに

自分の会社の支社や、遠方のお客様など、お仕事ではどうしても直接、担当者にお会いをして、お話しをしなくてはいけない時があります。

この際、一時的に長距離の移動を行い先方に伺います。

これが一般的に「出張」といわれる物です。

人によって、「移動がシンドイ」とか「いつもと違う場所は落ち着かない」など、「出張」が苦手な人がいます。

その逆に、「出張は楽しい」という人もいます。

「出張は楽しい」という人は、「普段ならお会いする事のない人と出会う」「普通なら行かない場所へ行ける」といった事に前向きな人となります。

どちらにしても、お仕事となりますので、「目的」があります。

「目的」を果たす為の「出張」ですので、しっかりと役目を果たすように心掛ける必要があります。

「出張の目的」については、色々あるとは思いますが、「出張」が決まった時に気をつけたい事柄をご紹介いたします。

出張の準備

「出張」が決まった時、「出張の準備」をする必要があります。

そもそも「出張」とは、「いつも、自分が勤務をしている所ではない場所へ臨時で赴き、お仕事をする事」となります。

無事に「出張」を終える為にも、事前の準備は怠らないようにして下さい。

「出張」には大きく2つのパターンがあります。

「長期出張」と「短期出張」です。

何日間からが「長期出張」となるのかについては、明確な線引きがありませんが、1週間以上が「長期出張」と言われるのが一般的のようです。

そして、そもそも「出張の定義」が会社によって異なる場合があります。

「出張の定義」については「社則」に記載されている場合があります。

「出張」が決まった時は、まず「社則」を確認するようにして下さい。

確認する事項の例をいくつか挙げます。

  1. 出張の定義(何キロ以上が出張となるのか?どこからが出張となるのか?)
  2. 出張に必要な書類(出張申請書、仮払い金申請書など)
  3. 移動手段(新幹線などの特急列車や飛行機は利用できるのか?自分が利用できる座席の等級は?)
  4. 宿泊(宿泊する場所は自分で手配をするのか?宿泊費の上限はいくらなのか?)
  5. 出張手当て(出張手当ての金額は?昼食代はでるのか?)
  6. 出張後に必要な書類(出張報告書、仮払い金精算書、立替払い精算書、領収書など)

もちろん、「社則」に記載がない会社もあります。

その場合、これらの事項を上司や責任者に確認をしましょう。

特に、「出張の定義」と「主張に必要な書類」の確認は必須事項となります。

これは「出張の定義」により、「出張」とならないケースがあるからです。

例えば、大阪支社と京都支社がある場合、その支社間の移動はそれほどの距離がない為、ほとんどは出張とはならないでしょうし、普段の通勤に1時間をかけていたとしても、新幹線を1時間利用する距離は非常に遠い場所となります。

まずは、「出張」となるのかどうかを確認しましょう。

そして、「出張」である場合、会社に提出しなければいけない書類の確認となります。

会社が「出張」と認めなければ、それは出張とはならない為、最悪は交通費すら払って貰えない可能性があります。

そのような事を防ぐ為にも、しっかりと提出するべき書類を提出してください。

「出張」は行く事よりも、終わった後の方が面倒な事があります。

それは「精算」の作業です。

「出張にかかったお金」を報告しなくては行けません。

その為に「出張後に必要な書類」も事前に確認をしておきましょう。

例えば「精算書」に使用する「領収書」です。

「出張の内容」については頭の中の情報でなんとかなるのですが、「出張にかかったお金」については、それを証明する物が必要となります。

この証明に利用されるのが「領収書」となります。

これも「領収書」がないと、自分で支払う事となる可能性がありますので、十分に注意をしてください。

なお、宿泊の判断ですが、ほとんどは上司や責任者との相談となります。

「その日に出張先から戻る事が難しい」場合に宿泊となります。

したがって、「出張」が決まった時は「出張のスケジュール」を予め作成しましょう。

そして、その後に「出張の定義」などを確認し、必要な準備を進めていきます。

出張の道中

次は「出張の道中」の過ごし方です。

まず、「お仕事」である事の自覚が必要となります。

新幹線や飛行機などに乗った時、外の景色を堪能したい気持ちが湧いてしまうと思いますが、そこは我慢をして下さい。

特に新幹線の移動では、窓の景色は目まぐるしく変化をします。

自分は普通に、窓の外を眺めているだけなのですが、目や脳を働かせてしまう事となります。

したがって、出張先へ赴く際は、「出張の目的」をはたす為の準備に時間を使いましょう。

どうしても、やる事がなくなってしまったら、目を閉じて過ごす事をおすすめします。

スマホなどを眺めるのも、極力避けた方が良いでしょう。

そして、出張先から戻る際は、「出張後に必要な書類」の準備に時間を使いましょう。

帰りが夜となってしまった時、くれぐれも寝る事がないようにしてください。

寝てしまうと、乗り物から降りる際に忘れ物をしてしまったり、家に帰ってから眠れなくなってしまいます。

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simacatより一言

「出張」をする事が決まった時、出張先を少しでも良いので、調べて行く事をお勧めします。

これは「出張先」で、雑談をする時のネタとなるからです。

そして、周りを軽く散策できるくらい、少し早めに目的地へ到着できるようにしましょう。

時間があれば、付近を散歩してみるのも良いかと思います。

「見慣れない景色」や「面白そうな場所」をチェックしておき、気になる時は別途、プライベードで出掛けてみるのも良いと思います。

「出張は行きたくない」と思う人も、楽しみを見つければ、少しは気分が楽になるかと思います。

そして、散歩をする際の注意点ですが、紛失や盗難を防ぐ為にも、荷物はコインロッカーに預けるようにして下さい。

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