Excel、使えますと言いたい?!なにができたら使えると言えるか??

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Excel、使えますと言いたい?!なにができたら使えると言えるか??

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はじめに

「マイクロソフト社のExcel」ですが、表計算ソフトとして、お仕事では欠かせない物となっています。

就職活動の場面でも、「Excelの操作ができる事」を採用条件としている企業もあります。

しかし、「Excel、使えます!」と胸を張って言えるレベルは、よく分かりません。

どの程度、使えたら「Excel、使えます!」と言えるのかについて、触れたいと思います。

また、「Excel、使えません!」と言う人に、「どのようなポイントで勉強をするのか?」についても、簡単に触れたいと思います。

目的は会社によって異なります

「Excel」を利用する目的は、会社によって異なります

そして、「採用条件」に記載がされている以上、「できる、できない」の線引きは存在しています。

例えば、「Excelを立ち上げて、入力ができれば良い」という会社もあれば、「集計用の関数を多く利用できる事」という会社もあります。

ますます、何をもって「Excel、使えます!」と言えるのか、分からなくなります。

そして、これが分からない事により、「応募」する事が難しくなってしまいます。

このような場合は、「業務内容」により、推測をするようにしてください。

例えば、総務などは、「管理情報の作成」が、主なお仕事となるでしょう。

経理では、「伝票の入力」が、主なお仕事となるでしょう。

営業事務では、「売上の集計」が、主な作業となるでしょう。

業務内容から推測をして、自分に可能だと思える事柄について、「Excel、使えます!」と考えるようにしてください。

「Excel」は、「利用用途」が多く、それだけ使用目的も多岐にわたります。

「Excelの機能の全てを利用する事」ができなくても、業務の目的を完遂できるならば、「Excel、使えます!」と言う事ができます。

Excelの勉強

「Excel」を知らない場合、「Excel、使えます!」と言う為には、お勉強をする必要があります。

しかし、勉強をするとしても、機能が豊富すぎて、「何から手をつけて良いのか分からない」というのも、「Excel」の特徴です。

そのような時は、「入力・分析・出力」に分けて、勉強をするようにしてください。

ちなみに、「数字や文字の入力」は、「パソコン、使えます!」のレベルとなりますので、ご注意ください。

そして、「Excel」では、最低限、知っておくべき事があります。

それは、「ブック」や「シート」の考え方となります。

そして、操作については、「メニューの選択」、「行・列・セルの挿入・削除・移動・コピー」などとなります。

これらは、「Excel、使えます!」の「最低限のレベル」となります。

しかし、どれも「直感的におこなえる事」なので、それほど深く考える必要はなく、すぐに覚える事ができます。

入力

「入力」は、「どのようにデータを投入するのか?」となります。

「セルに値を入力する事」も、データの投入となりますが、この一言でも、「手動入力」「コピーや移動」、「オートフィル」「関数」など、多くの方法があります。

そして、「入力」には、「フォーム」を利用して、「入力しやすい形を作る事」も含まれます。

また、「CSV形式」や「タブ区切り」など、「大量のデータの取り込み」も、「データの投入」となります。

この「大量のデータの取り込み」として、「Excel」には、「外部データの取り込み」という機能があります。

なお、基本的に「入力」については、「セルに値を入力する事」や「フォームに入力する事」が一般的となっていますので、ここまでできれば、「入力」に限り、「Excel、使えます!」と言う事ができます。

「入力フォームを作る」「大量のデータの取り込み」などは、少々レアなケースとなりますが、営業事務などのお仕事の場合は、こうした機能を知っていても損はありません。

分析

「分析」とは、「知りたい情報を得る事」となります。

そもそもの「分析」の意味は、「物事の要素を細かく分けて、その性質を知る事」となります。

難しいですね。

ちなみに、「Excel」の機能で、「分析ツール」があるのですが、このお話しではありません。

もちろん、この「分析ツール」を使いこなせる事ができれば、「分析」については、「Excel、使えます!」と言っても良い機能です。

しかし、ここでは、あくまでも分類としての「分析」となります。

例えば、「当月の売上」を知りたいので、「商品と売上金額の一覧」を作成するとします。

単純に「商品」ごとの「売上金額」を並べ、集計する事で、「当月の売上」を知る事ができます。

この、「当月の売上」を知る事も、「分析」となります。

しかし、「先月の売上」よりも「当月の売上の方が大きい」にも関わらず、「儲けが低い」事が分かりました。

そこで、「売上金額」と「商品」の一覧に、「原価」も加える事としました。

その結果、実は「当月の売上金額」のほとんどは、「原価の高い商品」である事が判明しました。

この一連の流れも、「分析」となります。

これらの「分析」には、「数式」や「関数」の知識よりも、「状況に応じて、得たい情報を知る力」が必要となります。

余程の専門的な分野でない限り、「分析する対象」を知ってから、利用したい関数をインターネットで調べても、問題はありません。

「Excel」を知る時、どうしても「知っている関数の数」で考えてしまいますが、「何が目的なのか?」を考える力の方が重要となります。

とはいえ、「Excel、使えます!」と言う為にも、「最低限の関数」をいくつか挙げておきます。

ご興味がありましたら、インターネットでお調べ頂きたいと思います。

  • SUM関数、SUMIF関数:合計、条件付き合計
  • MAX関数、MIN関数、AVERAGE関数:最大値、最小値、平均値
  • ROUND関数:切り上げ、切り捨て、四捨五入
  • IF関数:条件式
  • VLOOKUP関数:検索
  • CONCATENATE関数:文字列を繋げる( ”&” でも、代用可能)
  • RIGHT関数、LEFT関数、MID関数:文字列の抜き出し

出力

「出力」とは、「どのように見せるのか?」、表現方法となります。

例えば、「一覧表」を作るとします。

各列の1行目に「タイトル」をつけて、2行目以降に情報を表示します。

表として見やすいように、セルに「色や線」をつけます。

このように、「情報を人が読みやすい形にした物」が「表」となります。

したがって、単純に「一覧表」を作るレベルであれば、「セルの修飾」が基本の操作となります。

最近では、「一覧表」に、「違うブックやシートの情報の付与」「セルの中の一部の情報の抜き出し」「他のセルの内容との結合」などの操作が求められています。

「Excel、使えます!」の基準は年々上がっていて、最近では、このレベルまで必要とする会社が多くあるようです。

そして、「情報を人が見やすいようにした物」を追求していくと、色々な形があります。

例えば、「グラフ」となります。

「表」は、「読んで理解をする物」ですが、「グラフ」は「見て理解をする物」となります。

そして、一言で「グラフ」といっても多くの形があります。

「分析」で得た情報を最も良く表現ができる「グラフ」を選択する必要があります。

「グラフ」について、「Excel、使えます!」と言う為には、最低でも「棒グラフ」「折れ線グラフ」「円グラフ」はマスターをしておきましょう。

そして、「Excel」と言えば、「ピボットテーブル」という物があります。

この「ピボットテーブル」は、「集計単位で自動的に集計して、表が作られる機能」となります。

大量のデータを取り扱う時に、非常に便利な機能となっています。

しかし、難点もあります。

「ピボットテーブル」で出力をする時は、「元とする情報」をしっかりと作り込む必要があります。

これは、知りたい目的に応じて、「集計単位を設定する必要がある為」となります。

闇雲な集計単位では「ピボットテーブル」は、うまく機能しないので、その点に注意が必要となります。

なお、「Excel、使えます!」に「ピボットテーブル」は必須ではありません。

「必要だ!」と感じた時に、インターネットなどで調べても、遅くはないと思います。

simacatより一言

「Excel、使えます!」と言えるレベルは年々、上がっています。

また、「関数」や「機能」も、バージョンアップを重ねるごとに、増えてきています。

今、「Excel、使えます!」と言える人は、情報収集を怠らないようにしてください。

今、「Excel、使えません!」と言う人は、今からでも遅くはありません。

実際に「Excel」を触って、身につけて頂ければと思います。

もし「Excel」を触りたいけど、「ネタ」がないと言う人は、お小遣い帳をつけてください。

そして、それを「分析」「出力」してみると、「Excelの基本操作」が、身につくと思います。

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