優先順位をつけられない?!重要度と緊急度のマトリックス図で考えよう!!

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優先順位をつけられない?!重要度と緊急度のマトリックス図で考えよう!!

はじめに

お仕事を行う時、「何から行うのか?」、順番を考える必要があります。

「後でも良い事」は、今すぐ、やらなくても良く、逆に「急いで行わなくてはいけない事」は、後回しにはできません。

この順番を決める時に利用するのが、「優先順」という考え方です。

予め、作業を行う順番である「優先順」を決めておき、実際にお仕事をおこなう時は、その順番に従って作業を進めていきます。

「優先順」を考える時、「作業の重要度」と「作業の緊急度」という2つの要素をマトリックス図で表現をする事で、「優先順を定める指標」となります。

重要度とは

「重要」とは、「価値が高い物」、「必要性が高い物」となります。

「重要度」とは、「重要の性質を持った度合い」となります。

例えば、お仕事は「細かな作業の積み上げ」で成り立ちます。

その細かな作業の中には、「単独で完結できる作業」もあれば、「連続した複数の作業を順番に行って完結する作業」もあります。

「連続した複数の作業を順番に行って完結する作業」は、その過程の作業が止まってしまうと、後続の作業も止まってしまいます。

従って、「単独で完結できる作業」は「重要度が低くなり」、「連続した複数の作業を順番に行って完結する作業」の方が「重要度が高く」なります。

また、「成果を部外や社外に提出する作業」の場合、「部署の信用問題」や「会社の信用問題」につながるため、「重要度は高く」なります。

緊急度とは

「緊急」とは、重大な事で対策や対応を急ぐ事です。

「緊急度」とは、「緊急の性質を持った度合い」となります。

例えば、お仕事は決められた期間で行います。

完了する時期により、早い場合は「緊急度が高く」なり、遅い場合は「緊急度が低く」なります。

通常、「緊急度」はこのように決められます。

しかし、多くの作業の内、ある作業に誤りがあり、その「誤っていた作業」は、「後続の作業」に影響があるとします。

この場合、「誤っていた作業」の「緊急度を高く」して、急いで作業を行い、「後続の作業」への影響を低くします。

また、急なお仕事の依頼というのもあります。

この場合、「現在、行っている作業を急ぐのか?」急なお仕事を急ぐのか?」、「緊急度」を確認する必要があります。

重要度も緊急度も場合によって変化する

「重要度も緊急度」も、場合によって変化します。

通常、お仕事に慣れると、「重要度も緊急度」も、作業をしていれば、経験として理解をします。

しかし、管理者や上司、会社の方針などで、普段は「重要度や緊急度が低い作業」であっても、突然「重要度や緊急度が高い作業」となる可能性があるので、注意が必要となります。

また、「重要度や緊急度」を自分で考えなくてはいけない場面があります。

この場合は、「重要度や緊急度を変更するべき」と考えた理由を管理者や上司に伝え、判断をして頂いてください。

止むを得ない状況をのぞき、できる限り「重要度や緊急度」を、個人のみで判断をしないようにしましょう。

マトリックス図とは

「マトリックス(マトリクス)」とは、数学の行列を差し、その図が「マトリックス図」となります。

「マトリックス図」は、元々「母体・基盤」という意味となっていますが、専門的な事は割愛させて頂きます。

考え方の手段として、「2マスX2マス」の合計4マスを利用して、ある事柄の相関関係やポジションを表現して、状況を整理します。

マトリックス図にて優先順を考える

「マトリックス図(マトリクス図)」にて「優先順」を考えます。

作業の「優先順」を決める時、「重要度」と「緊急度」を「マトリックス図」にて、ポジショニングを行います。

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  1. 「重要度が高く、緊急度が高い作業」が、もっとも「高い優先順」となります。(優先度 高)
  2. 「重要度が高いが、緊急度が低い作業」、もしくは「重要度が低いが、緊急度が高い作業」は、「同じくらいの優先順」となります。(優先度 中)
  3. 「重要度が低く、緊急度も低い作業」は、もっとも「低い優先順」となります。(優先度 低)

この「マトリックス図」を元に、作業の「優先順」を検討してください。

ちなみに、「マトリックス図」には、もう一つ、イメージがあります。

作業数が多い時はこちらのイメージの方が、理解しやすいと思います。

理解がしやすい「マトリックス図」をご利用ください。

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「マトリックス図」を利用して、このような考え方に基づき、「優先順」を検討し、管理者や上司と相談をし、実際の作業の順番を決めてください。

余談となりますが、「優先順」が同じ時、「優先順を決める為のヒント」を挙げます。

  1. 部署、会社の方針
  2. 納期
  3. 作業時間の長さ(難易度、作業要員の人数)
  4. 作業の影響度(作業者の得意不得意も考慮)

「優先順を決める為のヒント」を元に、作業をおこなう順番を決めていきましょう。

simacatより一言

どの作業から行えば良いのか、「作業の優先順」には悩まされる事が多くあります。

全てを機械的に決められるなら良いのですが、どうしても「忖度(ソンタク)」という物が出てきてしまいます。

そして、気をつけなくてはいけないのは、「その日のノルマ」です。

飛び込みで「優先順の高い作業」が発生した場合、「できなくなる作業」が発生します。

その「できなくなる作業」は、「翌日以降の作業の優先順」に取り込む必要があります。

その調整まで検討した上で、「優先順の高い作業」を受ける必要があります。

「優先順」が高いとは言え、無闇に作業を引き受けてしまうと、その後の作業に影響が出る事を忘れてはいけません。

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