職場の電話に出るのが苦手?!電話対応で得する事を知れば苦痛はなくなる!!

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職場の電話に出るのが苦手?!電話対応で得する事を知れば苦痛はなくなる!!

はじめに

お仕事をしていると、突然、鳴る電話。

集中をし、調子が良い時に限って、中断を余儀なくされてしまう事もあります。

メールによる連絡が一般化していても、電話は掛かってきます。

ウザいですね。

やはり用事がある場合、いちいち文章にして伝えるメールよりも、口に出して話して伝えるだけなので、電話の方が気軽に利用できます。

しかも、お話しの中で疑問が生じれば、その場で確認ができるのも利点です。

しかし、電話が利用される理由は分かっても、ウザい気持ちをする事に変わりはありません。

ウザいと感じる理由の一つに、「ただ取り次ぐだけ」という意識があるのではないでしょうか?

電話は相手がいて、挨拶程度とは言え、お話しをします。

考え方次第では、自分を知って頂けるチャンスでもあるのです。

こうした機会を無駄にせず、自分をアピールする事に繋げて、「得」を得る考えた方をしましょう。

無理やり電話対応をさせられている

「無理やり電話対応をさせられる」点に違和感を感じる事があるかと思います。

例えば、「新人だから」とか「後輩だからとか」、社会経験や現場経験の低さを理由に、「電話対応」を押し付けられていると、考えるのではないでしょうか?

社会経験や現場経験の低い人は、その職場の理解度は低い状態です。

特に、「名前と担当作業」は、その職場で働く上では、知っていて損はない情報となります。

自分の作業で行き詰まった時、有識者へ質問や依頼をする事が、解決への近道となります。

そして、その有識者と面識があれば、気軽に相談をする事ができます。

「誰が有識者なのか?」を知っていて、気軽に相談をする事ができれば、自分のお仕事を優位に進める事ができます。

その為に、社会経験や現場経験の低い人に、電話対応が任されるのです。

電話を取り次ぐ事は、職場の人との関係性を高める事に繋がります。

「無理やり押し付けられている」と思わずに、このような意図がある事を理解し、「自分の得」につなげる様に考えましょう。

担当者が不在で、伝言のみを預かった時、メモをして担当者の机に置いておくのも良いですが、確認の為、担当者が戻ってきた時に伝言を預かった事を伝えましょう。

直接、会話をする事で、担当者に自分の顔と名前を覚えて頂きましょう。

自分が第1窓口となる

誰よりも早く、鳴った電話に出る事を続けていくと、「自分が第1窓口」となります。

色々な人が、色々な用件で電話をしてきますが、一番始めに声を聞くのは「自分の声」となります。

同じ人が電話に出る事で、電話を掛けた人は安心をします。

電話番号の間違いは、最近は減っていると思いますが、やはり聞き覚えのない声が電話口から聞こえると、少々不安になります。

従って、「自分が第1窓口」となる事は、「職場の声」となり、電話を掛けてきた相手に安心感を持たせる事となります。

自分が職場の顔となる

電話対応をする際、目指して欲しい事が「自分が職場の顔となる」事です。

従って、電話を受ける際は

「お待たせ致しました。〜会社名〜 〜部署名〜 〜名前〜 が承ります」

と、「自分の名前」を電話の相手に伝える様にして下さい。

時々、早口で名乗る方がいらっしゃいますが、非常に勿体無い行為です。

会社名より、部署名より、「自分の名前」をハッキリと伝える様にしましょう。

電話を利用する人は、いつまでも利用し続けます。

そして、電話対応を繰り返す内に、「声」と「名前」を覚えます。

こうして、「自分が職場の顔となる」事となります。

時には、世間話しをする事があるかも知れません。

そして、電話で話していた人が、お客様として職場に訪れた時に、声を掛けて頂けるかも知れません。

人に自分を知って頂く事は、非常に難しい事ですが、「人間関係の構築」には必要な事となります。

「電話対応」という、地道な活動ですが、「人間関係の構築」という「得」を得る事ができます。

クレームやお叱り

「自分が職場の顔」となった時、残念な事もあります。

それは、「クレームやお叱り」を受ける事があるからです。

「自分じゃない」、「他の誰かの問題」なのですが、「クレームやお叱り」の場合、遠慮なく、高いテンションでのお話しに、付き合わなくてはいけません。

冷静に受け答えをして、早々に担当者に電話を回せれば良いのですが、担当者が不在の場合、「折り返し、電話をさせる」とお伝えしても、なかなか電話を切ってくれません。

そのような時、「自分が職場の顔」になった事を後悔してしまうかも知れません。

しかし、電話の相手は甘えていると考えて下さい。

「聴き慣れた声」だから、安心して「クレームやお叱り」の言葉を発しているのです。

ここで、少しでも発散をさせておけば、職場の担当者が折り返しの電話をした時、少しは怒りも治っている事でしょう。

仲間のフォローをしていると思い、受け入れましょう。

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simacatより一言

お仕事では、電話だけの関係は良くあります。

しかし、本当にごく稀に、ご本人登場の機会があります。

毎日の様に電話で話しているので、不思議な感じを覚えるのですが、初めて見る顔であっても、初めてとは思えない、不思議な感覚を味わう事ができます。

「電話対応」はウザいし、面倒臭いと思うかも知れませんが、人間関係を構築できる機会でもあります。

誰も電話をとらない職場であれば、自ら電話をとって、「職場の顔」になりましょう。

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