報告ができない?!報告が苦手?!最低限の対策をしましょう!!

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報告ができない?!報告が苦手?!最低限の対策をしましょう!!

はじめに

お仕事では、管理者や上司から、現在のお仕事の状況やお仕事の結果などの「報告」を求められます。

もともと、「報告が苦手な人」は、「報告」をする内容を考えるのに時間がかかります。

また、考えた文章を思い通りの言葉にする事も、難しいと感じる人は多いでしょう。

どうにか考え、一生懸命に「自分の今の状態」をお話ししても、管理者や上司に伝わらない事があります。

そして、管理者や上司によっては、自分たちが理解をする為に、厳しく問い詰める人もいます。

厳しく問い詰める行為は問題行動なのですが、そのような状態では緊張をして、ますます考えがまとまらず、言葉も浮かばず、黙ってしまい、報告する事ができなくなります。

「報告が苦手」という人の中には、そうした「辛い体験」をした人も少なくないと思います。

「上手に報告」をする必要はありません。

「最低限の報告」ができれば良いのです。

お仕事を行う際は、「最低限の報告」ができるように対策をしましょう。

報告とは

そもそも「報告」とは、経過や結果を伝える事です。

管理者や上司が指示したお仕事について、現在の状況や結果を伝える事が、「報告」となります。

管理者や上司も、お仕事を指示した責任があり、「お仕事がどのような状態なのか?」「お仕事がどのような結果となったのか?」を知る必要があります。

報告を受ける事で、「今の状態に問題がないか?」「お仕事の結果に誤りがないか?」を確認しています。

したがって、報告を受けられないという事は、「今の状態で問題がないか?」が分からず、「お仕事の結果に誤りがないか?」も分からない状態となります。

管理者や上司が、厳しく問い詰めてしまうのは、いけない事なのですが、お仕事に責任を感じている為、「状況の把握」に夢中になってしまっている事も理解をしてください。

理想的な報告とは

理想的な報告とはどういう物なのかを考えます。

「理想的な報告」とは、「管理者や上司が求めている報告のポイント」を伝える事です。

管理者や上司も人なので、色々な考え方があります。

管理者や上司、それぞれの考え方に沿った「報告」をする事が理想となります。

その為には、管理者や上司の考え方を知る必要があります。

例えば、「常にお仕事の状態を気にしていれば、悪い結果にはならない」と考えている人は、「現在の状態を細かく知る」事に重点をおきます。

「途中の経過は気にせず、結果にこだわる」と考えている人は、「結果の状態を細かく知る」事に重点をおきます。

「報告のポイント」からズレた報告が多いと、「報告が下手」と思われてしまいます。

非常に勝手とは思いますが、管理者や上司も人なので、色々な考え方があります。

しかし、この考え方にあわせ、「報告を受ける人が理解をしやすい」ことが、「理想的な報告」となります。

したがって、「何が知りたいのか?」「どのポイントを重点的に伝えるのか?」を予め管理者や上司に確認をしておく事が、「理想的な報告」への近道となります。

そして、「報告」をする際に必ず守らなければいけない事があります。

それは、「嘘がない」事です。

「自分のミス」で怒られるかも知れませんし、「人のミス」で恨まれるかも知れませんが、「正直に報告」をする事が重要となります。

ちなみに、途中に疑問点や問題点が発生し、これを管理者や上司に伝える時、これは「報告」ではなく、「相談」となります。

この「相談」は、発生した時点で、すぐに行うように心掛けてください。

最低限の報告とは

報告が苦手な人は最低限の報告ができれば、問題はありません。

「最低限の報告をするべき内容」について、いくつか挙げます。

  1. 指示を受けた作業(目的)
  2. 現在の状況説明(品質、費用、納期、リスク、売上、などの各状況の根拠もあわせる)
  3. 疑問点や問題点が発生した時は、その結果
  4. 完了までの予定(予定通りか?)
  5. 状況の感想(私見・所感)

ここで、「2.現在の状況説明(品質、費用、納期、リスク、売上、などの各状況の根拠もあわせる)」について掘り下げます。

「現在の状況説明」ですが、現在が順調に進んでいるとしても、単純に「順調です」では、「報告」となっていません。

例えば、営業のお仕事の場合、「10日間で100万円を売り上げる」という指示内容で、「5日目の現在、50万円を売り上げている」場合は、「5日目の現在、50万円の売上となっているので、順調です」とするのが「報告」となります。

現在の状況と、それにあわせて「裏付け」も伝える事が、「報告」では必要となります。

そして、「最低限の報告をするべき内容」にプラスして、「理想的な報告」を考慮し、追加するべきポイントがあれば追加をする事で、管理者や上司に理解されやすい「報告」となります。

「報告が苦手」という人は、お話しをするのも苦痛に感じるかも知れません。

その場合は、無理にお話しをする必要はありません。

「報告書」を作成して、管理者や上司に渡しても良いですし、そのまま読み上げても良いと思います。

ただし、読み上げる場合は、管理者や上司が「知りたいポイント」に絞る必要があります。

「報告書」を作成する際、どうしても文章を組み立てる事が難しい場合は、「箇条書き」にしましょう。

簡単ですが、例を挙げておきます。

1.指示を受けた作業(目的)
  • 10日間で100万円を売り上げる
2.現在の状況説明(品質、費用、納期、リスク、売上、などの各状況の根拠もあわせる)
  • 1日目の売り上げ=10万円(予定売り上げ10万円で予定通り。残り9日で90万円)
  • 2日目の売り上げ=10万円(予定売り上げ10万円で予定通り。残り8日で80万円)
  • 3日目の売り上げ=5万円(予定売り上げ10万円に対してー5万円。残り7日で75万円)
  • 4日目の売り上げ=15万円(予定売り上げ10万円に対して+5万円。残り6日で60万円)
  • 5日目の売り上げ=10万円(予定売り上げ10万円で予定通り。残り5日で50万円)
3.疑問点や問題点が発生した時は、その結果
  • 3日目の売り上げで下がった原因は天候不良によるものだった
  • 翌日の4日目に天候が回復した
  • 4日目は3日目の売り上げを大きく上回り、売り上げの回復ができた
4.完了までの予定(予定通りか?)
  • 現在まで、予定通りの売り上げとなっている
  • 天候による影響がある事がリスクとなっている
5.状況の感想(私見・所感)
  • 売り上げが順調に推移しているように見えるが、3日目の売り上げが天候に左右される事が判明、油断ができない状態
  • 天気予報などをチェックし、天候の悪化が予測される前日や翌日には、売り上げを多めに上げるように努力をする。

simacatより一言

「報告は緊張してしまう」という人は多いと思います。

わかります。

まだ、管理者や上司なら良いのですが、お客様に対する「報告」などは、嫌な汗をかきます。

「報告」には、「プレゼンテーション能力」が必要だとは思いますが、どうしても緊張が激しくて、「報告」ができない場合は、「報告書を読み上げる」事に徹してください。

もちろん、事前に「報告書」を読み上げる練習は必要となりますが、「報告書」の内容を一言一句、覚えるくらい練習をすれば、「報告書を読み上げる」事は、それほど苦痛ではなくなります。

「報告書」を読み上げるだけでも苦痛と感じる原因は、緊張のあまり、「どこまで読んだのか?」分からなくなってしまい、混乱をしてしまうからです。

「報告書」の内容を一言一句、覚えていれば、少なくても、どこまで読んだのか?」が分からなくなるような混乱はありません。

お困りの方は、是非、お試しください。

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