進捗を報告する時の注意点とは?!作業と時間の2つの視点が必要!!

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進捗を報告する時の注意点とは?!作業と時間の2つの視点が必要!!

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社会人へのアドバイス:進捗を報告する時の注意点とは?!作業と時間の2つの視点が必要

はじめに

お仕事を任された時、「進捗の確認」をされ、そして「報告」をします。

「進捗の確認」にて、「作業が予定通りに、問題なく進んでいるのか?」、それとも「遅れているのか?」を知る事ができます。

「進捗」が「予定通りに進んでいる」なら問題はなく、「予定よりも遅れている」なら、「何らかの対応」が必要となります。

「何らかの対応」とは、「時間外労働(残業・休日出勤)の指示」「作業予定の変更」や「担当者の変更」となります。

お話しが脱線しますが、「フリーランスの人は、残業は関係ない」と誤解をされている人が多いようです。

これは、「契約内容」によって変わりますし、そもそも「1日は24時間」となっています。

「時間外労働」にも、限界があるという事をご理解頂きたいと思います。

お話しを戻して、「進捗状況の確認」の目的は、「現在の状況」を知り、必要なら「何らかの対応」を行う事となります。

そして、「進捗状況の確認の結果」は、それを確認する人によって、「2つの視点」があります。

それは、「消化した作業」と「消費した時間」です。

「進捗を報告」する時は、この「2つの視点」を意識しながら行うようにしてください。

消化した作業

「消化した作業」は、「消化するべき作業が、どれくらい完了したのか?」という事となります。

「作業の予定」に沿って作業を行いますが、「その予定通りに作業を終える事ができているのか?」となります。

「1日に1つの作業」を完了させるなら、非常に分かり易いのですが、そのような作業ばかりでなく、「何日もかかる作業」があります。

この「何日もかかる作業」を行っている場合であっても、「その作業がどれくらい消化できているか?」を報告する必要があります。

この報告をする時、「自分の主観」とする人が多くいらっしゃいます。

この「自分の主観」に頼らざるを得ない場合もあるのですが、「自分の主観」だけでは、「作業が終わるまで、遅延しているかが分からない」事となります。

それでは、「進捗の確認」をする意味がありませんし、「遅れている時の対応」も、おこなう事ができません。

したがって、「作業の詳細化」をおこない、「消化するべき作業」を明確にするべきとなります。

例えば、「報告書を5日」で作る作業を行うとして、「作業を詳細化」します。

  1. 報告書の構成の検討とその結果のレビュー
  2. 報告書の作成
  3. 報告書のレビュー
  4. レビューの結果を踏まえた改訂

そして、それぞれを「作業の予定」に取り入れ、日程を割り当てます。

しかし、まだ「2.報告書の作成」の内容が、ざっくりとしています。

このような場合は、例えば、検討された「報告書の構成」に従って、さらに「作業の詳細化」を行い、「作業の予定」に取り入れてください。

このように「消化した作業」を知るためにも、「消化するべき作業」として、「作業の予定」に取り入れる必要があります。

その結果、「消化するべき作業」と「消化した作業」がわかり、「進捗の状況」が明確となります。

消費した時間

「消費した時間」とは、「行った作業に対して、どれくらいの時間がかかったのか?」という事となります。

「作業の予定」が作られる時、「各作業の時間」も明確になっています。

そもそも、「作業の時間」がないと、「作業の予定」は立てられません。

「作業の時間」が積み上げられて、「作業の予定」が立てられるからです。

この「作業の時間」に誤りがあると、「作業の予定」は大きく変わってしまうので、「予定の機能」を果たせなくなります。

そして、この「作業の時間の情報」を知りたいのは、主に「管理者」となります。

「時間」はそのまま、「お金(費用)」となるからです。

「作業を行う人が、ある期間で、どれくらいの作業を行えるのか?」が、「管理者」の視点となり、それを元に「作業の予定」は作成されます。

当然、時間が少なければ「お金の消費は低く」なりますし、時間が増えれば、それだけ「お金の消費は高く」なります。

いくら、「作業の予定通り」だとしても、その為に「時間外労働」などで時間をかけていては、「お金の消費が高くなる」事となります。

「進捗の確認」を行った時、「消費した時間」も気にする必要があるのは、この為となります。

もちろん、「それでも良い」と判断をするのも、「管理者」となります。

その「判断」を行う為にも、「消費した時間」を知る必要があります。

進捗状況の報告

「進捗状況の報告」のためには、「消化した作業」と「消費した時間」を報告するようにしましょう。

もちろん、「進捗状況の報告」の内容が明確となっているならば、そちらに従ってください。

もし、内容が明確となっておらず、「何を報告して良いのか、分からない」場合は、「作業の予定」があり、それに沿って、「この作業はこれだけ完了している」「この作業にはこれだけの時間をかけている」という報告が望ましい形となります

最低限、「進捗状況の報告」には、「消化した作業」と「消費した時間」の2つの視点を意識するようにしてください。

simacatより一言

「進捗」を確認した時、「半分くらい終わりました」などの報告を受ける事があります。

これでは、「これから、同じ時間をかければ完了するという事なのか?」、「難易度を無視して、作業数だけを数えているのか?」、なにを持って「半分」なのかが分かりません。

できる限り、「進捗状況の報告」をする時は、「基準と根拠」を明確にする事をおすすめします。

そして、作業が遅れている場合、報告しずらいと感じる人もいるようです。

気にせずに、「現状を正しく伝える事」を心掛けるようにして下さい。

時々、「どうするの?」と聞く「管理者」がいます。

遅れに対する解決策を考えるのは、「管理者の仕事」です。

作業をする人の「気持ちや能力の確認」であれば良いのですが、解決策まで回答する必要はありません。

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