お仕事の作業計画をたてる時の注意点?!1日の基準をちゃんと定義しておく事?!

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お仕事の作業計画をたてる時の注意点?!1日の基準をちゃんと定義しておく事?!

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社会人へのアドバイス:お仕事の作業計画をたてる時の注意点?!1日という基準をちゃんと定義しておく事?!

はじめに

お仕事は「作業計画」という予定を立てて、その計画通りに行います。

実は、「計画は必ず立てなければいけない物」ではありません。

では、「なぜ、計画が必要なのか?」ですが、お仕事を「漏れがなく」「締め切り通り」に終わらせる事ができるなら、「計画」は、必要ないのかも知れません。

しかし、「たくさんのお仕事」を抱えてしまった時、そして、その「たくさんのお仕事の順番」が頻繁に変わる時、それでも「漏れなく」「締め切り通り」に、お仕事をおこなう事ができでるでしょうか?

頑張ればできるのかも知れませんが、そこを頑張るなら、お仕事に集中をするべきです。

「お仕事の順番」「お仕事の締め切り」の情報は「頭の外」に出しておき、お仕事に集中する事で、お仕事を効率的におこなう事ができるようになります。

このように、「効率的にお仕事をおこなう為」に「作業計画」を立てます。

そして、「作業計画」は立てるだけでは意味がありません。

「計画に従って、お仕事が進んでいるのか?」が、もっとも重要な点となります。

「作業計画」は、お仕事が増えるほど、順番に変化が発生するほど、複雑となり、手間のかかる作業となります。

しかし、手間がかかっても、「作業計画」を見直し、整理をする事で、効率的にお仕事が行えるようになります。

期日と工数

「作業計画」は、「期日」と「工数」で成り立ちます。

「期日」が「締め切り」で、「工数」が「作業期間」です。

「このお仕事をこの日までに終わらす」と、言い換えると分かり易いかと思います。

「期日」には、「1日単位」の場合もあれば、「時間単位」「分単位」など、いろいろな「時間の単位」があります。

「期日」は、お仕事の内容によって、「時間の単位」が変わります。

例えば、打ち合わせなどは、「10時に始まって、11時に終わる」など、「時間単位」となります。

しかし、作業は「時間単位」で終わらせるというよりも、「1日の作業」として、「複数のお仕事を束ねる」方が良いでしょう。

「1日の作業」として「計画」をたてる事により、「個々の作業の時間」まで、意識をする必要がなくなります。

「作業計画」を考える時、「1日の予定」と「1日の作業」は分けて、「計画」を立てるべきとなります。

なお、細かすぎる「計画」は、「計画の作成や変更」に手間がかかる事となるので、注意が必要となります。

また、おおざっぱに「計画」を立てても、「計画」の意味がなくなってしまうので、この点も注意が必要となります。

このあたりの考え方は、「経験」をしないとわかりません。

慣れるまでは、頻繁に「計画の変更」が発生するかも知れませんが、徐々に感覚がつかめていきます。

そして、「工数」となります。

「工数」は「計画」の場合、「作業にかかる時間」と考えてください。

あるお仕事について、「1時間でどれだけできるのか?」「1日でどれだけできるのか?」となり、「1時間で作業を終わらせる」「1日で作業を終わらせる」などの、指標ともなります。

「期日」と「工数」にて、「日別にお仕事を並べていく」事により、「どれだけの期間が、お仕事に必要なのか?」を知る事ができますし、「作業が可能となる日」を知る事ができます。

1日をどう考えるか?

「作業計画」をたてる時、「1日をどのように考えるのか?」が重要なポイントとなります。

例えば、「1日に、お仕事をおこなえる時間が9時間」だとします。

そして、「作業Aは1日かかる」とします。

この場合は、「1日9時間をかけて作業Aを行う」事となるので、「1日を作業Aに割り当てて、計画する」事となります。

しかし、「1日に、お仕事をおこなえる時間が4.5時間」だとします。

この場合、作業Aをおこなうにあたり、「お仕事をおこなえる時間」を基準とすると、「2日を作業Aに割り当てて計画する」事となります。


しかし、作業Aを基準とすると、「お仕事をおこなえる時間が4.5時間足りない」ので、「4.5時間の残業をして作業Aを行うのか?」それとも「2日で作業Aをおこなうのか?」という疑問が発生します。

「お仕事をおこなえる時間」を基準とするのか、「お仕事にかかる時間」を基準とするのか、その時の状況や重要度によるのですが、「計画」を立てる時は、「1日の定義」を明確にする必要があります。

ちなみに、この「1日に定義」が「工数」に関係してきます。

「作業計画」は、「何をいつ行う」「何がいつできる」事を明確にする物です。

この時に、「お仕事で必要な工数」を明確にし、その「工数」を日別に落としこむ事が、「作業計画」となります。

simacatより一言

「作業計画」をうまく立てられないという人は、まず、1週間単位や半月単位、月単位で「大きな計画」を立てて、実行するようにしてください。

利用するツールはなんでも良いので、まずは「計画を立てて、それに従う」事だけを意識するようにしましょう。

「作業計画」は、「今、やらなくてはいけない事を知る」為に利用されている人が多いようですが、「未来にやらなくてはいけない事を知る」為にも利用するべきです。

実際にお仕事に取りかかる時に慌てないように、「作業計画」で「自分が行うべき事」を予め知っておく為のツールだと、お考えください。

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