アジェンダとは?!レジュメとは?!会議などで使用される物なので知っていて損はないですよ?!

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アジェンダとは?!レジュメとは?!会議などで使用される物なので知っていて損はないですよ?!

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はじめに

お仕事では、大なり小なり「会議」を行う機会があると思います。

その「会議」で使用される言葉に「アジェンダ」や「レジュメ」などがあります。

なんとなく、「会議で使用する何か」という想像はできるのですが、「どのような物なのか?」「どのような違いがあるのか?」について、理解できているでしょうか?

なんとなく、二つとも「同じ物」のような気もしますが、「異なる物」となっています。

この「異なる物」を適切に利用する為にも、違いをしっかりと理解しておく必要があります。

「アジェンダとは?」「レジュメとは?」について、触れたいと思います。

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アジェンダとは

「アジェンダ」とは、「会議で話し合う為の議題や課題項目」となります。

もともとは英語の「agenda(アジェンダ)」で、意味は「議題」となります。

日本のビジネス用語として利用される場合の「アジェンダ」は、「会議で話し合われる内容をまとめた物」となります。

「アジェンダの具体的な内容」を挙げます。

  • 会議名
  • 目的
  • 参加者
  • 開催日時(何時から何時まで)
  • 開催場所
  • 検討事項や懸念事項と時間配分(複数ある場合もある)
  • 質疑応答の時間
  • 配布資料(レジュメなど)

「アジェンダ」作成の目的は、「参加者の全員が会議の目的と内容を理解する事」となります。

もし、「目的と内容が曖昧」な場合は、「会議の開催」の前に、「目的と内容」を決める必要があります。

そして、「アジェンダ」は、「会議を円滑におこなう為の計画表」という側面もあります。

「会議の目的」は、主に「検討事項や懸念事項の共有と解決」です。

しかし、まれに、「お話しの脱線」「検討事項の追加」「懸念事項の発生」があります。

これらが原因により、「会議の目的が果たせなくなる」場合があり、そしてこれが、「会議の長時間化」にもなります。

これを防ぐ為には、「アジェンダで予定されている内容」以外のお話しはせず、要点を絞り込み、時間通りに会議を進行させる必要があります。

時間内に「検討事項や懸念事項の共有と解決」ができなかった場合、もしくは、「お話しの脱線」「検討事項の追加」「懸念事項の発生」があった時は、「別の会議を設定」とします。

そして、会議参加者の全員が、事前に「共有事項の理解」「解決法の検討」をしておく事が、「アジェンダ」に計画されている通りに会議を進める為の工夫となります。

この為に、「会議」の前に「アジェンダを作成」し、「事前に参加者の全員へ送付」し、「アジェンダの共有」をしておく必要があります。

時々、「アジェンダ」を作成し、共有をしても、「長引く会議」が続く事があります。

これは、「そもそもの検討事項や懸念事項の数が多い」「時間配分に誤りがある」などの原因があるのですが、事前の「共有事項の理解」や「解決法の検討」を怠っている可能性があります。

「長引く会議」が続くようであれば、「アジェンダ」を送付する時に、各参加者に「共有事項の理解」や「解決法の検討」の依頼をするようにしてください。

レジュメとは

「レジュメ」とは、「要約や概要」という意味となります。

「レジュメ」はフランス語の、「レジメ」と呼ばれる事もあります。

「レジュメ」は、学生でも社会人でも使用される言葉となっています。

学生で使用される場合は、「講義や論文のレジュメ」などで、これは「講義や論文の要約や概要」となります。

また、就職活動の場面の「レジュメ」は、「履歴書」や「自己アピール」などとなります。

「レジュメ」は「要約や概要」という意味となっているので、「履歴書」や「自己アピール」については、「自分についての要約や概要」となります。

そして、ビジネス用語での「レジュメ」ですが、これは、一言で表現をすると「資料」となります。

例えば、ある会議で話し合われる議題があるとします。

この議題について、わかり易く解説されている資料が、「レジュメ」となります。

本来の「要約や概要」と、少しニュアンスが違いますが、「要約や概要」のレベルで、「簡潔にまとめられている資料」と理解をしてください。

そして、「要約や概要」なので、細かな数字や詳細な記述は、「レジュメ」では不要となります。

「レジュメ」は、眺める程度で、「議題の内容が把握できる資料」となります。

アジェンダとレジュメ

「アジェンダ」と「レジュメ」については、ご理解頂けたと思います。

それでは、使い分けとなります。

これは「会議の規模と重要性」により、さまざまとなります。

例えば、少人数でも重要な会議という物があります。

上司やお客様などとの会議は、体裁を保つ為にも「アジェンダ」を作った方が良いでしょう。

ただし、お話しをする内容が限られている場合は、「レジュメ」だけでも良い場合があります。

特に、お客様とのお話しの場合は、「レジュメ」を少し凝って作り、それを使用した方が、お客様への理解がスムーズとなります。

チーム内の定期的な報告会で、話し合う内容が特定されている場合、わざわざ「アジェンダ」を作っても、時間の無駄となります。

この場合は、「アジェンダは不要」となります。

もし、報告に必要ならば、個別に「レジュメ」を作れば、スムーズに会議の進行がおこなえます。

「アジェンダ」や「レジュメ」は、必ず作らなくてはいけない物ではありません。

あくまでも、「会議の進行に役立つ」「会議の時間を有意義に使う」為の工夫となります。

「アジェンダ」や「レジュメ」を作るか、作らないかは、会議の経験がないと判断ができない部分でもあります。

したがって、「初回の会議は作る」と決め、その後、様子を見ながら、「作るか」「作らないか」の判断をして頂ければと思います。

ただし、「アジェンダ」や「レジュメ」をいつでも作れるように、「知識や技術の準備」をしておく必要があります。

simacatより一言

本来、「アジェンダ」は「議題」です。

「議題」だけでは、「無駄な時間を過ごす会議」が稀にある為、ビジネス用語の「アジェンダ」には、「時間の要素」が取り込まれています。

本来の英語の意味では、「違う」と思われるかも知れませんが、ビジネス用語の「アジェンダ」は、「効率的な会議を行う事を目的として作られる物」と、ご理解いただければと思います。

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