お仕事の現場で着任早々、放置されています!!資料を読んでいてと言われただけなのですが?!

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お仕事の現場で着任早々、放置されています!!資料を読んでいてと言われただけなのですが?!

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はじめに

お仕事に関係する情報がまとめられている、「文章」「書類」「記録」などの資料を「ドキュメント」と呼んでいます。

お仕事の現場で、「ドキュメントが整っている事」は、非常に優秀とされています。

新しいお仕事については、しっかりと作成され、変更されたお仕事については、しっかりと更新されいる。

つねに、新しい情報と古い情報の更新がおこなわれていて、「ドキュメントが最新の情報で保たれている状態」となっています。

作業に困った時は、その「ドキュメント」を確認する事により、その作業の経緯や関係作業を確認できる為、万が一の事故や障害にも迅速に対応できます。

しかし、「ドキュメントが整っている状態」にも、「落とし穴」があります。

それは、「ドキュメントがあるという実態に甘える慣習」です。

何かあっても、「ドキュメントを見ればいいでしょう」となってしまいます。

これは、「作業に慣れた人には当たり前の事」で、疑問を持つ事はありません。

しかし、「作業に慣れていない人」「作業の経験がない人」には、まず「ドキュメントを探す」ところから、はじめなくてはいけません。

「ドキュメントが整っている状態」では、「ドキュメントの量が多い」という場面もあります。

「多くのドキュメント」から、自分が欲しい情報を見つける事は、「作業に慣れていない人」「作業の経験がない人」には、かなり難易度が高くなります。

そして、そのような人たちにとって、つらいのが「放置」です。

「適当に資料を読んでおいて」と言われて、「放置」された経験はないでしょうか?

良くても、「この辺りの資料を読んでおいて」と範囲を絞ってくれる場合がありますが、それでも、多くの資料に目を通す必要があります。

このように「多くの資料を目の前に置かれ、放置されてしまった時」、「まずは何をするべきなのか?」について、触れたいと思います。

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体制の確認

まず、「ドキュメント」で確認するべき事は、「体制」となります。

「誰が自分を管理する人なのか?」は、最低でも確認をしてください。

そして、最低でも名前とメールアドレスは控えておくようにしてください。

次が「自分が所属するグループのメンバー」となります。

今後、一緒に作業をする存在となるので、なるべく早く、「顔と名前」を一致させるようにしてください。

そして、「自分が所属するグループの役割」の確認となります。

職場には、様々なグループが存在し、それぞれ役割があります。

「自分が所属するグループが何をする事が役割なのか?」を確認してください。

そして、「横の繋がりがあるグループ」が存在する場合、そのグループの役割についても確認をしておきましょう。

なお、「自分のグループ以外のメンバーの名前」までは、着任早々の段階では覚える必要はありません。

お仕事で関係を持つようになってから、徐々に覚えて行きましょう。

そして、「自分が所属するグループが所属する組織」が存在する場合があります。

これも「グループ」と同様に、「どのような組織が存在するのか?」「それらの組織の役割とはなにか?」についての確認をする必要があります。

もし、余裕があれば、「各組織長の名前」は覚えておくようにしてください。

これは、トップダウンでの挨拶がある場合、「どこの組織の人なのか?」を把握する為です。

「組織の役割によって伝える内容」が変わる為、「組織の役割」を知らないと、理解をする事が難しくなります。

これらを知る事が「体制の確認」となります。

「体制」は、自分がお仕事をする中で、「知るべき必須事項」となります。

多くのドキュメントをかき分けて、まずは、「体制の確認」をおこなってください。

環境の確認

次が「環境の確認」となります。

この環境とは、「自分が作業を円滑に行う為の環境」となります。

実は、「環境」とは、かなり幅の広い事柄です。

パソコンの設定、自分の机や椅子、職場の状態、職場がある建物の状況などなどが、「環境」となります。

「放置」されている状態では、どうしても「作業」に目を向けてしまいがちですが、まずは、「自分が作業を円滑におこなう為の環境」を確認してください。

パソコンの設定は、自分だけでは難しく、「放置されている状態」では、他の人を頼る事ができない場面があります。

その時は、後回しにしてしまいましょう。

そして、「自分の机や椅子の状態の確認」「職場のルールの確認」「職場がある建物の避難経路の確認や侵入禁止エリアの確認」をおこなってください。

その間に、パソコンの設定のお手伝いをしてくれる人の手が空いたら、パソコンの設定を手伝って頂きましょう。

ドキュメントの切り分け

「体制の確認」「環境の確認」が終わったら、「本当の意味でのドキュメントの確認」となります。

これは、「今後の作業に必要な情報を収集する為の作業」となります。

まずは、「多くのドキュメント」に対して、「作業種別」で切り分けをおこないます。

基本的に、「グループの役割」に対して、「作業種別」は一つとなりますが、複数の作業種別を持つ場合もあります。

まずは、「グループの役割に関連するドキュメント」を集めてください。

その中で「作業種別」が違うものがあれば、それぞれで切り分ける事となります。

次は、さらに「作業種別」の中の切り分けとなります。

これは、「作業手順」「作業の経緯や内容」「障害時の対応」などとなります。

いきなり、目の前に置かれた「多くのドキュメント」について、すべてに目を通しても、整理が追いつきません。

「ドキュメントの切り分け」を行い、「目的や内容別に目を通す事」により、「作業に慣れていない人」「作業の経験がない人」に、理解しやすくなります。

なお、「ドキュメントの切り分け」をおこなっておく事により、後に調べる時にも、役立つ事となります。

simacatより一言

「ドキュメント」は、現在ではほとんどが電子データとなっています。

したがって、「ドキュメントの切り分けや整理」とは「リンク集を作る事」となります。

自分が理解しやすいキーワードを添えて、「リンク集を作る事」により、その後も「ずっと利用し続けられる物」となります。

着任早々、「放置」され、「資料を読んでおいて」とだけ言われた時は、前向きに「その時にできる事」をして頂ければと思います。

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