出張は行きたくないけど、お仕事だから仕方がない？！しっかりと準備をして出掛けよう！！
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はじめに
自分の会社の支社や、遠方のお客様など、お仕事ではどうしても直接、担当者にお会いをして、お話しをしなくてはいけない時があります。
この際、一時的に長距離の移動を行い先方に伺います。
これが一般的に「出張」といわれる物です。
人によって、「移動がシンドイ」とか「いつもと違う場所は落ち着かない」など、「出張」が苦手な人がいます。
その逆に、「出張は楽しい」という人もいます。
「出張は楽しい」という人は、「普段ならお会いする事のない人と出会う」「普通なら行かない場所へ行ける」といった事に前向きな人となります。
どちらにしても、お仕事となりますので、「目的」があります。
「目的」を果たす為の「出張」ですので、しっかりと役目を果たすように心掛ける必要があります。
「出張の目的」については、色々あるとは思いますが、「出張」が決まった時に気をつけたい事柄をご紹介いたします。
出張の準備
「出張」が決まった時、「出張の準備」をする必要があります。
そもそも「出張」とは、「いつも、自分が勤務をしている所ではない場所へ臨時で赴き、お仕事をする事」となります。
無事に「出張」を終える為にも、事前の準備は怠らないようにして下さい。
「出張」には大きく２つのパターンがあります。
「長期出張」と「短期出張」です。
何日間からが「長期出張」となるのかについては、明確な線引きがありませんが、１週間以上が「長期出張」と言われるのが一般的のようです。
そして、そもそも「出張の定義」が会社によって異なる場合があります。
「出張の定義」については「社則」に記載されている場合があります。
「出張」が決まった時は、まず「社則」を確認するようにして下さい。
確認する事項の例をいくつか挙げます。
- 出張の定義（何キロ以上が出張となるのか？どこからが出張となるのか？）
- 出張に必要な書類（出張申請書、仮払い金申請書など）
- 移動手段（新幹線などの特急列車や飛行機は利用できるのか？自分が利用できる座席の等級は？）
- 宿泊（宿泊する場所は自分で手配をするのか？宿泊費の上限はいくらなのか？）
- 出張手当て（出張手当ての金額は？昼食代はでるのか？）
- 出張後に必要な書類（出張報告書、仮払い金精算書、立替払い精算書、領収書など）
もちろん、「社則」に記載がない会社もあります。
その場合、これらの事項を上司や責任者に確認をしましょう。
特に、「出張の定義」と「主張に必要な書類」の確認は必須事項となります。
これは「出張の定義」により、「出張」とならないケースがあるからです。
例えば、大阪支社と京都支社がある場合、その支社間の移動はそれほどの距離がない為、ほとんどは出張とはならないでしょうし、普段の通勤に１時間をかけていたとしても、新幹線を１時間利用する距離は非常に遠い場所となります。
まずは、「出張」となるのかどうかを確認しましょう。
そして、「出張」である場合、会社に提出しなければいけない書類の確認となります。
会社が「出張」と認めなければ、それは出張とはならない為、最悪は交通費すら払って貰えない可能性があります。
そのような事を防ぐ為にも、しっかりと提出するべき書類を提出してください。
「出張」は行く事よりも、終わった後の方が面倒な事があります。
それは「精算」の作業です。
「出張にかかったお金」を報告しなくては行けません。
その為に「出張後に必要な書類」も事前に確認をしておきましょう。
例えば「精算書」に使用する「領収書」です。
「出張の内容」については頭の中の情報でなんとかなるのですが、「出張にかかったお金」については、それを証明する物が必要となります。
この証明に利用されるのが「領収書」となります。
これも「領収書」がないと、自分で支払う事となる可能性がありますので、十分に注意をしてください。
なお、宿泊の判断ですが、ほとんどは上司や責任者との相談となります。
「その日に出張先から戻る事が難しい」場合に宿泊となります。
したがって、「出張」が決まった時は「出張のスケジュール」を予め作成しましょう。
そして、その後に「出張の定義」などを確認し、必要な準備を進めていきます。
出張の道中
次は「出張の道中」の過ごし方です。
まず、「お仕事」である事の自覚が必要となります。
新幹線や飛行機などに乗った時、外の景色を堪能したい気持ちが湧いてしまうと思いますが、そこは我慢をして下さい。
特に新幹線の移動では、窓の景色は目まぐるしく変化をします。
自分は普通に、窓の外を眺めているだけなのですが、目や脳を働かせてしまう事となります。
したがって、出張先へ赴く際は、「出張の目的」をはたす為の準備に時間を使いましょう。
どうしても、やる事がなくなってしまったら、目を閉じて過ごす事をおすすめします。
スマホなどを眺めるのも、極力避けた方が良いでしょう。
そして、出張先から戻る際は、「出張後に必要な書類」の準備に時間を使いましょう。
帰りが夜となってしまった時、くれぐれも寝る事がないようにしてください。
寝てしまうと、乗り物から降りる際に忘れ物をしてしまったり、家に帰ってから眠れなくなってしまいます。
simacatより一言
「出張」をする事が決まった時、出張先を少しでも良いので、調べて行く事をお勧めします。
これは「出張先」で、雑談をする時のネタとなるからです。
そして、周りを軽く散策できるくらい、少し早めに目的地へ到着できるようにしましょう。
時間があれば、付近を散歩してみるのも良いかと思います。
「見慣れない景色」や「面白そうな場所」をチェックしておき、気になる時は別途、プライベードで出掛けてみるのも良いと思います。
「出張は行きたくない」と思う人も、楽しみを見つければ、少しは気分が楽になるかと思います。
そして、散歩をする際の注意点ですが、紛失や盗難を防ぐ為にも、荷物はコインロッカーに預けるようにして下さい。
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