お仕事を自分ひとりで頑張る為に?!お仕事の負担を減らす事を考えよう!!

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お仕事を自分ひとりで頑張る為に?!お仕事の負担を減らす事を考えよう!!

はじめに

お仕事を「自分ひとりだけ」で行う事は、おすすめする事ができません。

「自分ひとり」で行う事は属人化といい、「自分しか、そのお仕事が分からない状態」となります。

これは、自分が病気や怪我などで、お仕事ができなくなった時、お仕事が滞ってしまうリスクがあります。

また、自分の考えしかお仕事に反映されない為、お仕事の内容が他の誰にも理解されない物となってしまうからです。

しかし、会社の雇用調整などで、人が減らされてしまった時、どうしても「自分ひとりだけ」で、しのがなくてはいけない場面もあります。

その様な時、今までは複数人で行われていたお仕事を「自分ひとり」だけで行わなくてはいけなせん。

「自分ひとりだけ」で、どの様に乗り越えるかが問題となります。

できるだけ、負担を減らす為の工夫をし、お仕事を円滑に進めていきましょう。

調査の負担を減らす為の工夫

「自分ひとりだけ」でお仕事を行わなくてはいけない時、「調査の負担を減らす為の工夫」が必要となります。

「自分ひとりだけ」で作業を行う時に、一番困るのが「知識不足」や「技術不足」による「調査」となります。

「知識不足による調査」は、「現存する資料を探して、知識不足を補う行動」となりますが、この時、「資料を探す手間」が発生します。

資料の量が少ないなら良いのですが、膨大な量の資料から調べる行為は、時間も消費しますし、体力も消費します。

従って、一度「調べた資料」は、二度と「調査対象にしない工夫」が必要です。

その為に、「調査をした結果」の一覧を作成しましょう。

この一覧は、「マイクロソフトExcel」などを利用しても良いですし、データベース化しても良いですが、必ず「検索」が行える様なツールを利用してください。

  1. 調査対象(何を調べたのか?)
  2. 調査結果(どの様な結果だったのか?)
  3. 調査で使用した資料(資料の保存場所、資料の名前、ページなど調査内容が記載されている部分)
  4. 検索用キーワード(調査対象と調査結果の固有名詞や関連するキーワードなど。複数の単語)
  5. 更新履歴

次に「技術不足による調査」となりますが、これも「知識不足による調査」と同様で、「調査した結果」の一覧を作成します。

なお、「技術不足」で不足していた技術は、今後のお仕事にも利用される物となります。

従って、「手順書」などもあわせて作成をする必要があります。

書く負担を減らす為の工夫

「自分ひとりだけ」でお仕事を行わなくてはいけない時、「書く負担を減らす為の工夫」が必要となります。

「書く」とは、パソコンへの入力はもちろん、手書きも含まれています。

「書く」作業も「調査」と同様に、時間や体力を消費する作業です。

したがって、なるべく「書く機会」を減らし、「書く行為」を減らす必要があります。

メールでは「挨拶文」や「頻繁に使う文言」については、テンプレートを作っておくのも良いでしょう。

そして、「お客様からのお問い合わせ」に対する回答も、なるべく「汎用性のある文章」となるようにしてください。

そして、「調査の負担を減らす為の工夫」と同じ様に、一覧を作成します。

  1. 問合せ内容(どの様な問合せ?)
  2. 問合せ結果(どの様な回答をしたのか?)
  3. 調査で使用した資料(資料の保存場所、資料の名前、ページなど問合せ内容が記載されている部分)
  4. お客様名(お客様や問合せをしてきた部署。複数の単語)
  5. 更新履歴

この一覧も、「調査の負担を減らす為の工夫」同様に「検索」が可能なツールをご利用ください。

複数のお客様から、同じ問い合わせがあった場合は、一覧から「問い合わせ結果」を利用するれば、一から文章を「書く」手間は省かれます。

そして、お気付きとは思いますが、「調査」も「問合せ」も、一覧を作ったり、検索したり、同じ様な事を行っています。

「調査」と「問合せ」は統一させてしまった方が、検索が楽になります。

  1. 調査 or 問合せ
  2. 内容
  3. 結果
  4. 資料
  5. キーワード
  6. 更新履歴

「調査の内容」や「問合せの内容」、「キーワード」で検索を行う事により、結果を再利用する事が可能となります。

なお、同じ様な「調査」や「問合せ」が重複しない様に、一定期間で見直しをする必要があります。

また、一覧が消えてしまって困らない様に、バックアップを行う様にしてください。

文字を読む負担を減らす為の工夫

「自分ひとりだけ」でお仕事を行わなくてはいけない時、「文字を読む負担を減らす為の工夫」が必要となります。

「文字を読む」行為も負担となります。

なるべく「読む」負担を減らすべきです。

最近は、「メール」によるやりとりが日常化されていますが、メールの文章は送る人の癖が出てきます。

分かり易い文章を書いて頂ける人なら良いのですが、回りくどい書き方をする人がいます。

頂いたメールの内容が分かりづらい時、悩んでしまう事があるかも知れませんが、いくら悩んでもメールを送信した本人ではない為、無駄な行為となります。

分かりづらい文章の場合は、こちらが理解しやすい形となるように「誘導」しましょう。

頂いたメールの内容について、こちらで整理をして、「こういう事ですか?」という意味合いで、確認の為の返信を行います。

  1. メール送信者(名前、部署や会社)
  2. 何が起きたのか?(5w1hで「いつ」「どこで」「だれが」「何を」「なぜ」「どのように」)
  3. 確認事項、問題点、要求事項など(箇条書き)
  4. 回答期限(いつまでに回答する?)

こちらが理解しやすい文章となる様に、誘導をする事が目的ですので、それにあわせた整理内容としてください。

代わりの誰かが行える様にしておく

いつかは、「自分ひとりだけ」で行っていたお仕事を人に委ねる時がくるかも知れません。

その時に備えて、「代わりの誰かが行える様にしておく」必要があります。

いろいろな負担の軽減の為、一覧を作成しましたが、これらの一覧で使用する言葉は、できる限り分かりやすく、誰もが理解できる様にしてください。

専門用語を用いる時は、その用語の説明も記載してください。(できるなら、専門用語とその説明については、別に一覧を作成し、辞書として利用する方が良いでしょう。)

誰もが理解できる文章が難しい場合、「箇条書き」としても構いません。

伝わる言葉、伝わる文章となるように、心掛けてください。

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simacatより一言

「自分ひとりだけ」でお仕事を行う事は、非常に憂鬱です。

常に心に負担がかかっている状態となっていますので、無理をしないようにして下さい。

「自分しかいないから」「他にだれもいないから」と思い込んでしまう人もいますが、その様な状態となっているのは、自分が悪いわけではありません。

少しでも体調が悪い時は無理をしないでください。

お休みをした結果、「無責任」と言われた場合は、自分の代わりがいない事に対する、管理者に対して責任を問うべきです。

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