お仕事で失敗やミスをした？！反省文・始末書・顛末書とは？！目的と内容と例文をご紹介？！

お仕事で失敗やミスをした？！反省文・始末書・顛末書とは？！目的と内容と例文をご紹介？！

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はじめに

お仕事を続けていると、ミスや失敗をすることがあります。

人間なので、誰だって間違える事はあります。

しかし、「失敗の大きさ」によっては、「会社」や「お客様」に迷惑をかけることがあります。

そのような時は、「異常な焦り」を感じますし、「不甲斐ない自分を責める」こともあります。

そして、追い討ちをかけるように、作成を指示されるのが、「反省文、始末書、顛末書」といった書類になります。

今回は「反省文、始末書、顛末書」について触れたいと思います。

失敗やミスをした時、作成の指示がなくても、「失敗やミスをした内容の整理」や「再発防止」の為にも、個人的に作成することをおすすめします。

反省文

「反省文を作成する目的」をご紹介します。

この「反省文を作成する目的」を踏まえて「反省文の作成」をおこないます。

それでは、「一般的な反省文の内容」をご紹介します。

問題の事実確認

「何が起きたのか？」「どのようなミスや問題があったのか？」を具体的に説明します。

原因の分析

「ミスや問題行動の背景や原因」を分析します。

ここでは、どのような思考や行動が問題に繋がったのかを振り返ります。

責任の認識

その問題に対する自身の責任を明確にします。

これは、単なる謝罪ではなく、「自己の過ちを正確に認識し責任を負う姿勢を示す部分」になります。

再発防止策の提示

今後、「同じ問題を繰り返さない為の具体的な改善策や行動計画」を示します。

謝罪と決意表明

最後に「ミスや問題に対する謝罪」と「今後の改善に対する強い決意の表明」になります。

以上、「一般的な反省文の内容」になります

「反省文」は、単なる謝罪の文章ではなく、「自分の行動を振り返り、問題の原因と責任を認識し、今後の改善に向けた具体的な対策を示す重要な文書」です。

職場での信頼を回復し、成長の機会とするために、誠意を持って書くことが求められます。

始末書と顛末書

「始末書」と「顛末書」についてになります。

「始末書」とは、「業務上、自分がおこなったミスについて反省し、謝罪するための書類」になります。

主観的な要素が強く、個人的な反省の言葉が求められます。

「顛末書」とは、「ミスやトラブルがどのように発生したのかを客観的に記録し、再発防止に繋げるための書類」になります。

事実を正確に記述し、原因を分析することが重要です。

「ミスやトラブルの程度」や「会社の方針」によって、どちらを作成するのかが決まります。

とは言え、基本的には「管理者や上司に従う」ことになります。

一般的に「軽微なミス」であれば「始末書」、「重大なミス」であれば「顛末書」になります。

「始末書の目的や内容」については「反省文とほぼ同じ」になります。

しかし、「反省文」は「個人的な報告」に過ぎませんが、「始末書」は「会社に提出する書類」になります。

「始末書が求められる」ということは、「会社からなんらかの懲罰を受ける事態と認識する」必要があります。

よって、「文章」も「それに見合った文体」にする必要があります。

それでは、「顛末書」についてです。

「ことの顛末」という言葉があります。

「顛末」とは、「始まりから終わりまで」と言う意味になり、「起きた事の経緯や事象、そして結果」になります。

「反省文」や「始末書」は、「社内の人間が理解できる表現」で良いのですが、「顛末書」は「社外の人が見ても理解できる表現」にしなくてはいけない場合があります。

「顛末書を作成する目的」をご紹介します。

この「顛末書を作成する目的」を踏まえて「顛末書の作成」をおこないます。

それでは、一般的な「顛末書の内容」をご紹介します。

ミスや問題の概要

「どのような問題やトラブルが発生したのか？」についての簡潔な説明。

発生の経緯

「事件や問題がどのような状況で発生したのか？」、日時や場所、関係者を含めた具体的な情報。

原因の分析

問題が発生した理由の説明。

対応の経緯

問題が発生してから解決に至るまでの対応方法や手順。

最終的な結果

「問題がどのように解決されたのか？」といった、最終的な結果。

今後の対策

「再発防止」の為に取られるべき対策や改善策。

以上、「顛末書の内容」になります

なお、「顛末書を作成する事態」は、「個人レベルの問題」ではありません。

管理者や上司と相談しながら、慎重に作成する必要があります。

それでは、「顛末書を作成する際の注意点」をご紹介します。

客観的な事実を記述する

感情的な表現を避け、「正確な事実の記録」とします。

時系列に沿って記述する

問題発生から解決までの流れを、「時系列に沿って分かりやすく記載」します。

原因分析を深める

問題の根本原因を突き止め、「再発防止策」に繋げます。

関係者への配慮

関係者のプライバシーに配慮し、「不必要な個人情報を含めない」ように注意します。

以上、「顛末書を作成する際の注意点」になります

「顛末書」は「社外向け」に作成することがあります。

「社外向け」の場合、「再発防止策に対して強めの指摘を受ける」ことがあります。

「顛末書を書く事態」とは、それだけ「重大なミス」です。

よって、「顛末書を書く事態にならないこと」が重要です。

しかし、「顛末書を書く事態になった」時は、あまり深く考えず、できるだけ「客観的に考えて作成する」ようにしてください。

ちなみに、「不注意によるミス」という物があります。

「不注意」とは「注意を怠ること」「注意が足りないこと」です。

「注意を怠る」ならば、「怠らないように警戒する」ことは可能です。

しかし、「注意が足りない」とは「何と比べて足りないのか不明」です。

人によって「強弱」がありますし、「知識力や技術力の偏り」もあります。

よって、「不注意がないように意識する必要」はありますが、「二度と起こさないと約束する」ことはできません。

時々、「再発防止策」にて「不注意を起こさないようにする」という文言を見かけます。

この文言を見ると「どのようにして、不注意を起こさないのか？」と誰もが疑問を抱きます。

理由は「不注意を完全に無くすことはできない」為です。

「今後、どうするのか？」「どのような対策を施せば同じ失敗を繰り返さないのか？」が「同じ問題を繰り返さない為の具体的な改善策や行動計画」になり、これが「再発防止策」です。

「再発防止策」とは、「これなら、同じ失敗が起こらないと納得できる対策」となる必要があります。

よって、「不注意によるミス」である場合は、「どうしたら不注意が起こらないのか？」まで考える必要があります。

しかし、これを「そのままの意味」で捉えて、「再発防止策」を考えても、答えを見つける事はできません。

なぜなら、理由が「不注意である」為です。

よって、「不注意の再発防止策」は「前提や条件」などと組み合わせて考えるようにしてください。

「前提や条件」とは、例えば「機械的なチェック」や「第三者の監視」などになります。

これらについては「管理者やお客様と相談する」必要があります。

しかし、この「前提や条件が認められない」場合があります。

このような場合は「今回の失敗は認めますが、再発の可能性はあります」とするしかありません。

なぜなら、理由が「不注意である」為です。

「再発防止策」としては、良い内容ではありませんが、「できないことを約束するよりはマシ」です。

そして、これは「潜在的な不備」と認識するべきです。

「今まで、誰も気付く事ができなかった事象」になります。

たまたま、今回は「自分の不注意で発生したミス」でしたが、誰がおこなっても「ミスが発生する可能性があった」と言うことでもあります。

「潜在的な不備が認識された」だけでも、「ミスをした甲斐があった」と考える必要があります。

simacatより一言

「反省文」＜「始末書」＜「顛末書」というレベル感ですが、「始末書でも顛末書と同じレベルの内容」を求められる事があります。

よって、自分が行った行動についてはしっかりと覚えておくようにしてください。

特に「慣れでおこなっている作業を失敗した」時は「何も書けない状態」になります。

お仕事はお金を頂いておこなっています。

それをしっかりと自覚して、お仕事に取り組むようにしてください。