情報共有ってなに?!お仕事の効率化を考えるなら情報共有は必須!!

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情報共有ってなに?!お仕事の効率化を考えるなら情報共有は必須!!

はじめに

お仕事をしていると、「分からない事に対する対処法」や「偶然に知り得た情報」という物があります。

たいていのお仕事は、その業界や職種で、大きな違いはありません。

しかし、細かな所では「会社独自のルール」や「職場独自のルール」などの、「ローカルルール」が存在したり、そのローカルルールがもたらす「特殊な対応」という物が存在します。

会社で新しいお仕事に就いた時、悩まされるのは、この「ローカルルール」となります。

「ローカルルール」は、実際にお仕事をしないと、知り得る事ができない情報となります。

また、「新しい知識や技術」という物もあります。

何かのキッカケで知り得た情報となりますが、会社に所属して、お仕事をしている以上、「情報の所有者」は「会社」となります。

情報の所在は、どうしても個人レベルとなってしまいますが、本来であれば、「会社、もしくは職場の全体で利用できる情報」であるべきです。

「ローカルルール」や「知識や技術」の情報を会社、もしくは職場全体で確認ができる様にする事を「情報共有」と言います。

「情報共有」を行う事により、働く人の「知識と技術」を一定以上の水準に保ち、かつ「作業の効率化」を行う事に繋がります。

情報共有とは

そもそも、「情報共有」とは何でしょう?

例えば、時の総理大臣が、首相官邸で記者からインタビューを受け、それに答えます。

これは、総理大臣の考えを記者を経由して、国民に対して「情報共有」をしている事となります。

国の政策や各自治体の施策など、ホームページなどを使って広報されていますが、これも「情報共有」となります。

お仕事に於ける情報共有ですが、「自分が知り得た情報を他者にも知ってもらう」事となります。

例えば、「お客様に不良品が納品されてしまった」という事態が発生します。

まずは、そのお客様より担当営業に連絡が入ります。

その担当営業が、その事態を「情報共有」せず、こっそりと不良品を交換したとします。

よく耳にする言葉では、「隠蔽(インペイ)」となります。

すると、会社は「不良品が発生した事実」「お客様に迷惑をかけた事実」を知る事はできません。

この結果、「会社は不良品が出ない様に対処する」事もせず、「お客様に対するフォロー」もできない事となります。

お客様からすると、「毎回、不良品が発生し、その事に対する謝罪もない」事から、信頼をする事ができなくなります。

そして、お客様を失ってしまう事となります。

会社と会社の関係を例えとしましたが、これは同じ職場で働く人間同士であっても同じです。

「なんで、もっと早く言ってくれなかったの?」とか、「それは、教えて欲しかった」と感じた事があるならば、「情報共有」ができていなかった事が原因となります。

「報・連・相」という言葉を耳にされる方もいるかと思いますが、これは管理者に対する考え方です。

「情報共有」は管理者だけではなく、上司・先輩・後輩に至るまで、その会社や職場で働く人たちが知り得た情報を他者にも分け与える事となります。

「情報共有」により、「知識の補填」や「技術の底上げ」となり、「作業の効率化」が可能となります。

どのように情報共有をおこなうのか?

では、「どのように情報共有をおこなうのか?」となります。

まず、大前提として、「情報共有は行わなければいけない事」とする必要があります。

会社や職場で働く全ての人が、この大前提を受け入れ、守る必要があります。

そして、「知り得た情報を公開する」事と、「その情報を必要とする誰もが、得る事ができる」事とします。

知り得た情報を「公開する人」と「公開しない人」が混在してしまうと、「情報の偏り」が発生したり、「情報の精度」が低い物となります。

また、ある特定の人しか見れない情報では、「情報共有」の大前提が崩れてしまいます。

しかし、会社全体で「情報共有」を行う場合、部署によっては公開したくない情報もあります。

したがって、「公開範囲」を限定する事は必要となります。

「会社全体で共有すべき情報」から「チーム内のみで共有すべき情報」まで、「公開範囲」を指定する事で、共有された「情報」を有効に活用する事ができます。

有益な情報と無益な情報

「情報」には、「有益な情報」と「無益な情報」があります。

情報共有では、「有益な情報のみが存在すれば良い」と思われがちですが、「無益な情報」でも、「有益」となる事があります。

したがって、「情報共有」に於いては、「有益な情報」は必須となりますが、「無益な情報だから」と、その時の考えだけで、消し去ってしまわない様に注意をする必要があります。

そして、「有益か無益か」の判断となります。

無闇に「情報」を溜めてしまうと、「有益な情報」が「無益な情報」に埋もれてしまう事となります。

この結果、「情報共有」を行っているにも関わらず、「作業の効率化」が行えなくなります。

従って、「情報共有すべきかの判断」が必要となります。

この判断は、ほとんどの場合、上司や管理者が担う事となります。

この時、注意をしたいのが「素人の目線」となります。

慣れている人は、問題意識に「鈍感」になっていますが、「社歴の浅い人」や「業務に就いて日の浅い人」は問題意識に「敏感」となっています。

「思う事」「感じる事」「学んだ事」は、非常に貴重な「情報」となります。

「情報共有すべきかの判断」を行う際、「素人の目線」という物を考慮に入れるべきとなります。

情報共有のツール

実際に「情報共有」を行う時、「情報共有のツール」は、非常に重要な物となります。

このツールの使い勝手により、「情報共有」が行われなくなる場合があります。

基本的に「情報共有」を行う時、「気にしたい点」があります。

  1. 「知り得た情報の入力」が簡単で単純で短時間
  2. 「情報の検索」が簡単で早い
  3. 「情報の更新」が簡単

この他にも「ウェブやスマホのアプリからでも入力が可能」など、プラットフォームの問題もありますし、「情報共有すべきかの判断が簡単」「共有された情報の分析が簡単」など、管理者側の意見もあるかと思いますが、ここでは割愛いたします。

この「気にしたい点」をなるべく満たしているツールである事が、理想となります。

しかし、「規模により、そこまで必要なのか?」という問題もあります。

「規模」により、「マイクロソフトExcel」や「Googleスプレットシート」などの表計算ツールを利用しても良いでしょう。

ただし、この際は「更新情報の保持」や「バックアップ」を忘れない様にしてください。

ここでは深くは触れませんが、「全社をあげて情報共有」を行う場合は、「グループウェア」や「インシデント管理ツール」などの利用を検討しましょう。

また、最近はクラウドサービスとして、取り扱っている企業もたくさんあります。

価格と会社の規模と使いやすさを考慮したサービスをご利用ください。

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simacatより一言

色々なルールを決めて、多くのツールの中から選び、従業員の全てに徹底して、やっとの思いで「情報共有」が行われても、それがゴールではありません。

「情報共有」により、コミュニケーションが促され、知識(ナレッジ)の収集と蓄積がおこなわれても、「作業の効率化」が果たせないと意味のない物となってしまいます。

「どうして、情報共有をしているんだっけ?」と考え、その答えから「今の情報共有の在り方」に疑問を感じた時、その疑問を放置しないでください。

その疑問を抱いたまま、「情報共有」を行っても、「有益な情報」である可能性が低くなり、「情報共有」自体が無駄な作業となってしまいます。

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