社会人の反省文と始末書についてざっくり解説！！自分の過ちを認めて省みる？！
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はじめに
お仕事を続けていると、失敗をしてしまう事があります。
人間ですから、誰だって間違える事くらいはあります。
しかし、失敗の大きさによっては、「自社」や「お客様」に迷惑をかけてしまう事があります。
その様な時は、非常に焦りを感じますし、不甲斐ない自分を責めてしまうかも知れません。
そして、追い討ちを書ける様に、作成を指示されるのが、「反省文」や「始末書」といった書類です。
書かなくて済むのであれば、それが一番なのですが、それ程の失敗をしたという事を認め、作成をしましょう。
反省文
「反省文」は、学生時代でも耳にした事はあるでしょう。
- 自分が何をしたのか？（現象）
- どこが悪かったのか？（原因）
- 今後、どうするのか？（対策）
この様な問いかけに対して、答える文章を作成します。
学生時代と社会人とで違う所は、「同じ失敗」を繰り返してはいけない点です。
学生時代は何度失敗をしても、怒られれば済みましたが、社会人の場合は、そうはいきません。
社会人の反省文は、「同じ失敗を繰り返さない為の約束」となります。
その様な考え方で、反省文を作成するのですが、難しい点があります。
それは「今後、どうするのか？」です。
「自分が何をしたのか？」、「どこが悪かったのか？」については、起きた事をそのまま書けば良いのですが、「今後、どうするのか？」については、対策を考える必要があります。
単純に「悪かった事を行わない」と書けば良いのですが、「不注意」で起きた事については、今後も発生する可能性があります。
仮に「不注意を起こさない様にします」と、書いたとします。
それを読んだ人は、「どうやって、不注意を起こさないの？」と思うでしょう。
「今後、どうするのか？」、どの様な対策を施せば「同じ失敗を繰り返さないのか？」、反省文を読んだ人が「これなら、同じ失敗は起こらないだろう」と、納得ができる対策を書く為に、自問自答をする必要があります。
反省はしてるけど対策が分からない
自分では、「対策」が分からない場合があります。
特に「不注意」の場合、手の打ちようがありません。
この様な時、一人で悩んでしまうのではないでしょうか？
社会人としての反省文は「同じ失敗を繰り返さない為の約束」なのですが、できない約束もあるのです。
「不注意」は自分で意識して、気を付ける必要があります。
しかし、「２度としない」という約束はできません。
では、現実的にどの様な状態だったら「不注意」は起こらないのでしょうか？
その状態を「前提」に「対策」を考えれば良いのです。
「前提」については、管理者やお客様と相談をする必要があります。
もし、その「前提」が認められない場合は、「今回の失敗は認めますが、再発の可能性はあります」とするしかありません。
反省文としては、良い内容ではありませんが、できない約束をするよりはマシです。
もし、「前提」が受け入れられた場合、それは、「今まで、誰も気付く事のできなかった不備」なのです。
たまたま、今回は自分の不注意で失敗をしましたが、誰が行っても失敗をする可能性があったのです。
その不備を指摘し、直す事ができたのであれば、失敗をした甲斐も、反省文を作成した甲斐もあったという事です。
始末書
「反省文」と「始末書」は何が違うのでしょうか？
「始末書」は学生時代には、なかった筈です。（アルバイトをしていたら、聞いた事はあるかも知れません。）
「反省文」も「始末書」も、書く内容は同じなのですが、提出する相手が異なります。
「反省文」は個人に対して書く物ですが、「始末書」は会社や組織などに対して書くものとなります。
従って、「同じ失敗を繰り返さない為の約束」の有効範囲が広がるイメージとなります。
会社や組織に対して書く「始末書」なので、同じ失敗を繰り返し、同じ内容の「始末書」を、何度も何度も書いてしまうと、評価も下がりますし、最悪の場合は会社を解雇されてしまいます。
「始末書」には、それなりの効力があると理解をしてください。
顛末書
「顛末書（てんまつしょ）」と言う物をご存知でしょうか？
「事の顛末」なんていう言葉があります。
「顛末」とは、「始まりから終わりまで」と言う意味となり、「起きた事の経緯や事象、そして結果」となります。
「顛末書」とは、この事を記した書類となり、主に「不祥事」などを起こした時に、作成をします。
「反省文」や「始末書」は、社内の人間が理解できる表現で良いのですが、「顛末書」は、社外の人が見ても理解ができる内容とする必要があります。
また、「対策」についても「必ず検討し、実施をする」必要があります。
自分が何をしたのか？（現象）
いつ、誰が、どの様に、何処に対して、何をしたかを時系列で記載
どこが悪かったのか？（原因）
具体的な名称、関連事項の説明
今後、どうするのか？（対策）
スケジュール管理をして必ず行う
「対策」が完了となるまで、一定の間隔で報告
「顛末書」を作成する事態は、個人レベルの問題ではありません。
管理者や上司と相談をしながら、慎重に作成をする必要があります。
simacatより一言
「反省文」＜「始末書」＜「顛末書」というレベル感ですが、「始末書」でも「顛末書」と同じレベルの内容を求められる事があります。
従って、自分が行った行動についてはしっかりと覚えておくようにしましょう。
特に慣れで行っている作業を失敗した時、何も書けない状態となってしまいます。
お金を頂いて、お仕事をしているのです。
しっかりと自覚をして、取り組みましょう。
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