メモとは?!メモのとり方とは?!メモをとる意味とやり方を再確認してお仕事に役立てましょう?!

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メモとは?!メモのとり方とは?!メモをとる意味とやり方を再確認してお仕事に役立てましょう?!

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はじめに

「メモをとる」事は、お仕事をおこなう上で、基本の作業となります。

お仕事をおこなっていて、「覚えが悪い」「忘れっぽい」などと感じる人の中には、「メモをとっているのに効果がない」と感じる人もいるかと思います。

これは、「メモをとるだけの行為」となっている為です。

今回は、「メモとは何か?」「メモのとり方」について触れたいと思います。

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メモとは何か?

「メモ」とは、「忘れないようにする為に要点を記した物」となります。

この「忘れないように」という部分は、誰にでも意識があり、だから「メモ」をとります。

しかし、「メモをとって、おしまい」と考えてしまう人がいます。

「メモをとる」とは、「忘れないようにする為の行為」となります。

したがって、「メモをとって、おしまい」ではなく、必ず、「メモの内容」について、「振り返りと整理をおこなう」必要があります。

この「振り返りと整理をおこなう」事により、記憶に残り、それが「忘れないようにする為の行動」となり、かつメモの内容も整理される事となります。

「メモをとって、おしまい」では、「記憶にとどめておく事」はできません。

「記憶にとどめておく事」ができなければ、「忘れてしまう事」となります。

したがって、「振り返りと整理をおこなう」事が、「忘れてしまう事」への対策となります。

また、「メモをとっている」のに、「メモの効果がない」という人がいます。

これは、「振り返りと整理をおこなう事ができない」可能性が高い人となり、「メモをとった」のですが、そのメモから「要点が理解する事ができない」ので、「振り返りと整理をおこなえない」という事となります。

大抵は、急いで「メモをとった」為、「読めない字」となっている事が原因となります。

「読めない字」では、もちろん理解をする事はできません。

したがって、最低でも「自分が読める字」である必要があります。

この点については、のちほど、「メモのとり方」にて、触れさせて頂きます。

「メモをとる目的」は、「要点を忘れない」事でしたが、もう一つ、整理をする時におこなって頂きたい事があります。

それは、「他の事柄との関係性を考える」事となります。

「メモをとった事柄が他の事柄と関係がある時」、それは、「他の事柄にも影響がある」可能性があります。

これは「影響範囲を知る事」となります。

「メモをとる」事で、「振り返りと整理」をおこなう事ができます。

「振り返りと整理」をおこなう事で、「他の事柄との関係性を知る」事ができます。

このような情報をさらに整理をする事により、「お仕事の全体の把握に役立つ情報」となります。

「メモをとるのはメンドウ」と思われるかも知れませんが、「お仕事を覚える」「お仕事を知る」為に役立つ作業です。

自分の知識を増やし、蓄える為にも、「メモをとる癖」と「振り返りと整理の癖」をつけて頂きたいと思います。

メモのとり方

「メモのとり方」ですが、これは「自分がやりやすい形」でおこなってください。

この「自分がやりやすい形が難しい」と思われる人へのアドバイスを挙げさせて頂きます。

  • できるだけ記憶し、難しい部分だけメモをとる
  • 基本的には手書きとする
  • 筆記用具は使い慣れたものを利用する
  • メモ帳はできるだけ大きいノートを利用する(余白を作る、余白を残す)
  • 日付とタイトルを忘れずに書く
  • 5W1H(7W2H)を意識する
  • ひらがな、カタカナ、矢印、記号を活用する

それぞれについて解説をいたします。

できるだけ記憶をし、難しい部分だけメモをとる

これが、一番難しく、だから「メモをとる」事となります。

しかし、ずっとメモ帳を見ていても、耳に入る言葉しか情報がありません。

これでは、「記憶する情報」が不足してしまいます。

したがって、「難しい言葉」「慣れていない動作」に絞って、「メモをとる」ようにしてください。

よく、作業手順の説明などがありますが、「作業手順書」がある場合は、それを入手して、直接、書き込む事をおすすめします。

ただし、この場合も、「振り返りと整理」は、しっかりとおこなうようにして下さい。

基本的には手書きとする

スマホやパソコンなどでメモをとる場合もあります。

パソコンやスマホは、意外に自由度がない為、位置や見易さを考えて、「メモをとる」事となる場合があり、これが「ストレス」となります。

したがって、手書きの方が「ストレス」なく、「メモをとる」事が可能となります。

もちろん、「ストレス」がなくなるのであれば、「ストレスを感じる部分は手書き」「ストレスを感じない部分はパソコンやスマホ」のように併用するのは問題はありません。

なお、タブレットなどで手書きができる物があります。

この場合は、「メモをとる」場面を想定し、十分に練習をしておく必要があります。

これは、タブレットなどでの手書きについても、操作感の悪さから、「ストレス」を感じてしまう為となります。

ちなみに、タブレットなどでの手書きの場合は、キーボード入力も併用すると、使いやすさが向上します。

筆記用具は使い慣れたものを利用する

これは、「使い慣れた物」が早く書く事ができる為となります。

新しく購入した物を利用する時は、事前に書き慣らしをしておきましょう。

メモ帳はできるだけ大きいノートを利用する(余白を作る、余白を残す)

よく、小さな手帳を利用されている人がいます。

これは、「メモをとる事に慣れている人」となります。

「メモをとる事に慣れている人」は、キーワード程度の「メモ」で済むので小さくても良いのですが、「メモをとる事に慣れていない人」は、なるべく大きなノートを利用するようにしてください。

これは、「書く為のストレスの軽減」「文字を大きく書く事ができる」「余白を作る事ができる」、これらが大きな理由となります。

特に、「余白を作る事ができる」点ですが、これは、「追記ができる場所を確保する事ができる」為となります。

「メモ」をとっていると、あとからの気付きや付け足しは、よくあります。

したがって、できるだけ「余白」を作っておき、追記などで利用できるようにしておきましょう。

日付とタイトルを忘れずに書く

「メモをとる」で忘れがちなのが、日付とタイトルとなります。

これがないと、「振り返りと整理」をおこなう事ができません。

したがって、最低でも、日付とタイトルは書き漏れないようにしてください。

その他にも、「誰と話した」「どこで話した」などの情報は「振り返りと整理」に役立つ情報となります。

5W1H(7W2H)を意識する

これは、「メモの内容」の精度を上げる為に意識する事となります。

「メモをとる」時に、この5W1H(7W2H)を意識する事で、「確認漏れを防ぐ可能性を上げられる」という事となります。

したがって、「メモ」の精度を上げたいという人は、ぜひ、5W1H(7W2H)を意識するようにしてください。

ひらがな、カタカナ、矢印、記号を活用する

「メモをとる」時は急いでいます。

無理に漢字を書こうとすると、それだけで時間を浪費してしまいます。

したがって、「ひらがな」「カタカナ」を利用してください。

なお、漢字の方が早い場合は、漢字の方が読みやすくなります。

「矢印」や「記号」も、利用するべきです。

例えば、「A作業からB作業をおこなう」は「A作業→B作業」と書く事により、自分には伝わります。

また、重要な情報については、そのキーワードに「☆(星印)や◎(二重丸)」をつけておくと、目立たせる事ができます。

このように、「メモをとる」時に少しの工夫をする事により、あとで読みやすく、「振り返りと整理」をおこないやすい「メモ」となります。

最後に

「メモ帳はできるだけ大きいノートを利用する(余白を作る、余白を残す)」で触れましたが、多少、乱暴で読みづらい文字でも、「大きな文字」だと、なんとなく理解できます。

「丁寧に読める字でメモをとる」事も意識をするべきなのですが、それにこだわり過ぎていると、肝心な「メモ」をとり損ねてしまいます。

このあたりは加減となるのですが、最低でも「振り返りと整理」ができる文字になるように心掛けてください。

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simacatより一言

「メモをとる」事も練習をする事により、技術力が上がります。

したがって、まずは「メモをとる」事をして頂きたいと思います。

「メモ」をとって、自分で読んで、そして読みやすくしていく。

この積み重ねで、「メモをとる」事が上達していきます。

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