打ち合わせの10分前。あなたは何をしますか??10分前にしておく事を解説!!

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打ち合わせの10分前。あなたは何をしますか??10分前にしておく事を解説!!

はじめに

当たり前ですが打ち合わせは1人では行いません。2人以上で行う物です。

今は膝を突き合わさなくてもテレビ会議が行えるとはいえ、遅刻をしてしまうと参加している方の数だけ時間をドブに捨てる事となるのです。

また、それまでに行なっていたお仕事の事が気になり、打ち合わせに集中できず、内容が記憶に残っていない様では打ち合わせを行なった事が無駄となってしまいます。

打ち合わせに参加をする人は打ち合わせを行う前にしっかりと準備を行い、定刻に開催できる様に行動する必要があります。

今、行なっている仕事を切り上げる

打ち合わせ開始時間の「ギリギリまで作業」を行なっている方を見かけます。

急いでいるのも分かりますし、やらなくてはいけない事も分かります。

しかし、この「ギリギリまで作業」を行う事によって、打ち合わせに遅刻をしたり集中できなくなってしまうのです。

打ち合わせの時間の10分前「ギリギリまで作業」をしても作業が終わる保証はありませんし、慌てる事でミスをしてしまう可能性もあります。

従って、打ち合わせの時間の10分前になったら見切りをつけてしまいましょう。

そして、今の作業と打ち合わせのどちらを優先するのか、確認を行います。

もし、作業を優先するのであれば電話やメールなどで打ち合わせを欠席する手続きを行いましょう。

作業よりも打ち合わせが優先されるのであれば、打ち合わせ終了後に作業をすぐに再開できる様な状態にしておきましょう。

どちらにしても、打ち合わせの10分前に一度、作業を止める事が必要となります。

打ち合わせの内容の予習

打ち合わせの内容を事前に予習をしておく事により、打ち合わせの内容が頭に入り易くなります。

また疑問に思った事をメモして、打ち合わせの中で疑問が解決しない場合は確認をして解決をする様にしましょう。

また、打ち合わせの席でお話しをしている状態は「今、お話しをしているポイントに集中」してします。

この為、全体を俯瞰して考える事は難しいのです。

事前の予習にて全体像を確認しておく事により「今、お話しをしているのはこの部分」と認識をしておく事で全体との整合を確認しながら打ち合わせを進める事ができます。

効率的で効果的な打ち合わせを行う為に打ち合わせ迄の10分間を利用して予習をしておきましょう。

水分補給やトイレ

打ち合わせに集中をすると、水分補給を忘れてしまいがちとなります。

水分補給を怠ると集中力が切れる要因となります。

この為、打ち合わせの10分前の時間を利用して水分補給をする様にしましょう。

そして、打ち合わせ中にトイレで席を立ってしまうと、その間のお話しの内容が分からなくなってしまいます。

一度、お話しの内容を見失ってしまうと、最後までお話しが理解できない状態となる可能性があります。

生理現象なので「絶対に行ってはいけない」と言う訳ではありません。

「なるべくトイレに立たなくても良いように準備をする」と言う事です。

くれぐれも、打ち合わせ中だからといって、限界まで我慢をしないようにして下さい。

水分補給やトイレは気分転換にもなりますので、「行なっていた作業」と区切りをつける意味でも有効です。

スマホなどでSNSやゲームはしない

打ち合わせの10分前に行なっていた作業に見切りをつけて、打ち合わせの時間まで余裕があるならば休憩をとっても良いでしょう。

休憩をとる事により打ち合わせにも集中できるので効果的です。

しかし、この休憩の間にスマホなどでSNSやゲームを行う事は避けましょう。

電話の着信の有無の確認程度であれば構いませんが、SNSやゲームを行う事は休憩をしている意味がありません。

また、打ち合わせの開始時間のギリギリまで、スマホを触っている事により、打ち合わせ開始直後はスマホへ気持ちが向いてしまっていて、集中ができません。

打ち合わせの10分前の休憩は有効ですがスマホなどでのSNSやゲームは控えるようにしましょう。

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simacatから一言

過去、打ち合わせの開始時間が守られなかった時代があります。

皆さん、ギリギリまでお仕事をされていて、開始時間が10分や20分遅れる事は頻繁にありました。

打ち合わせの参加人数が10名で開始時間が20分遅れると200分が無駄となります。

約3時間が何もしないでなくなる時間となり、非常に無駄な事なのです。

くれぐれも遅刻はせず、時間を厳守をし、効率的で効果的な打ち合わせになる様に準備をする様にしましょう。

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