ドキュメント作成のコツとは？！プレゼン資料、保存資料、議事録などの目的や作り方をご紹介？！
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はじめに
お仕事では様々な「ドキュメント」が存在します。
お仕事をはじめて間もない頃は「ドキュメントを読む機会」が多いですが、お仕事に慣れていくに従って「ドキュメントを作る機会」が増えていきます。
今回は「ドキュメント作成」について触れたいと思います。
「お仕事で作成するドキュメント」で主なものが「プレゼン資料」「保存資料」「議事録」となります。
この３つの「ドキュメント」の「目的と作り方」について簡単にご紹介をいたします。
職種により「ドキュメントを作成する機会がない」という人もいます。
「ドキュメントの作成」は実際に手を動かして頭を使わないと、なかなか上達しません。
お仕事では「ドキュメントを作成する機会がない」という人も今回ご紹介するポイントを参考にして、お勉強をして頂きたいと思います。
ドキュメントの作成
「ドキュメントの作成」として「プレゼン資料」「保存資料」「議事録」に絞り、それぞれの「目的」と「作り方」をご紹介いたします。
その前に「プレゼン資料」「保存資料」「議事録」に共通する注意点を挙げておきます。
- 誤字脱字をなくす
- 使用する言葉を統一する
- 文字の大きさを合わせる
- 文章は簡潔にする
どれも一般的な注意点となりますが、「ドキュメント」を作成する時は常に意識をするようにしてください。
なお「文字の大きさを合わせる」について、「強調させたい時」に「文字を大きくする」のは問題ありませんが、「多すぎる強調」は読みづらさの原因となるので注意をしてください。
プレゼン資料
目的
「プレゼンの目的」は「考え」を「伝える」事となります。
「考え」とは「自分の考え」かも知れませんし、「プロジェクトの考え」かも知れませんし、「会社の考え」かも知れません。
そして、「伝える」とは「特定の相手に理解をしてもらう」という事です。
よって「プレゼンの資料」を作成する時は「特定の相手への理解を意識する」必要があります。
作り方
「プレゼンの資料」は「特定の相手への理解を意識する」必要があります。
その為に、まずは「全体を俯瞰して見れるような内容」とするべきです。
「考えの細かい部分」まで資料に取り入れてしまうと「情報量が増える」事となります。
「情報量が多すぎる」と「理解の妨げ」となり、「相手に理解をしてもらう」事が難しくなってしまいます。
そして「理解をさせたい相手」にピントを合わせて「興味を持ってもらえる工夫」が必要になります。
その工夫として「プレゼン資料」を作る時は「シナリオ」が重要となります。
「シナリオ」とは、「伝えたい内容の順番や道筋」です。
この為、「シナリオ」をしっかりと吟味して整理をする必要があります。
ちなみに、「しっかりとしたシナリオ」は「スピーチをする場面」でも役に立ちます。
「シナリオ」は、「はじめに結果を伝えて、後から内容を付け加えていく方法」や「起承転結で作成していく方法」などがあります。
これらの方法については「相手や内容」により変化をさせるべきです。
例えば、「予算ありきのプレゼン」をおこなうなら「はじめに金額(結果)を提示して、その後に理由を加えていく形」が一般的となります。
「会社紹介」などは「社長紹介や会社概要から始まり、事業の内容の説明や事例を紹介して、最後は挨拶という形」が一般的となります。
いずれにしても「理解をさせたい相手を意識して効果的に考えを伝える事ができるシナリオ」が必要となります。
「シナリオ」ができたら「表紙の作成」と「シナリオに沿った目次」を作成し、「目次に沿って内容を作成する」という流れとなります。
「目次の作成」で注意をしたいのが、「目次通りの順番で資料が読まれる工夫」です。
例えば「ページ番号」をつけたり、「目次に書いた文言を各ページのタイトルに記載する」などとなります。
保存用の資料
目的
「保存用の資料の目的」は「情報を残す」事となります。
「保存用の資料」は「そのお仕事に従事している人が対象」となる為、「自分ではない誰かも読む事」を想定する必要があります。
ただし、「何も知らない人」が読むわけではなく、ある程度の「有識者が読む事が前提」となります。
「保存用の資料」には「法律で定められている物」があります。
例えば「請求書」や「納品書」などとなります。
あと「法律で定められている物」ではありませんが、「お仕事の継続」という視点で「会社にとって重要な物」があります。
こちらは「業務説明書」や「手順書」などとなります。
作り方
「法律で定められている物」については、ほとんどが決められたフォーマットとなるので、それに合わせる形となります。
「会社にとって重要な物」については、こちらも「フォーマット」が定められている会社がほとんどとなります。
もし、「フォーマット」がない場合は、これを機に作成しておく事をおすすめします。
「保存用の資料」は「内容」の他に「資料の作成に至る背景」も加えてください。
これは「資料の作成された背景や目的」が時間が経つにつれて担当者の変更などにより分からなくなっていく為となります。
議事録
目的
「議事録」は打合せや会議を行なった際に「どの様な事が話し合われ、どの様な事が決まったのか？」を記録として残す事が目的となります。
特に、「決めた事に対する経緯」と「誰が決めたのか」は明確にする必要があります。
また、その場で決められず持ち帰りとなった時は、「誰がいつ迄に回答するのか？」など責任の所在を明確にする事も「議事録の目的」の一つとなります。
作り方
「いつ、どこで、誰が、どのような事を誰に話したのか？」が内容となります。
よって「議事録」は「日時」「場所」「参加者」「議題」が「重要な情報」となります。
そして「誰が発言したのか？」といった事は後になって「言った言わない」を防ぐ為の情報になります。
「議事録」は、会議の進行に合わせて記載する必要がある為、取り敢えずはメモを作成し、後に清書をするやり方が一般的です。
清書が完了したら、出席したメンバー全員に「漏れや誤りがないか？」の確認をするようにしてください。
この「議事録」に「漏れや誤り」があると、今後の話し合いの内容が「ブレ」てしまう可能性があります。
最近は「ボイスレコーダーの利用」も増えていますが、場合によって「使用不可」となります。
「ボイスレコーダー」を利用する場合は、上司や管理者にあらかじめ相談をするようにしてください。
以上、「プレゼン資料」「保存資料」「議事録」の作成について、それぞれの「目的」と「作り方」でした
「プレゼン資料」は「理解をさせたい相手に対して」
「保存資料」は「自分ではない他の有識者に対して」
「議事録」は「参加をした全員に対して」
このように「利用する対象」を意識する事が「ドキュメントの作成」では重要となります。
なお、会社により「ルール」が存在する場合もあるので、「ドキュメント作成」の前に「ルール」を確認するようにしてください。
ドキュメント作成時の工夫
「ドキュメント作成時の工夫」となります。
文字の羅列は避け、絵やグラフを利用する
「ルール」がない限り「文字の羅列」は避けるようにしてください。
文字だけでは、読み手に「大きな負担」をかける事となり「理解力の妨げ」となります。
視覚的に理解ができる「絵やグラフ」などを利用する事で「読み手の負担」を軽減させる事ができます。
とはいえ「絵やグラフ」ばかりでは「何が言いたいのか分からない資料」となります。
「文字」と「絵やグラフ」をバランス良く配置して作成する事を心掛けてください。
レビューは必ず行う
「ドキュメント」を作成した時は必ず「自分以外の誰かの確認」をするようにしてください。
このような作業を「レビュー」と言います。
「レビュー」をする事により、自分の視点だけではなく、「他の人も理解ができるのか？」「内容に不備がないのか？」を確認する事ができます。
そして、特に「プレゼンの資料」は「上司やお客様に資料の内容を伝える事が目的」となるので、「レビュー」をする事により「プレゼンの練習」にもなります。
以上、「ドキュメント作成時の工夫」となります
「工夫」についてはネットや書籍などで「ドキュメント作成」について調べるのも良いのですが、まずは「自分の会社にある資料」を眺めて「工夫」を見つけて頂きたいと思います。
simacatから一言
「目的や作り方」や「ドキュメント作成時の工夫」を「ドキュメント作成のコツ」として意識をして頂きたいと思います。
「ドキュメント」は、「書かれている事を知らない人が読んでも理解ができる」ようにする必要があります。
よって「経験や慣れ」がないと「伝える事の難しさ」を痛感すると思います。
とはいえ「経験や慣れ」を得る事で作成効率は大きく変わります。
その為には「まずはやってみる」事が必要となります。
ぜひ、「ドキュメントの作成」を「自分の武器」として身につけて頂きたいと思います。
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