お仕事で文章や絵やグラフを作る時？！目的と伝えたい事を箇条書きで書き出しておきましょう？！
聞き流し用動画（YouTube）
はじめに
お仕事では「文章や表やグラフ」などにて、「自分が伝えたい事」を表現します。
この表現を何度も繰り返す中で、「うまく伝える工夫」を意識できるようになります。
この経験により、「表現をする力」や「伝える力」が身についていきます。
とはいえ、この経験が乏しい間は、どうしても「自分が伝えたい事」をうまく表現できません。
今回は、「表現する力を身につける為におこなう事」について触れたいと思います。
「文章や表やグラフ」を作る時、つい「作る事」に夢中になり、「本来の目的」を見失ってしまう時があります。
この「本来の目的」を見失わない為にも、ぜひ実践して頂きたいと思います。
目的を忘れない為に
お仕事で何かをする時は、必ず「目的」があります。
この「目的」について考え、その結果である「自分が伝えたい事」について「文章や絵やグラフ」を作成して表現します。
しかし、いざ「文章や絵やグラフ」で表現をする時、「さまざまな情報」を取り込んでしまいがちとなります。
そして、この「さまざまな情報」が「自分を混乱させる」事となります。
混乱により、「自分が伝えたい事のブレ」が発生し、「目的から外れた物」を作ってしまう事となります。
しかし、これは経験を積む事により、いつかは「さまざまな情報の対策」ができるようになります。
とはいえ、「今できる事」は意識をするべきです。
その為におこなう事が「目的の整理」となります。
「目的の整理」とは、「経緯・理由」「目標・達成したい事柄」を理解する事となります。
この理解にて、「何の為に文章や絵やグラフを作るのか？」が明確となります。
そして、あわせて、それに対する「自分の考え」も明確となります。
この「自分の考え」も明確になる事により、さらに、「さまざまな情報」から「必要な情報」を抜き出す事も可能となります。
したがって、「文章や絵やグラフ」を作ることよりも、「目的の整理」をしっかりとおこなう事が重要となります。
この「目的の整理」ができた時、その情報を「箇条書き」で残してください。
「箇条書き」は「読みやすい形」です。
「読みやすい形」なので、いつでも眺める事ができます。
「文章や絵やグラフ」を作成している間も、「目的」の確認をおこなう事で「自分が伝えたい事のブレ」を防ぐ事ができます。
目的に沿った文章や絵やグラフの作成
「目的」に沿った「文章や絵やグラフ」の作成についてとなります。
この「目的に沿う」為に、「文章」については「文脈や構成」の知識、「絵やグラフ」については「必要な情報の準備」が必要となります。
文脈や構成
「文章」を作るには、「構成」が必要となります。
「構成」とは、「本文」や「結論」などの「文章の要素の並べ方」となります。
「なぜ構成が必要なのか？」となりますが、それは「伝えたい事を上手に伝える為」となります。
この「構成」に誤りがあると、「何を伝えたいのか分からない文章」となる事があります。
したがって、「目的に沿う」為には、「構成」が重要となります。
「目的の整理」を行なった時、「経緯・理由」「目標・達成したい事柄」を理解しました。
これに当てはめると、「本文」が「経緯や理由」となり、「結論」が「目標や達成したい事柄」となります。
簡単な言い回しにすると、「こんな事があった」が「本文」で、「だからコレが必要になった」が「結論」となります。
これを意識するだけでも、「文章としては読みやすい物」となります。
なお、「構成」には様々なものがあります。
「一般的に利用されている構成」を挙げます。
- ３段構成（序論、本論、結論）
- PREP（プレップ）法（Point：結論、Reason：理由、Example：具体例、Point：最終結論）
- 四段構成、尾括構成（起承転結)
- 頭括構成（結論、主題や主張）
- 双括構成（導入の主題・主張、説明、結論の主題や主張）
各構成の詳細な説明は割愛致しますが、おもに利用されているのは、「３段構成」「PREP法」「四段構成」の３つとなります。
必要な情報の準備
「絵やグラフ」を作るには、元となる「情報やデータ」を準備する必要があります。
これは「情報やデータ」から、「絵やグラフ」を作る為です。
しかし、闇雲に「情報やデータ」を利用しても、「何を伝えたいのか分からない絵やグラフ」となります。
したがって、「目的に沿う」為には、「目的に沿った情報やデータを用意する」必要があります。
例えば、「売上のグラフ」を作るとします。
単純に「売上を知りたい」のであれば、「売上の情報やデータ」で問題はありません。
しかし、「売れ筋の商品を知りたい」ならば、「売上の情報やデータ」にプラスして、「商品とその販売数の情報やデータ」も必要となります。
「目的に沿った情報やデータを用意する」為には、「目的」を理解している必要があります。
「目的の整理」をおこなう事で、「目的」を理解し、「目的に沿った情報やデータの準備」をする事ができます。
ちなみに、「目的に沿った情報やデータ」には「プラスをする情報」もあれば、「マイナスをする情報」もあります。
「マイナスをする情報」とは、「目的に沿った情報やデータ」ではあるものの、「自分が伝えたい事がボヤけてしまう情報」です。
先ほどの「売れ筋の商品を知りたい」といった場合、「取り扱っているすべての商品」を利用すると、情報量が多すぎて、非常に見づらい「絵やグラフ」になる可能性があります。
したがって、この場合は、あらかじめ販売数の上位５位などに絞り込んだ方が「目的に沿う形」となりますし、「自分の考えを伝えやすい形」にもなります。
以上、「文脈や構成」と「必要な情報の準備」でした
「目的の整理」は「文章や絵やグラフを作るための設計図を作る事」となります。
したがって、「文章や絵やグラフ」が完成した後にも、「設計図」通りとなっているかの確認をおこなうようにしてください。
かりに、「不足」を感じたときは、「追加」するのもアリです。
できるだけ、「自分の考え」を伝えられるように、工夫をおこなってください。
simacatより一言
「文章や絵やグラフ」を作る時に気をつけたいのが「自分本位」とならない事です。
確かに「文章や絵やグラフ」を作る一番の目的は「自分の考えを伝える事」です。
しかし、これは「伝える事」ができないと意味がありません。
その為には「理解されやすい事を意識する」必要があります。
「理解されやすい事を意識する」為には、「他人本位」となる事です。
「他人本位」とは、「他人の事を最優先にする考えや行動」となります。
実は「文章や絵やグラフ」に限らず、「自分の考えを伝える」為には「他人本位」という考えが必要になります。
この「他人本位」を常に意識する事は、「伝える力の飛躍的な向上」につながる事となります。
コメント