ドキュメント作成のポイントをご紹介!!伝わるドキュメントを作成しよう!!

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ドキュメント作成のポイントをご紹介!!伝わるドキュメントを作成しよう!!

はじめに

今回は普段、お仕事にて作成する主なドキュメントであるプレゼン資料、保存資料、議事録の書き方について、簡単ではありますが作成ポイントをご紹介致します。

会社に入社しても、ドキュメント作成の機会がないと、中々資料の作成は身に付きません。

何事も経験を積む必要がありますし、悩む事もドキュメントを上手に作成する為には必要な事です。

過去に作成されたドキュメントを眺めて、勉強をしてみるのも良いと思いますが、今回ご紹介するポイントも参考にして頂ければと思います。

プレゼン資料

使用目的

プレゼン資料の作成目的は、誰かに見せる事です。

例えば、上司やお客様ですね。

惹かれる紙面が望まれますし、全体を俯瞰して、見れる様な内容である必要があります。

逆に細かい部分まで記載してしまうと、情報量が多すぎる為、理解が難しい資料となってしまうので、注意が必要です。

資料を見せる相手が決まっている場合が殆ですので、その相手に、ピントを合わせて理解をして頂く様に作成する事が大切です。

  • 全体像がわかる様にする
  • 情報量に注意する
  • プレゼンをする相手にピントを合わせる

書き方

プレゼンの資料は、しっかりとしたシナリオを作成する事が重要です。

シナリオとは、伝えたい内容の順番や筋道です。

この為、シナリオをしっかりと吟味する事が、必要です。

シナリオは、初めに結果を伝えて、後から組み上げていく方法や起承転結で作成していく方法があります。

これは、プレゼンをする相手や内容によって、検討する必要があります。

例えば、予算ありきのプレゼンを行うのであれば、初めに金額(結果)を示し、その理由を後述(組み上げ)していく形が一般的です。

会社紹介などは、自社の社長紹介や会社概要から始まり、事業の内容の説明や事例を紹介して、最後はご挨拶で締めます。

プレゼンの内容に沿ったシナリオを作成しましょう。

実際の資料の書き方は、初めに表紙を作成し、シナリオに沿った目次を作成し、目次に沿って作成するのが一般的です。

目次を作成する場合に注意をしたい点が、目次通り順番に、資料が読まれる工夫です。

例えばページ番号をつけたり、目次に書いた文言を各ページのタイトルに記載する事です。

相手に、こちらの意図が順番通りに、間違いなく伝わる様にしましょう。

  • プレゼンの目的に沿ったシナリオを検討する
  • シナリオに沿った資料を作成する

保存資料

使用目的

保存用の資料の主な目的は、自分ではない誰かが読む事を想定して作成します。

そして、作成するドキュメントの殆どが、保存用として用いられます。

保存用の資料は、法律で定められている物で、例えば請求書や納品書と言う物がありますし、使用説明書なども、これに含まれます。

  • 自分ではない誰かが読む事を想定する
  • 法律で保存が義務付けられている資料もある

書き方

法律で定められている物については、殆どが定められたフォーマットがありますので、そちらに記入をする形となります。

その他で、作成が必要な物についても、雛形が用意されている事が多いので、雛形に合わせた形で記載をします。

もし、雛形がない場合は、これを機に作成しておく事をお勧めします。

雛形によって、ある程度の記載ルールも規定しておく事が重要です。

記載ルールの例えですが、資料のタイトル、資料の作成を行う背景と内容は最低限必要となります。

特に「資料の作成に至る背景」が重要となります。

時間が経つにつれて、担当者の変更などにより、資料がどの様な目的で作られたのかが、分からなくなってしまいます。

これを防ぐ為の記載となります。

  • フォーマットがあれば、それに従い記入する
  • フォーマットがなければ作成する(合わせて記載ルールも規定する)

議事録

使用目的

打合せや会議を行なった際に、どの様な事が話し合われ、どの様な事が決まったのかを記録します。

特に、「決めた事に対する経緯」と「誰が決めたのか」を明確にする事が、目的となります。

また、その場で決めれず、持ち帰りとなった時は、「誰がいつ迄に回答する」のか、責任の所在を明確にする事も、目的の一つとなります。

  • 話し合われた内容や決定事項を記録する
  • 持ち帰りで決定する際は責任者を明確にする

書き方

いつ、どこで、誰が、どの様な内容について話しをしたのかを明記します。

特に「誰が発言したのか?」といった事を記載する事により、後になってから言った言わないを防ぐ事となります。

議事録は、会議の進行に合わせて記載する必要がある為、取り敢えずはメモを作成し、後に清書を行うやり方が一般的です。

清書が完了したら、打合せや会議に出席したメンバー全員に、抜けや誤りがないかを確認して頂きましょう。

この議事録に誤りがあると、後々の話し合いの内容にブレが生じてしまう事があります。

最近は、ボイスレコーダーに記録する手段もある様です。

どの様な手段であっても、記載漏れがなければ有効だと思います。

  • いつ、どこで、誰が、どの様な内容を話し合い決定したのかを明記する
  • 取り敢えずはメモを作成し、後に清書を行う
  • 清書後、打合せや会議に出席したメンバー全員に確認を依頼する
  • ボイスレコーダーに記録する手段もある

工夫

文字の羅列は避け、絵やグラフを利用する

ルールがない限り、資料を作成する際は、文字の羅列は避けましょう。

文字ばかりですと、読み手の負担が大きくなります。

視覚的に理解ができる、絵やグラフなどは、読み手の負担も軽減されます。

バランス良く配置して、作成する事を心掛けましょう

レビューは必ず行う

保存資料を作成した際は、必ず第3者に確認をして頂きましょう。

この様な作業を「レビュー」と言います。

レビューをする事により、自分の視点だけではなく、「他の方も理解ができるのか?」「内容に不備がないのか?」を確認する事ができます。

そして、特にプレゼンの資料は、上司やお客様に資料の内容を伝える事が目的となるので、レビューによるプレゼンの練習は必須の作業となります。

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simacatから一言

簡単ではございますが、ドキュメントの作成ポイントをいくつか挙げました。

ドキュメントは、そこに書かれている事を全く知らない人が読んで理解できる様にする事が重要なポイントとなります。

自分が分かっている事を伝える物なので、経験や慣れといった事で作成効率はかなり変わります。

逆に、慣れてしまえば大切な武器になる物ですので、是非、身に付けましょう。

因みに、私自身が昔に作成したドキュメントを最近読んだ時、理解に苦しむ内容でした。

どの様なポイントを抑えれば人に理解して頂けるのかについては、まだまだ勉強中です。

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