【ざっくり解説】要件定義とは？！要求する立場で必要な事柄を簡単解説！！

【ざっくり解説】要件定義とは？！要求する立場で必要な事柄を簡単解説！！

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はじめに

現在、何でもかんでもIT化が進んでおり、今のお仕事をIT化させる為に、専門の業者（ITベンダー）にお願いをする事があります。

そして、その際に、専門の業者から受け取る物が、要件定義書となります。

要件定義書と言われてしまうと、敷居が高い様に感じますが、簡単に例えます。

自分のお家を建てるとします。

お家を建てる時、自分の「要求」という物があります。

そして、実際にお家を建て始める前に、「要求した事柄が、業者に理解されているのか？」を確認する必要があります。

自分が「要求」した外観や内装となっているのか？

自分が「要求」したキッチンやバスルームとなっているのか？

そして、業者が「要求」された事柄に対して、対応策を検討する事が「要件定義」となります。

この「要件定義」の中では、具体的にお家の外観や内装やキッチンやバスルームを模型やイラストや説明書などの「提示物」として、作成します。

これを確認し、「要求した事柄が、業者に理解されている」事を確認する事ができます。

この「提示物」が、「要件定義書」となります。

この「要件定義書」が元となり、お仕事のIT化へ向けた開発作業が、行われていきます。

しかし、「要求」に漏れがあった場合、それは要件定義書には反映される事はありませんし、要求定義書に「要求」していない事柄が記載されている場合は、余計な作業が発生します。

要件定義書に不備があった時、自分の「要求」が満たされない物が出来上がりますし、余計な作業が発生すると、余計なお金がかかってしまう場合があります。

今回は「要求をする立場」で、「要件定義」について簡単に解説いたします。

要件定義とは

「要件定義」とは、「要求」を満たす為の「解決手段を定義する」事となります。

現在の状態に問題がある為、その問題を解決したい事が「要求」となります。

まず、具体的に「要求」を提示する必要があります。（「要求」の提示として「RFP：提案依頼書」という物があります。）

「現状がどの様になっているのか？」を知り、「要求」を加えて、望んでいる姿を検討する事が「要件定義」となります。

そして、「要件定義」を文章化した物が「要件定義書」となります。

「要件定義の作業」とは、「要件定義書の作成」と「作成された要件定義書の内容に過不足がないか？」「本当に要求は満たされるのか？」を自社と業者の双方で確認をし、確定する事となります。

業者への支援

要件定義では、「業者への支援」を極力行うようにしてください。

要件定義を行う為には、「現状」を知る必要があります。

「現状がどの様になっているのか？」を知る為に、「現在の業務フロー」、「作業手順書」、「作業者へのヒアリング」などが行われます。

本来であれば、「現在の業務フロー」や「作業手順書」があれば、「作業者へのヒアリング」は不要と考えられますが、「現在の業務フロー」や「作業手順書」が最新の状態に更新されていない場合があります。

「要件定義書」の漏れをなくす為にも、極力「作業者へのヒアリング」を業者に行わせるようにしてください。

「現在の業務フロー」や「作業手順書」のみを渡して、それだけで「要件定義」を依頼してしまうと、追加で「要求」を出しても、別途、費用を請求される事となります。

また、「要件定義」が終わってしまうと、それ以降に発生した「要求」についても、別途対応として、費用を請求される事となります。

「要件定義」では手を抜かず、業者の協力依頼には積極的に関わり、支援を行ってください。

確認するべき点

要件定義書の「確認するべき点」を解説します。

「現状の作業」に、「要求」を盛り込んだ物が、「要件定義書」となります。

一般的に要件定義書で確認するべき点を挙げます。

「1.概要」、「2.経緯や目的」については、自社と業者とで、共通認識ができているのかを確認します。

「3.要求一覧」は「要求をした事柄の一覧」となります。

漏れや余計な物がないかを確認して下さい。

「4.業務フロー」は、「要求が満たされているのか？」の確認となります。

この時、「現行の業務フロー」との比較にて、変化点を確認して下さい。

そして、「作業の難易度」や「想定される作業時間」についても確認が必要です。

「要求」が満たされた結果、「作業が複雑」となったり、「作業時間が長くなった」場合、「本当にそれで良いのか？」の確認を自社内で行わなくてはいけません。

最後に、「5.対応しない事柄」となります。

少し分かりづらいと思いますが、「現状がどの様になっているのか？」の調査にて、様々な問題点が見つかる場合があります。

本来であれば、すべて「要求」に取り込めれば良いのですが、それでは規模が大きくなり、想定していた費用を大きく超えてしまう場合があります。

この為、見つかった問題点であっても対応を絞り込む必要があります。

この時に、「対応しない事柄」として、提示を求め、確認をする必要があります。

やらない事を明確化しておく事は、後のトラブルの回避に繋がります。

simacatより一言

「要件定義書」は、後の「言った、言わない」を避ける為にも、なるべく詳細である事が理想です。

しかし、あまり細か過ぎても、理解に苦しむ物となります。

また、業者によっては、理解しづらい物を提示する場合があります。

基本的に、「要件定義書は誰が読んでも理解ができる物」である必要があります。

口頭によるフォローをして、その場を取り繕う業者もありますが、口頭では後に残りません。

自分が読んで、理解ができない場合は、業者側へ再作成の依頼を行いましょう。