【ざっくり解説】お仕事を依頼するのは気が重い？！お仕事を依頼する時のマナーとは？？
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はじめに
お仕事を人に行って頂く様に、お願いをする行為を「依頼」と言います。
お仕事をして貰う行為となりますが、お願いをし易い人に対してなら問題はありませんが、お願いをし辛い人に対しては、少々ためらってしまいます。
本来、その様な状態であれば、根本的に、何か対策を取るべきです。
とは言え、環境がどの様に良い方向へ変わっても、性格により思ってしまう人もいらっしゃるかと思います。
今回は、人にお仕事を依頼する時の最低限のマナーをご紹介致します。
最低限のマナーに従い、自信を持って、お仕事の依頼をして頂きたいと思います。
依頼の準備
お仕事を依頼する為には「準備」をする必要があります。
これは、「お仕事を依頼する人の責任」である事を理解して下さい。
準備の内容となります。
- 依頼する作業の明確化（ゴールの明確化）
- 期限の明確化（難易度の考慮）
- 予備情報の提供（関連担当者の紹介、必要情報の提供 など）
お仕事の依頼をする前の準備として、最低限、必要な情報となります。
「依頼する作業」ばかりに目が行き、「後は自分で考えてやっておいて」というのは、最低の依頼方法です。
依頼をされた担当者が、依頼された内容で悩む事はあっても、「その他の事で悩む事は時間の無駄」ですし、「失礼な行為である」と考えて下さい。
例えば、お仕事を依頼する時に、「何となく、こういう物が欲しい」とした場合、あまりにも要求が曖昧過ぎています。
依頼内容が曖昧な状態で、お仕事を依頼してしまうと、「終わりの形が見えない」為、「何を持って終了」となるのかが、分かりません。
また、お仕事を依頼した人も、「完了」の形が分かりません。
もし、「曖昧な形でしか依頼をする事ができない」のであれば、まずは、「曖昧な形をハッキリとさせる」事を依頼内容とするべきです。
そして、「いつまでに終わらせる」といった「期限」も明確にするべきです。
「今月中に適当にやっておいて」と言っておいて、１週間後に「今週中に依頼した作業を終わらせて欲しい」と言われても、依頼をされた担当者にも都合があります。
また、依頼をする担当者の能力を無視して、期限の設定が行われるケースがあります。
お仕事を依頼をする時に、勘違いをしている人が多いのですが、期限を設けて、完了しなかった場合は「依頼をした人の責任」です。
依頼を受けた人を責める場面がありますが、担当者の能力を考えずに依頼をした人に、問題があるのです。
したがって、お仕事を依頼する時は、しっかりと担当者の能力を把握して、可能な期限を設定しましょう。
そして、良くある事が、「不明な点の問合せ先」で名前とメールアドレスや電話番号だけ伝え、「何かあった時はその人に確認をして」とだけ言われるケースです。
依頼をされた担当者は「知らない人に問い合わせをする」事となりますし、問い合わせを受ける人は「知らない人から質問を受ける」事となります。
人に依頼をする際、第三者の助けが必要となる可能性がある時は、その第三者との架け橋を事前に行い、スムーズに問い合わせが行える様に「地ならし」をしておく必要があります。
以上の様に、お仕事を依頼する際は「準備」があり、これをしっかりと行っておく事により、「依頼をする方」も、「依頼をされる方」も、作業を進めやすくなります。
作業の依頼
「作業の準備」が整ったら、「作業の依頼」となります。
できるだけ、「作業を依頼する、担当者の気持ちを汲んだ依頼方法」を行って下さい。
例えば、「メールだけで良いという人」もいれば、「対面でお話しを伺いたい人」もいるでしょう。
なるべく担当者に、ストレスなく作業に入れる様に、気を配って下さい。
なお、依頼をする時は必ず、「いつ」「だれに」「どの様な依頼をした」といった記録は残してください。
こうした管理を行い、お仕事の「依頼の漏れ」や「依頼の重複」の発生を防いで下さい。
途中経過の確認
「作業の依頼」が終われば、「あとは期限を待つばかり」と考えてしまいがちです。
しかし、「期限」が依頼日の翌日や、翌々日などであれば良いのですが、１週間後や１ヶ月後など、期限までの期間が長くなればなる程、「途中経過の確認」が必要となります。
担当者に「期限」を守ってもらうのも、「依頼をした人の責任」となります。
たとえば、期限前日に担当者から、「期限に間に合わない」と連絡を受けたとしても、「期限を守る為のフォロー」をする事ができません。
酷い場合だと、担当者が第三者に質問のメールをして、何週間も返事がこないまま放置し、期限の日に「第三者が回答メールを返さないから、作業が終わりませんでした」と言われる場合があります。
この様な事を防ぐ為に、作業を依頼する時に、一定の期間で「途中経過の連絡」を行って貰う様にします。（進捗の確認とも言います）
なお、一定の間隔とは、「担当者の性能」にて考慮する事をお勧めします。
本来は毎日、連絡を頂きたい所ですが、お仕事の依頼をした数が多くなると、確認をするだけで、多くの時間が割かれてしまいます。
たとえば、「責任感があり、実績もあり、信用できる担当者」なら、３日に１回とし、「無責任で、実績もなく、信用ができない担当者」なら、毎日とするなどです。
もちろん、不明な点や確認事項は随時連絡としたり、第三者へ確認をする際は必ず共有をして頂く事はルールとして下さい。
「途中経過の確認」をする事で、「依頼したお仕事が、確実にゴールへ向かっているのか？」を把握する様にして下さい。
成果物の確認
「期限」を迎え、依頼をしたお仕事が完了となりました。
依頼をし、完了したお仕事の内容を「成果物」と言います。
最後に「成果物の確認」となります。
成果物が「依頼をした事柄となっているのか？」を確認して下さい。
この、最後の「成果物の確認」を怠った結果、簡単なミスに気付かずに、広く伝わってしまう場合があります。
そして、「成果物の確認」で問題がない事が確認できたら、担当者にしっかりと「お礼」をして「感謝」を表して下さい。
お仕事は１回や２回で終わらず、今後も繋がり続ける物と認識して下さい。
次もあります。
次も、お互いが気持ちの良い気分で、お仕事を依頼し、引き受けて貰える様に、「お礼」と「感謝」を忘れないで下さい。
simacatより一言
お仕事を依頼する事になれてしまうと、「依頼をする事」と「進捗の確認」に必死になり、担当者の事を考えない言動などをする人がいます。
お仕事とはいえ、人に依頼をする事です。
最低限の礼儀は守るように心がけたい所です。
過去にこれは最低だと思った事があります。
「お仕事を依頼」する人が、依頼をするだけして、経過の確認もせず、結果の確認もせず、そのまま、お客様に渡してしまいました。
お客様に渡した後に不備がある事が発覚しましたが、その依頼をした人は、「担当者が悪い」「担当者の責任」と平気で言いました。
お客様も、さぞ呆れた事でしょう。
この様な人とは、一緒にお仕事をしたくはありませんね。
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