手順書が理解できない?!なら自分が理解できる自分専用の手順書を作ろう!!

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手順書が理解できない?!なら自分が理解できる自分専用の手順書を作ろう!!

はじめに

お仕事には「手順書」がつきものです。

「手順書」があれば、記載されている手順を手掛かりに、最低限の作業を自分だけで行う事ができます。

分からない事が出てきた時だけ、質問をして、教えて貰えば良いのです。

しかし、手順書には分かり辛い物もあります。

作成した人や、利用する人の能力に、左右される部分があります。

従って、「元々ある手順書」は「完成された物」と思わない事が重要です。

お仕事を教わる時に渡される「手順書」は、あくまでも「参考資料」と位置付けましょう。

その「参考資料」を元に、自分が理解しやすい様に直し、自分に分かり易い、「自分専用の手順書」を作りましょう。

そして、覚えては別のお仕事を教わり、都度、「自分専用の手順書」を作成と更新を繰り返し、たくさんのお仕事をこなせる様になりましょう。

手順書はあくまでも参考資料

「手順書」として渡されてしまうと、どうしても「手順書」が正しいと考えてしまいます。

そして、自分の考え方と一致しない事が「手順書」に書かれていると、どうしても記憶する事ができません。

この時、「自分の考えとの不一致」を質問して、そして「回答」を得て、納得をしたのであれば、理解して、記憶に留める事ができます。

しかし、「手順書」のみを信じて、鵜呑みにしてしまうと、「考える」事を行わない為、記憶に留める事はできません。

「手順書」はあくまでも「参考資料」とする事で、その資料の全てを信じる事はなくなります。

「記載されている事の意味」「本当に正しい動きなのか?」を意識し、疑いを抱く事となります。

そして、疑いを抱く事により「意味」を考え、「動き」を考え、出した答えに誤りがないのかを質問をする事となります。

「手順書」を「参考資料」とする事で、「考える」というプロセスが発生し、「回答」を得る事で、本当の意味での「手順」を理解する事ができます。

考えた結果を残しておく

「手順書」を疑い、「自分の考え」から「回答」を得て、終わりではありません。

「回答」をしっかりと情報として残して置く事で、「自分専用の手順書」を作る事ができます。

「自分専用の手順書」は、「自分の考え」と「自分の言葉」で綴られている為、読み易く、理解し易い内容となっています。

「自分専用の手順書」を作る良い点は、「自分の考え」と「自分の言葉」にて作られている為、数年後も理解できる内容となっています。

従って、暫く作業から離れた場合でも、「自分専用の手順書」を見直す事で、元の作業レベルを取り戻す事ができます。

もちろん、時間が経つ事により、作業の内容に変更が発生している可能性もあるので、確認をする必要はあります。

その確認の際も、その時の「手順書」を「参考資料」として、「自分の考え」から「回答」を得て、「自分専用の手順書」を更新してください。

自分専用の手順書

「自分専用の手順書」を作成する際の注意点となります。

  1. 必ず番号を付番する(メモをとる時、番号で関連付けが行える為)
  2. 「手順書」の記載内容、「自分の考え」、「回答」を記載する
  3. 人からの情報も付与する
  4. 更新が発生した際、なぜ更新がされたのかを記載する
  5. 更新が発生した際、古い情報は消さない(古い情報である事が分かる様にする)
  6. 更新が発生した際、更新した日付を加える

一番初めに「自分専用の手順書」を作成した時「どの様な自分の考えがあったのか?」、変更が発生した時「どの様な経緯で変更となったのか?」といった履歴も加える事により、自分の記憶の裏付けとなります。

過去に「手順」が変わり、その時は理解をしていても、後に「どうして手順が変わったのか?」と確認された時、その理由は記憶には残っていないか、曖昧な回答しかできません。

その為にも履歴の情報はしっかりと残しておく様にしましょう。

自分専用の手順書がオフィシャルの手順書となる事も

「自分」の為だけに作った「自分専用の手順書」ですが、その作業を長く従事していると、オフィシャルの手順書となる場合があります。

オフィシャルとは、「公的」と「公認」という意味となります。

それまでは「教えられる立場」で「手順書」に従い、作業を行う立場だっとしても、作業に長く従事する事により、「作業を教える立場」となる事は、珍しい事ではありません。

この時、「元々あった手順書」をそのまま使って、教育を行いますか?

「元々あった手順書」を信用する事はできますか?

「手順書」は中立の物で、「誰が読んでも同じレベルとなる」様に作成されている事が殆どです。

そして、「イレギュラー発生時の対応手順」は混乱を招く為、殆ど記載していません。

もし、「自分」が教育をするならば、何かとフォローが必要な「元々あった手順書」を利用するでしょうか?

それならば、「自分の知識」が詰まっている、「自分専用の手順書」を最新化し、不要な部分は削除をして、「新しい手順書」とした方が、教育を行う立場としては楽ではないでしょうか?

「正規の手順」「イレギュラー発生時の対応手順」「QA」にてまとめる事により、「新しい手順書」とする事ができます。

なお、「元々あった手順書」を変更する時は、必ず管理責任者に確認を行ってください。

勝手に差し替える事がない様に、ご注意ください。

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simacatより一言

お仕事を中々覚えられないと言う方は、面倒でも「自分専用の手順書」を作る様にしましょう。

当たり前ですが、お仕事ですので、復習の時間を頂けないのであれば、就業時間内に「自分専用の手順書」を作る事はできません。

この場合、自分のプライベートの時間を削る事となってしまいます。

しかし、「作業を覚えたい」という気持ちがあるならば、プライベートの時間を削ってでも、時間を作る様にしましょう。

あまり「覚えよう」としないで、自然に考えられる状態となる事が、作業を覚える理想の形です。

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