お仕事の見える化は大切?!自分の作業・時間・成果から行ってみよう!!

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お仕事の見える化は大切?!自分の作業・時間・成果から行ってみよう!!

はじめに

多くの企業で「見える化」を行っています。

対象は「原価」であったり、

「費用」であったり、

「売上」であったり、

様々です。

小さな企業ですと、それほど問題とはなりませんが、

大きな企業になればなるほど、

「何にお金がかかっているのか」「どこにお金をかけるべきか」が

分からなくなってしまいます。

この為、「見える化」を行い、

企業が持っている資産を有効に活用するように、

判断や行動を行います。

それでは、「個人レベルでは不要なのでは?」と

思うかも知れません。

その様な事はありません。

「見える化」に慣れる為にも、

「自分の状態を客観的に見る」為にも、

まずは自分視点で行って見ましょう。

見える化とは

そもそも「見える化」とはなんでしょう?

「見える化」とは「可視化」とも言われます。

単なる文字列や数字の羅列を見ただけでは、

何を意味しているのか、

何が起きているのか、全く分かりません。

「もし、文字列になんらかの関係性があるならば」、

「もし、数字の羅列同士で関係性があるならば」、

それを分かりやすく表現をする事が、「見える化」です。

それは「関連図」であったり、

「グラフ」であったり、

様々な表現方法がありますが、一つだけ約束があります。

それは「分かり易い事」です。

それを見る事により、

「何が起きているのか?」「何をするべきか?」が

理解できる物である必要があります。

そして、早く理解をする事により、

次の行動を取りやすくなります。

商品Aより商品Bが売れているなら、

商品Bの販売に力をいれるべきです。

北海道で作るより、

沖縄で作った方が安ければ、

沖縄で作るべきです。

夏よりも冬の方が作業の効率が良いならば、

夏は休みを多くして、冬に集中をして作業をするべきです。

実際には、もう少し複雑な対象を

「混ぜ合わせて分析」をして行うのですが、

分かりづらい情報を分かり易く表現をする事に変わりはありません。

そして、常に「見える化」を意識する事により、

根拠のある数字同士を重ね合わせて表現をする為、

分かり易いアウトプットをする事ができます。

単なる言葉だけとは、説得力に違いが出てくるので、

意識して用いて作業を行うべきです。

自分の作業

始めに行うのが「自分の作業」です。

自分の作業ですので、自分が一番把握をしている必要があります。

具体的に何をするのか?

それは「スケジュール表」の作成です。

「スケジュール表」は「いつまでに、これをやる」という情報です。

カレンダー調にして日付を色で塗り潰して、工夫を行っても良いでしょう。

ただし、「スケジュール表」には

現在行っている作業の「進捗状況」を反映させる必要があります。

「予定ではここまで終了している筈」ですが、

「実際はここまで終了している」事を表現する事で、

「次の作業への影響」を一目で理解する事ができます。

また、作業の優先順位の変更を依頼され、

作業の順番を変更する事もあるでしょう。

この様な時も言葉で現在の作業の状況を説明するよりも、

「スケジュール表」を利用する事で把握ができるので、

無駄に会話をする必要がない為、効率的と言えます。

まずは、自分の作業から取り掛かりましょう。

自分の時間

「自分の時間」とは、「作業にかかる時間」です。

作業Aはこれだけの時間が掛かった。

作業Bはこれだけの時間が掛かった。

これらの情報を利用する事により、

「自分が得意な作業」と「自分には不得意な作業」を

把握する事ができます。

これは、数字として現れる為、

「自分の好み」に影響する事はありません。

例えば、「計算は苦手」「文章を書くのが好き」と考えていても、

「計算」の時間の方が短い時間で終わる場合があります。

もちろん、「精度」の問題はありますが、

作業として完了しているので無視できる物とします。

この様に自分の本質も数字として現れるのです。

また、視点に「朝」「昼」「晩」の様に時間帯の要素を組み込んだ時、

同じ作業をしていても、「朝」の作業時間が短ければ、

その作業は「朝」に行った方が効率が良い事が分かります。

この様に自分の本質も理解をする事ができます。

自分の成果

「自分の成果」とは、「自分がどれだけ、貢献できたか」です。

「貢献とは?」とは「力を駆使して役にたつ」という事です。

「売上額?」

「費用の削減額?」

「お給料?」

「賞与?」

「昇給?」

「昇格?」

「昇進?」

お金ではかる事ができるならば、それを用いるのが早いです。

しかし、事務などのお仕事をしていると、

お金ではかる事は難しいでしょう。

お金ではかれない「貢献」を知るには、

どの様にすれば良いでしょう?

それは、「自分の作業の把握」や「自分の時間の把握」をした結果、

自分の作業の効率化がはかれた後に、

「自分の周り人も、どれだけ効率化がはかれたのか?」を数値化する事です。

「自分の作業の把握」を他の人にも利用して、

効率的に作業を行った結果、

「ある単位(例えば1ヶ月)でどれだけの作業が行えたのか?」を

数値化できます。

「自分の時間の把握」を他の人にも利用して、

効率的に作業を行った結果、

「各作業に掛かっていた時間がどれだけ短くなったのか?」を

数値化できます。

分析を行う範囲が広くなるほど、

さらに違う視点や多くの分析が必要となりますが、

そこからは「人の相性」も把握できるかも知れませんし、

「更に良くなるヒント」が見つかるかも知れません。

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simacatより一言

「見える化」について、

「自分の事」は第一歩に過ぎません。

更に色々な事に興味を持って頂き、

分析の対象範囲を広げていって頂ければと思います。

そして、注意点があります。

それは「比較対象」です。

情報があれば、それに越した事はないのですが、

比較対象を間違ってしまうと、認識が誤ってしまう場合があります。

例えば、

「価格が安く冬だけに1200万個売れている季節物の商品A」と

「価格は非常に高く年間12個売れる季節に関係のない商品B」が

あるとします。

総売上額が同じ時、販売数のみ、

グラフで表現をすると「商品B」の線は下を這いずった状態となります。

「商品A」も「商品B」も大事にしたい商品ですが、

販売数だけで見ると「商品B」は早々に切り捨てられてしまいます。

分析に用いる情報はしっかりと吟味をし、

「必要な情報」を用いて分析をする必要があります。

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