お仕事では整理整頓を日課とするべき?!整理整頓はお仕事の効率化に繋がる!!

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お仕事では整理整頓を日課とするべき?!整理整頓はお仕事の効率化に繋がる!!

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はじめに

お仕事をしていると、資料が溜まってしまう経験をした事がないでしょうか?

「いつか、使うかも知れない」と残して置いて、そのまま放置して、山積みとなってしまったりもします。

最近は「ペーパーレス化」も進んでいる為、大量のメールやドキュメントファイルで、領域不足となる事もあるかと思います。

できれば「整理整頓」をして、「いつでも重要な情報は保存し、必要な情報をいつでも取り出せる状態」にしておきたい所です。

しかし、「残しておく物」と「捨てて良い物」の判断ができない為、どうしても「整理整頓」は後回しになってしまいます。

その結果、「重要な情報を保存する為の領域の確保」や「必要な情報を取り出し」に、「労力」と「時間」を消費してしまいます。

効率的にお仕事をする為に、「整理整頓」はしなくてはいけません。

そして、「整理整頓」を「日課」とする事で、お仕事の効率を上げて頂ければと思います。

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そもそも整理整頓とは

「整理」とは「乱れている物を揃える」「不要な物を取り除く」、「整頓」とは「いつでも取り出せる様にする」「誰にでも分かる様に配置する」という意味となります。

お仕事に於ける「整理整頓」とは、「必要な時に、必要な情報を、いつでも素早く取り出せる状態にしておく事」となります。

例えば、書類の山が机にあるとすると、「目的の情報」を探すのに時間がかかってしまいます。

これは、パソコンに保存されたメールやドキュメントファイルも同じです。

探す対象が多くなるほど、「目的の情報」を探すのに、時間がかかってしまいます。

また、メールやドキュメントファイルの場合、同じ内容でもバージョン(修正版)を幾つも作ってしまうと、どれが目的の情報なのかが、分からなくなります。

この様な事が起きない様に「必要最低限の情報」と「正確な情報」に絞り込む必要があります。

そして、机の上には限りがある為、「情報を残す領域」にも限りがあります。

この為、「不要な情報」を捨てないと、「新しい情報」を取り入れる事ができません。

従って「整理整頓」には、「不要な情報を捨て、新しい情報を取り入れる領域を作る」という目的もあります。

「必要最低限の情報と正確な情報」

「必要最低限の情報と正確な情報」とは何でしょう?

それは、「その情報だけがあれば良い」という事です。

例えば、「バージョン(訂正版)を作る事により、メールやドキュメントファイルのタイトルが同じでも内容が部分的に違う」場合があります。

この場合、「すべての内容を確認して、目的の情報を探す」事となります。

また、「同じ事を説明している物が複数ある」場合もあります。

この場合、「全ての内容を確認して、比較をする」事となります。

どちらも、「整理整頓」をしていない為に「中身を確認する作業」が必要となります。

この部分が「非効率」となります。

「整理整頓」がされていれば、「必要最低限の情報」で「正確な情報」である為、「中身を確認する作業が必要がなくなる」事となります。

どの様に整理整頓をするか

「どの様に整理整頓をするか?」についてですが、「要る物」と「要らない物」に分類をします。

  1. 明らかに要らない物
  2. 要るかも知れない物
  3. 要る物
  4. 絶対に要る物

「2.要るかも知れない物」と「3.要る物」で迷った時は、ここで悩むのは時間が勿体無いので、「3.要る物」で構いません。

そして、各分類ごとに保存期間を設定し、分類の変更をおこなった時を保存期間の開始とし、保存期間を迎えたら分類の変更をおこないます。

保存期間は、「明らかなに決まっている物以外」は、なるべく短めに設定をしてください。

保存期間と分類変更の動きの例を挙げます。

尚、保存期間は例えとなりますので、必要に応じて、ご自身でお決め頂ければと思います。

「1.明らかに要らない物」は捨ててしまいます。

「2.要るかも知れない物」は、「保存期間を1ヶ月」とし、保存期間を迎えたら、「1.明らかに要らない物」に分類を変更します。(捨てます)

「3.要る物」は、「保存期間を半年」とし、保存期間を迎えたら、「2.要るかも知れない物」に分類を変更します。

「4.絶対に要る物」は、「保存期間を1年間」とし、保存期間を迎えたら、「3.要る物」に分類を変更します。

日々のお仕事の中で、利用した物は「4.絶対に要る物」となるので、分類と保存期間の変更をおこないます。

逆に保存期間の間、利用しなかった物については、「4.絶対に要る物」の場合は「3.要る物」に、3.要る物」の場合は「2.要るかも知れない物」に、それぞれ分類と保存期間を変更します。

そして、「2.要るかも知れない物」については、保存期間の間、利用しなかった場合、「1.明らかに要らない物」となり、削除となります。

そして「毎日」、この分類の確認を行い、分類の変更をおこないます。

「バージョン(訂正版)」が複数存在する場合、どれが必要な物なのかを探して、「4.絶対に要る物」に分類をし、「他のバージョン(訂正版)」は「3.要る物」に分類をします。

また、同じ内容の物が複数存在する場合、できれば「まとめる作業」をして頂きたいのですが、難しい場合は「1セット」として分類をします。

そして、情報を探す時は「4.絶対に要る物」から順に行います。

基本的には「4.絶対に要る物」か「3.要る物」に探し物はある筈ですが、見つからない場合は「2.要るかも知れない物」を探します。

この様にして、探す対象を絞り込む事により、探す時間を減らし、不要な情報の削除を行う事ができます。

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simacatから一言

「整理整頓」はビジネスを行う上で、「基本のスキル」です。

これができる人は、どの様なお仕事も、スムーズにこなす事ができます。

何故ならば、「頭の中」でも「整理整頓」ができるからです。

人の頭も「領域」は決められています。

不要な情報を捨てないと、新しい情報は入りません。

「整理整頓」ができる人は、不要な情報は捨てて、上手く「領域」を作る事ができる為、新しい情報を取り込む事ができます。

そして、情報の要不要の選択は、情報を得ている時からおこなっている為、必要な情報のみを効率的に収集する事ができます。

しかし、いきなりその様な人間になる事は難しいと思います。

まずは、お仕事にて「整理整頓」を身に付けてください。

「整理整頓」が身に付けば、「考え方」にも良い影響を与えてくれます。

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