お仕事では効率が大切？！効率を意識する？！効率的にお仕事を進めるためのポイントとは？！

お仕事では効率が大切？！効率を意識する？！効率的にお仕事を進めるためのポイントとは？！

聞き流し用動画（YouTube）

はじめに

先輩や上司から「お仕事は効率的におこなうべき」という指導をされた事はないでしょうか？

お仕事をおこなう上で「効率」を考える事は重要です。

しかし「効率」と言われると「早く」や「正確に」というイメージを持つ人もいるかと思います。

「効率」とは「早く」や「正確に」という意味ではありません。

「効率」を考えて行動した結果が「早く」や「正確に」などに結びつく事となります。

よって「早くやれば良い」「正確にやれば良い」という考え方だけでは「効率的」とは言えません。

今回は「効率的なお仕事」について触れたいと思います。

「効率とは何か？」を知り「効率的にお仕事をおこなう為のヒント」として頂ければ幸いです。

効率的にお仕事をおこなう

「お仕事をおこなう時は効率を意識する」必要があります。

「効率」とは「資源や時間を最大限に活用して望ましい結果を出す能力や方法」となります。

そして「効率的」とは「効率を考慮したやり方をおこなう事」となります。

「効率的にお仕事をおこなう」とは「できるだけ少ない資源や労力で、できる限り多くのお仕事をおこなう事」となります。

しかし、いきなり「効率的にお仕事をおこなって下さい」と言われても、どうすれば良いのか悩んでしまいます。

「効率的にお仕事をおこなう」事を考える時、この「悩む時間」は「無駄」となります。

よって、「どうすれば良いのか分からない」「悩んでしまい何もできない」、このような状態ならば「できる事からおこなう事」が「効率的」となる場合があります。

お仕事の効率化を考える時のポイント

「お仕事を効率的におこなえる状態にする事」を「お仕事の効率化」と言います。

しかし「お仕事の効率化を考える事」を「お仕事中」におこなってしまうと「お仕事の効率」が下がってしまいます。

よって「お仕事の効率化を考える事」は、できる限り「お仕事をしていない時」におこなう必要があります。

それでは「お仕事の効率化のポイント」をいくつか挙げます。

一つずつ補足をいたします。

タスク管理と優先順位設定

お仕事を始める前に、今日や今週中に達成すべき作業をリストアップし、優先順位の設定をおこないます。

重要なお仕事から着手し、締め切りが迫っている作業を優先的に対応する事が「効率化」に貢献します。

タイムマネジメント

時間を有効に活用するためには「タイムマネジメントの考え方」を取り入れる必要があります。

「タイムマネジメント」とは「設定された時間内に作業を終了するようにコントロールする」という意味になります。

この為に「作業ごとに時間を設定する」必要があり、そして「設定された時間を守る為に行動をする」必要があります。

この「タイムマネジメント」により「集中力」を高められ、時間を最大限に活用する事が「効率化」に貢献します。

デジタルツールの活用

デジタルツールを利用して「スケジュールの管理」や「作業の追跡」をおこないます。

例えば、「To-doリストアプリ」や「タイムトラッキングツール」などを利用する事が「効率化」に貢献します。

集中力の向上

お仕事をおこなうにあたり集中できる環境を整えます。

騒音を避け、作業スペースを整理し、不要な通知をオフにします。

「作業と休憩を交互におこなう方法（ポモドーロテクニック）」を利用する事が「効率化」に貢献します。

目標設定

お仕事において「明確な目標」を設定して「進捗の確認」をおこないます。

「明確な目標」を設定する事は「お仕事に対するモチベーションの向上」となり、これが「効率化」に貢献します。

自分の作業の移管

必要な場合となりますが「作業の一部」を他のメンバーや同僚に引き渡します。

「自分が最も知識や技術を提供できる事柄」に絞り込み、他のタスクを他の人に任せることで「効率化」に貢献する場合があります。

学習と改善

「新しい知識や技術」を学ぶ為の時間を確保します。

この「新しい知識や技術」により「今までの作業」について「お仕事の効率化に向けた改善」をおこなう事により「効率化」に貢献します。

作業管理のスキル

作業管理の原則とツールを活用して「作業の計画・実行・監視・制御」を効果的におこないます。

これにより、作業の進行状況を把握し、問題発生時は迅速に対処する事ができる為、これが「効率化」に貢献します。

以上、「お仕事の効率化のポイント」となります。

お仕事をおこなう時、これらのポイントを個別に取り入れても、まとめて取り入れても構いません。

「現在、おこなっているお仕事」「これから、おこなうお仕事」について、「お仕事の効率化のポイント」と照らし合わせてください。

利用できそうなポイントがあれば「どのように利用するのかをしっかりとイメージする」ようにしてください。

仮に「イメージできない」場合は無理にお仕事に取り入れる必要はありません。

「イメージができない事柄」をお仕事に取り入れると「お仕事の負担」となり「効率の低下」となる危険性があります。

simacatより一言

冒頭で「効率」とは「早く」や「正確に」という意味ではありませんと前述をいたしました。

これは「正確におこなうと時間がかかる」だから「遅くても効率的」という場面が存在する為となります。

よって「効率化」とは「必ず何か手を加えなくてはいけない」という事ではありません。

「効率化」を考える時は「何もしない」という選択肢も用意をしておく必要があります。

とはいえ「お仕事では効率を意識する事は重要」です。

「新しい知識や技術が身につく」「環境が変わる」、こうした理由により「別の効率化の方法」が見つかるかも知れない為となります。

ちなみに「お仕事の効率化」を考えるのは１人でもできます。

しかし、それを「お仕事に適用」する時は上司や管理者をはじめ、職場の人と相談をするようにしてください。

これは、「やってはいけない事柄」「すでにやったが効果がなかった事柄」「もっと良い方法がある事柄」などの「情報を収集する」為となります。

そして「勝手にお仕事に適用する」事だけは避けるようにしてください。

「勝手にお仕事に適用して問題が発生した」時、影響を受けるのは上司や管理者をはじめ、職場の人となる事を忘れないでください。