タスク管理とは？！全ての作業の把握とその状況の確認をする事です！！
聞き流し用動画（YouTube）
はじめに
お仕事では、必ず何かの「作業」を行っており、この「作業」を「タスク」と呼びます。
「タスク」には、「定番の作業」「臨時の作業」「緊急事態の作業」など、さまざまな性質の物があります。
しかし、どのような性質であっても、「発生したタスク」については、「漏れなく完了させる必要」があります。
その為に、「タスク管理」があります。
「タスク管理」は、「タスクの把握と、それらのタスクの状況確認」が、目的となります。
タスクの把握
「タスクの把握」は、「タスク一覧」を作成して、「行うべきタスクに漏れがない事」の確認となります。
「タスク管理」を「ToDo管理」という場合もあり、「行うべき作業の管理」と言い換える事もできます。
「タスクの把握」をする為には、まずは「タスクが存在する」必要があります。
「なぜ、そのタスクが発生したのか？」、理由がないという事は、目的がないという事となります。
目的がない作業は、おこなう必要がない為、「タスク」とする事ができません。
次に、「タスク」には「タスクの始まりと終わり」が必要となります。
「どのタイミングで行うのか？」、「何をもって完了となるのか？」という情報となります。
そして、「タスク」には、「毎日行う物」もあれば、「緊急性の高い物」や１年に１度など「頻度の低い物」などの、「実行サイクル」という物があります。
さまざまな性質の「タスク」が存在する為、「タスクの把握」が必要となります。
「なぜ？いつ？何をする？」の情報がそろって、「タスクが存在」し「タスクの把握」ができる状態となります。
逆に、一つでも情報が足りない場合、「タスクの把握」ができない状態となります。
「必要なタスクだから把握をする」のであって、「タスクの把握」ができない場合は、「存在しないタスク」と同じなので、おこなうべきではありません。
また、「いつ？」は「開始条件」となりますし、「何をする？」は「結果となりゴール」となります。
これらの情報があって、はじめて「タスク」として成立します。
そして、これらは「行うべきタスク」となり、「タスクの一覧」となり、その一覧にて「タスクの把握」を行います。
管理ツールは何がよい？
お仕事では、たくさんの「タスク」が存在します。
そして、個々の「タスク」には、「優先順位」「実行サイクル」「実行条件」などがあります。
これらの管理をおこなうにあたり、人の頭の中だけでは、限界があります。
よって、「何らかのツール」を利用する事が最善となります。
「何らかのツール」ですが、色々な物があります。
一番、お手軽なのが、ノートと付箋です。
「毎日行うページ」「曜日ごとに行うページ」「今月中に行うページ」など、「実行サイクルごとのページ」を作り、「実行条件とタスクの付箋」を貼ります。
ちなみに、「臨時」という実行サイクルもあります。
「臨時」は、ノートの一番初めページにしておき、毎日必ず、初めのページから「タスク」を確認するようにしましょう。
次に、「ExcelやGoogleスプレットシート」などとなります。
のちほど、解説致しますが、こちらが、おすすめとなります。
まずは、「タスク一覧」を作成します。
そして、「実行条件と実行サイクル」の情報を入力します。
そして、別のシートにカレンダーを作成して、「タスク一覧」の「実行条件と実行サイクル」を元にカレンダーを埋めていきます。
カレンダーを作成する時、「時間指定」がある場合は、その配慮も必要となります。
その他にも「タスク管理」をする為に利用できるツールはたくさんありますが、「一覧性があり、誰でも見れて、誰でも編集できるツール」がおすすめとなります。
タスクの状況確認
そして、「タスク管理」で重要なのが、「タスクの状況確認」となります。
「タスクの状況確認」とは、「誰が、いつ、何をやり、どうなっているのか？どうなったのか？」となります。
「タスクの状況確認」をする為には、少々工夫が必要となります。
自分の「タスク」だけを管理している場合でも、たくさんの「タスク」があると、「作業漏れ」が発生する可能性があります。
したがって、「タスク管理ツール」に対して、「作業中」や「完了」などの、「ステータス情報」が必要となります。
自分の「タスク」だけを状況確認するなら良いのですが、他の人が「タスク」をおこなう場合、他の人との情報交換が必要となります。
直接、確認をして聞くか、メールでの確認となります。
しかし、この時に「ExcelやGoogleスプレッドシート」を「タスク管理ツール」として利用していると、「タスク」を行った人が直接、「ステータス情報」を編集する事ができます。
自分は「タスク管理ツール」の「ステータス情報」をみてるだけで、状況確認をする事ができます。
他の人が「タスク」を対応する事が前提の場合、「課題管理システム」の利用をおすすめします。
「課題管理システム」とは、「ITS（ Issue Tracking System）と呼ばれるもので、「課題の発生から終了までを追跡するシステム」です。
チケットという単位がひとつの「タスク」となり、これの始まりから終わりまでを追跡するシステムとなります。
「チケット」と「タスク」が似たような性質のため、運用ルールを決めたり、各種設定が必要となりますが、「タスク管理ツール」としても利用する事ができます。
そして「タスクの状況確認」は、「ステータス情報」も大切なのですが、「タスク」が終了したら、「タスクの対応にかかった時間」の情報も収集する事を忘れないでください。
時間の情報は、「タスクにかかった費用（コスト）」となります。
これは、「タスクのコストが、高いのか低いのかの判断」に利用できる情報となります。
simacatより一言
「タスク管理」と耳にすると、なんとなくIT系のお話しのように聞こえますが、世の中のお仕事の全てが「タスク」です。
アルバイトでも正社員でも、全てのお仕事は「タスク」となります。
したがって、お仕事をしている人のすべてが「タスク管理」され、「タスク」をこなしている事となります。
話しは変わりますが、「タスク管理ツール」として、「ExcelやGoogleスプレットシート」は非常に相性がよいです。
「タスク一覧」から、関数やマクロを駆使して、「タスクのカレンダー」を作る事もできます。
「タスク管理」の経験がない場合、まずは自分のお仕事から「タスク管理」をおこない、「ExcelやGoogleスプレットシート」に慣れてみては如何でしょうか。
コメント