早いけど雑なのと遅いけど丁寧はどちらが良い？！お仕事では使い分けができれば良い！！

早いけど雑なのと遅いけど丁寧はどちらが良い？！お仕事では使い分けができれば良い！！

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はじめに

人により、「お仕事のやり方」は異なります。

遅かったり、早かったり、雑だったり、丁寧だったり。

お仕事は「早く終わる方が望ましい」です。

理由は「他のお仕事もできる為」です。

お仕事は「丁寧な方が望ましい」です。

理由は「品質が高くなる為です。

よって、「早く」、そして「丁寧」なのが良いのは言うまでもありません。

しかし、それができない人は、どうすれば良いのでしょう？

「早いけど雑」と「遅いけど丁寧」を使い分けるしかありません。

今回は「早いけど雑な仕事ぶり」と「遅いけど丁寧な仕事ぶり」について触れたいと思います。

様々な場面で状況を把握し、切り替えができる事が理想になります。

「早いけど雑な仕事ぶり」「遅いけど丁寧な仕事ぶり」

「早いけど雑な仕事ぶり」と「遅いけど丁寧な仕事ぶり」についてになります。

「雑」とは「大まか」「いい加減」という意味です。

「丁寧」とは「動作・態度などが礼儀正しい」「仕事のやりかたが念入り」という意味です。

はじめに、「雑な仕事ぶりの例え」をご紹介します。

確認不足によるミスが多い

例えば「報告書や資料作成時に誤字脱字が多く、数値やデータの誤りを訂正しないまま提出する」などになります。

これは「クライアントや上司に不信感を与え、仕事全体の評価を下げる」可能性を高めます。

締切りを守らない

例えば「期限を意識せず、ギリギリまたは遅れて提出することが常態化している」などになります。

これは「他の作業への支障が発生しチーム全体の効率を下げる」可能性を高めます。

コミュニケーションの不足

例えば「必要な情報共有を怠り、進捗状況や問題点を報告しない」などになります。

これは「チーム内での混乱や不信感を引き起こす」可能性を高めます。

作業の中途半端な完了

例えば「資料の体裁を整えず、見栄えや構成が不十分な状態で提出する」などになります。

これは「相手に対する誠意が感じられず、プロ意識の欠如を印象付ける」可能性を高めます。

手順を省略して効率だけを重視

例えば「必要なプロセスやチェックを省いて仕事を終わらせる」などになります。

これは「品質が低下し、後から修正が必要になる為、かえって時間がかかる」可能性を高めます。

以上、「雑な仕事ぶりの例え」になります

実際の「雑な仕事ぶり」とは、状況や仕事内容によって異なります。

そして、重要なのが「雑が悪い」と言う事ではありません。

「雑な作業」により、「作業に影響を与える」「ミスが発生する」「効率が悪化している」など、「よくない結果になる」事が問題になります。

次は、「丁寧な仕事ぶりの例え」をご紹介します。

報告書や資料が正確で見やすい

例えば「誤字脱字がなく、読みやすいレイアウトやフォーマットで資料を作成し、データの正確性を何度も確認する」などがあります。

これにより「クライアントや上司に信頼を与え、内容の理解がスムーズになる」というメリットを生み出します。

きちんとした挨拶や言葉遣い

例えば「適切な敬語を使い、相手の状況に配慮したコミュニケーションを心がける」などがあります。

これにより「良好な人間関係を築き、円滑な業務進行につながる」などのメリットを生み出します。

期限内に高品質な成果物を提出

例えば「余裕を持ったスケジュールで取り組み、最終チェックを経てから納品する」などがあります。

これにより「信頼性が向上し、後の修正作業を減らせる」などのメリットを生み出します。

業務中の細やかな気配り

例えば「チームメンバーや取引先のニーズを事前に把握し、相手が求める形で対応する」などがあります。

これにより「相手に感謝され、チーム内の評価が高まる」などのメリットを生み出します。

問題解決における迅速で冷静な対応

例えば「トラブルが発生した際、冷静に原因を特定し、適切な解決策を提示する」などがあります。

これにより「信頼を獲得し、より大きな責任を任される機会が増える」などのメリットを生み出します。

以上、「丁寧な仕事ぶりの例え」になります

それでは、「早いけど雑な仕事ぶり」と「遅いけど丁寧な仕事ぶり」に、お話をもどします。

「早いけど雑」とは、「作業時間が短い」「仕事ぶりが雑」と言う状態です。

「遅いけど丁寧」とは、「作業時間が長い」「仕事ぶりが丁寧」と言う状態です。

理想は「早いけど丁寧」で、「作業時間が短い」「仕事ぶりが丁寧」と言う状態で、これを目指す必要があります。

そして、言うまでもありませんが、「作業時間が長い」「仕事ぶりが雑」と言う状態は改善が必要になります。

「雑な仕事ぶり」は「よくない結果になる確率を高める」事が問題になり、これが大きなデメリットになります。

一方、「丁寧な仕事ぶり」では「作業時間が長くなる」事が問題になり、これが大きなデメリットになります。

とはいえ、「早いけど雑」も「遅いけど丁寧」もそれぞれメリットがあります。

「早いけど雑のメリット」と「遅いけど丁寧のメリット」をそれぞれご紹介します。

以上、「早いけど雑のメリット」と「遅いけど丁寧のメリット」になります

実際にお仕事の現場では、「早いけど雑が求められる場面」はありますし、「遅いけど丁寧が求められる場面」もあります。

「どちらが良い」「どちらが悪い」と言うよりも、「臨機応変」が求められています。

ちなみに「早いけど雑が求められる場面」と「遅いけど丁寧が求められる場面」をご紹介します。

早いけど雑が求められる場面

「早いけど雑が求められる場面」とは、例えば「会議の議事の記録」があります。

「会議の議事の記録」は、「会議の内容を記録する事が優先」になります。

よって、どのように「雑」であっても、「会議の内容を記録する」事が重要になります。

「会議の議事の記録」は、メモでも録音でも、どのような形であれ、「漏れや間違い」がなければ目的は達成されます。

これが、「早いけど雑なお仕事のやり方」になります。

とはいえ「最終的な形」は「内容が正しく反映され、誰が見ても理解ができる状態」です。

よって、「最終的な形」にする時は「遅いけど丁寧」が求められます。

しっかりと時間を使い、清書をおこなう必要があります。

遅いけど丁寧が求められる場面

「遅いけど丁寧が求められる場面」とは、例えば「お客様への説明」があります。

「お客様への説明」は、「相手に理解して頂く」事が目的になります。

その為には「より丁寧に時間をかけて、お話しをする」必要があります。

場合によっては、お客様からの質問があり、そして回答に悩む場面があるかも知れません。

しかし、「誤った回答をする事のほうが問題」になる為、しっかりと時間をかけて考え、回答する必要があります。

お客様に対して、「早いけど雑な対応」をしてしまうと、「機会損失」や「クレーム」につながる可能性を高めるので、十分に注意する必要があります。

「遅いけど丁寧」な場面は、「繊細さが要求されるお仕事」になります。

以上、「早いけど雑が求められる場面」と「遅いけど丁寧が求められる場面」になります

一番重要なのは「早いけど雑」と「遅いけど丁寧」を「状況に応じて使い分ける」事です。

お仕事をしていると、「早いけど雑」が良いのか、「遅いけど丁寧」が良いのか、分からない場面があります。

この場合は「リスクをとってでも時間を重視する」場合は「早いけど雑」、時間に余裕がある場合は「遅いけど丁寧」、このような指標を作るようにして下さい。

そして、どうしても分からない時は、同僚や先輩、上司や管理者に指示を受けるようにして下さい。

また、「お仕事のやり方」には「自分の性格」が強く影響を与えます。

仮に「自分の性格が早いけど雑」という場合は、「遅いけど丁寧」を心掛けてください。

逆に、「自分の性格が遅いけど丁寧」という場合は、「早いけど雑」を心掛けてください。

それぞれのメリットを使いこなせるように、日頃から訓練するようにして下さい。

日頃の訓練

それでは、「どのような訓練が必要なのか？」をご紹介します。

早いけど雑に遅いけど丁寧を取り入れる

「早いけど雑の性格の人に遅いけど丁寧を取り入れる方法」になります。

落ち着いて下さい。

「早いけど雑」の性格の人は「周りの人の考えを置いてきぼりにする」傾向があります。

よって、「自分の考えが、しっかりと周りに理解されている」事を常に確認して下さい。

その為には「自分の考えを理解できるようにまとめる」必要があります。

自分のペースで話しをしていると、考える事に苛立ちを感じるかも知れません。

そこが、「早いけど雑の悪い所」です。

まずは、落ち着いて「苛立ちを沈められる」ようにして下さい。

遅いけど丁寧に早いけど雑を取り入れる

「遅いけど丁寧の性格の人に早いけど雑を取り入れる方法」になります。

考え過ぎないで下さい。

「遅いけど丁寧」の性格の人は、「必ず正解を出さなくてはいけないと考え込んでしまう」傾向があります。

もちろん、必要な時は考え込むのも良いのですが、ほとんどの場合は即答しても問題は起こりません。

仮に「誤ってしまった」場合は、その後に「時間をかけて悩めば良い」と考えるようにして下さい。

自分の価値を落としてしまう行動に対して、非常に敏感な点が、「遅いけど丁寧の悪い所」です。

「時間をかけない工夫も時には必要」と考えるようにして下さい。

以上、「どのような訓練が必要なのか？」になります

「自分の性格」にかかわる部分なので、焦らず、時間をかけてじっくりと訓練をおこなうようにしてください。

simacatより一言

「早いけど雑」も「遅いけど丁寧」も個性です。

できる限り、尊重すべきです。

しかし、お仕事という現実が、それを許してくれない場面があります。

一緒にお仕事をしている仲間が「状況に反した動きしかできない」時は、是非アドバイスしてあげて下さい。

なお、アドバイスの際はくれぐれも、人格を否定しないように、「細心の注意」が必要です。

どのように不愉快に思ったり、苛立ったりしても、「怒鳴る」「無視する」など、「感情に任せた行動」をしないようにお気をつけ下さい。