スケジュール管理はどうしている?? スマホやPCを利用して予定管理に役立てよう!!

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スケジュール管理はどうしている?? スマホやPCを利用して予定管理に役立てよう!!

はじめに

お仕事は日々、様々な事があります。

毎日、決められた作業や報告があります。

定期的な作業の他に、1週間に一度行われるミーティングや1ヶ月に1度行われる勉強会もあります。

スケジュール管理には、手を焼きます。

そして、スケジュール管理は、未来の予定について決められている事となりますが、それまでに「行うべき事」があります。

様々な「行うべき事」を自分で管理する事が求められていますが、なかなか頭の中だけ行う事は難しい事です。

こうした時は、スマホやPCを利用して、任せてしまいましょう。

予定を管理する事を自分の頭の中から消してしまう事で、自分は作業に集中をする事ができます。

ToDoとは

「ToDo」とは、日常的な作業や、忘れてはいけない作業となります。

そして、それが一覧化されている物が「ToDoリスト」と呼ばれています。

「いつから、いつまに、この作業を行う」事を一覧化しておく事により、「今の作業はこの日までに終わらす」とか、「明日からはこの作業を行う」などを把握する事ができます。

「スケジュール管理」と非常に似ており、「スケジュール管理」で代用する事もできますが、「作業の一覧化」や「作業の進捗確認」という面では、少々劣っています。

しかし、最低でも「スケジュール管理」と「作業の一覧化」ができる物ならば、ToDo管理として使用できる物となります。

手帳

「手帳」は昔から利用されている「予定管理ツール」です。

電子化されている現代でも、多くの方が利用されています。

また、情報漏洩の観点から、スマホやPCなどの機器の持ち込みが禁止されて作業場では、「手帳」が重宝されています。

「手帳」は歴史が古い事から、様々な工夫が施され、便利なフォーマットが用意されている物が多くあります。

しかし、難点は「修正」がしづらい点にあります。

予定が無くなったり、復活したり、作業の期間が伸びたりと、お仕事では様々な場面で「修正」が発生します。

手帳はこの「修正」をおこなうと、汚くなるか、記入スペースが無くなって行きます。

記入スペースがなくなる事により、別のページに記入するなどを行い、結果的に作業の見落としに繋がる場合があります。

決まっている予定や作業については「手帳」は有効ですが、小回りが効かない点を理解をしておく必要があります。

スマホやPC

スマホやPCは強力なスケジュール管理とToDo管理が行えます。

時間になると、アラームなどで知らせる機能もあります。

また、「作業の一覧」も手軽に作成でき、かつ進捗状況も合わせて表示をする事も可能です。

そして、「スケジュール管理」と合わせる形での表示も可能となっています。

一つの作業の入力で、「作業」「スケジュール」「進捗管理」に派生させる事ができるので、手間は少なくて済みます。

また、「修正」にも強く、消そうと思えばすぐに消せますし、「保留」という状態にも設定ができます。

一番のお勧めの機能は、「メールで予定」を入れる事ができる点です。

「メール」で予定を入れ、その予定から「作業」の計画を立て、実施する事ができます。

作業場に、スマホやPCの持ち込みが禁止されている場合でも、外部へのメール送信が許されているのであれば、メールにて予定や作業の登録を行える事ができるのです。

スマホやPCにメールで予定を入れる方法

「スマホやPCにメールで予定を入れる方法」ですが、利用されているスマホやPCにより多少の違いはありますが、今回はGoogleメールを例えとします。

まずはGoogleのアカウントを作成します。

そして、そのアカウントのメールアドレスに対してメールを送ります。

件名には作業内容、そして内容には日付と時間を入れましょう。

何時から何時までという場合は「09:00 – 12:00」の様に入力します。

メールをGoogleで開きカレンダー設定をします。

メールを開き、「予定を作成」を選択します

メールから「予定を開く」を選択すると、作業内容と日付と時間が自動入力されるので、問題がなければ保存をしましょう。

ちなみに、メールからToDoリストの登録する事もできます。

メールから右端の「ToDoリスト」を選択すると、ToDoリストに登録ができます。

あとは、自分のスマホやPCで、Googleカレンダーを見れる状態にしておけば、わざわざ、手入力をする手間が省けます。

もし、作業場でoutlookやNotesなどのグループウェアをお使いの場合、自分の予定をグループウェアのカレンダーに入力していると思います。

その入力された情報も、自分のスマホやPCと連携をする事ができます。

手順は簡単で、グループウェアで予定を入れる際、「会議の参加者」に自分のスマホやPCで利用しているメールアドレスを追加します

そして、予定を保存すると参加要請のメールが、スマホやPCへ送られます。

スマホやPCのメールにて「参加」にすれば、自動的に自分のカレンダーに予定が入ります。

これはタスク(ToDo)の機能も同様で、グループウェアを使用していると、スマホやPCへの連携を楽におこなう事ができます。

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simacatより一言

知っているのと知らないのとでは、大きな違いがあります。

職場のPCに予定を入れて、手帳に予定を入れて、スマホに予定を入れて、そんな人を見かける事があります。

そんなに予定を入れてどうするのかと思うのですが、忘れない為なのでしょう。

自分のスマホやPCに予定を入れておくと、スマートウォッチと連携もできます。

わざわざスマホを見なくても、時計が予定を知らせてくれるのは、非常に便利な機能となっています。

今日の作業や打ち合わせの予定の確認は、会社に着く前に済ませておきたい物です。

その為にも自分のスマホやPCへの連携をお勧めいたします。

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