お仕事での確認の目的とは？！確認のポイントや注意点をご紹介？！
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はじめに
お仕事をしていると、「終わった作業を確認してください」と言われます。
これは、やるべき事に対して、「全ての作業が完了したのか？」の最終判断となります。
最終判断となりますので、実は作業以上に、注意をする必要があります。
「確認」という一言は、非常に簡単で、頻繁に利用されるのですが、実は意外に「厳しい作業」となっています。
「確認の目的」や「確認のポイントと注意点」について、触れたいと思います。
確認の目的
「確認」とは、「確かに認める事」「しっかりと認識をする事」となります。
「確認」は、あらゆる場面で使用される言葉となっています。
例えば、「意味がわからない事」があるなら、「意味の確認」となります。
これは、「不明な意味を確かめて、正確な意味を認識する事」となります。
どこかに行くのであれば、「目的地までの道順の確認」などがあります。
これは、「迷わずに、目的地まで行ける道順を正確に認識する事」となります。
このように、「確認の目的」とは、「不明な事に対して、正確に認識する事」となります。
そして、「再確認」という言葉もあります。
これは、「分かりきった事でも、認識しなおす事」となり、「確認の漏れや認識不足の解消」や「最新の情報で認識しなおす事」となります。
「確認の目的」については、理解ができたと思いますが、「何を確認するのか？」について、悩む事があります。
実は、この答えにはキリがありません。
自分が行動をする限り、「確認するべき事」は、必ずあります。
そして、「確認するべき事」には、「自分が認識できる事」と「自分が認識できない事」があります。
例えば、「お仕事の完了の確認」があります。
「自分が認識できる事」に対しては、自分から行動する事ができます。
「自分で確認が必要と思える事」を対象に、「手順やルール」「過去の経験」を通して、「問題なく、正しい事を認識する事」ができます。
しかし、「自分が認識できない事」は、自分から行動する事ができません。
これは、「自分が認識できない事」なので、「確認する対象が不明」となっている為です。
したがって、「確認」が可能なのは、あくまでも「自分が認識できる範囲」となります。
「確認の指示」をされた時、「自分が認識できない事」は「不明な事」となるので、これについても、「確認」をする必要があります。
なお、この「確認」をおこなう時は、「自分が認識している事」を伝えて、「それ以外に何かありますか？」という聞き方をしてください。
これは、お互いに「認識している事が不明」な為です。
まずは、「自分が認識している事」を伝えて、「他に認識をするべき事」を聞き取るようにしてください。
確認のポイントと注意点
「確認のポイント」とは、「不明な点」がなくなり、「どうして、そうなっているのか？」「どうして、そうなったのか？」を「説明できる事」となります。
この、「説明できる事」により、「不明な点がない事」となります。
「確認の目的」とは、「不明な事に対して、正確に認識する事」となります。
例えば、「手順やルール」があります。
「手順やルールにしたがっているか？」が、「確認」となります。
そして、「どうして、そうなっているのか？」「どうして、そうなったのか？」については、「手順やルールを確認した事」が説明となり、そして、「根拠」にもなります。
したがって、「手順やルール」が存在する場合は、それに照らし合わせて、「不一致がない事」が、「確認」となります。
ちなみに、「手順やルール」が変わる事により、今まで正しかった事でも、誤りとなる事があるので、「確認」では、「最新の手順やルール」を使用する必要があります。
「手順やルール」が存在しない事があり、これが「確認の注意点」となります。
例えば、「人の考え」があります。
この場合、「他人の考え」や「自分の考え」を「どれだけ理解できているのか？」が、「確認のポイント」となります。
「手順やルール」は、「確認」をした時点では、決められているので、これを「説明の根拠」とする事ができます。
しかし、「人の考え」は、「確認」をしても、少しの時間で変わる事がある為、「説明の根拠」とならず、「確認不足」となる事があります。
したがって、注意点としては、できるだけ「人の考え」についても、「手順やルール」のように、「ある時点で固定させる」必要があります。
そうしないと、「どうして、そうなっているのか？」「どうして、そうなったのか？」の「根拠」が不明な為、「説明をする事」ができなくなります。
説明ができない事は、「確認をしていないのと同じ」となってしまいます。
simacatより一言
「確認」と言われてしまうと、「正しい状態」「正常な状態」「成功した状態」を想像します。
この状態を想像する事は、間違いではないのですが、「確認」は、「誤っている状態」「異常な状態」「失敗した状態」ではない事を「認識」する必要もあります。
これは、「間違っている状態」「異常な状態」「失敗した状態」でなければ、問題が発生しない為です。
「問題が発生しない事の確認」も大切ですが、「問題が発生する事の確認」も、忘れずにおこなってください。
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