お仕事の仕組み化ってなに??コンピューター化とは違うの??

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お仕事の仕組み化ってなに??コンピューター化とは違うの??

聞き流し用動画(YouTube)

はじめに

お仕事では、「仕組み化」が重要といわれます。

そして、「システム化」という言葉もあり、「どう違うの?」と、疑問を抱く人や混乱をしてしまう人もいるかと思います。

どちらも、お仕事の「整理や単純化を目指す上での方法」で、同じ意味と理解をしても問題はありません。

「仕組み化」はどういう事なのか、「コンピューター化」との違いもあわせて、ご紹介いたします。

仕組み化とは

お仕事の「仕組み化」とは、「作業の内容が目的通りとなるように、整理をし、単純化する事」となります。

「今、行っているお仕事は、仕組み化はされていますか?」と聞かれても、よく分からないと思います。

それでは、質問を変えます。

  1. その作業の目的と成果は、明確になっていますか?
  2. その作業は、誰にでも理解ができる内容となっていますか?
  3. その作業は、誰にでもできる内容となっていますか?
  4. その作業は、人により作業速度に違いはありませんか?
  5. その作業は、人により作業意欲に変化はありませんか?
  6. その作業は、人の記憶力に依存していませんか?

この質問の全てが当てはまれば、「仕組み化されている状態」と言えます。

お仕事が「仕組み化」されている事で、特定の人に頼らなければいけない「属人化」を防ぐ事ができます。

また、「誰が作業をしても作業時間は同じ、品質も同じ」となる為、作業の計画や予算も立てやすくなります。

多くの作業が集まっているお仕事であっても、一つ一つの作業が「仕組み化」されていると、全体を見渡しても、シンプルな作業内容となります。

仕組み化の難しいところ

「仕組み化」の難しい所は、効果を出せるポイントを見つけなくてはいけない点です。

「仕組み化」を検討する人は、自分だけの「知識や技術」に頼ってはいけません。

「対象とする作業」をおこなう人たちの能力を見定めて、「どの程度とするのか?」を決める必要があります。

例えば、パソコンが苦手な人が多い現場で、無理やりパソコンを使って作業をさせても、「仕組み化」の効果を得る事はできません。

逆に、自分がパソコンが苦手でも、パソコンが得意な人ばかりの現場であれば、自分さえ「知識や技術」の習得をすれば済む為、パソコンを利用した「仕組み化」を行った方が効果があります。

効果があるなら、「仕組み化」とあわせて自分や他の作業者の教育を行い、パソコンを使用するという考えもあります。

「仕組み化」を行うにあたり、「効果」を出せるポイントを見定めるのは難しいのですが、様々な要素を考慮して、検討をする必要があります。

なお、どのような形で「仕組み化」を検討しても、「作業の実態の把握」「業務の在り方の統一」「マニュアル整備」は、必要となります。

特に、「業務の在り方の統一」は、「標準化」とも呼ばれているのですが、「全ての作業を同じ考え方で、行える様にする」という事となります。

例えば、言葉の統一となります。

A作業では「10未満」と呼び、B作業では「9以下」と呼ばれているとき、「全ての作業は、9以下と呼ぶ事とする」などのルールを決める事です。

また、「作業ができれば良い」という曖昧な完了指標ではなく、「10個中、2個以上の失敗はダメ」など、「成功と失敗の指標」を各作業に沿って設ける事も、「標準化」となります。

この様に、検討するべきポイントが多く、難しい「仕組み化」ですが、検討事項が解決されれば、効果を期待する事ができます。

また、「仕組み化」を行う事により、「作業の簡素化や自動化」への可能性も生まれます。

コンピュータ化とは

「コンピュータ化」とは、「作業をIT化する事」となります。

それは、「システム化の事ではないの?」と思われるかも知れませんが、「システム化」も「仕組み化」と同様で、作業の整理や単純化を行う事です。

したがって、「作業をIT化」しなくても、「システム化」と呼ばれます。

そして、「作業をIT化する」と聞いた時、「作業の自動化」を連想される人も多くいます。

「仕組み化」や「システム化」の対応方法にも、作業の簡素化の為に「自動化」という選択肢はありますので、「作業のIT化」が「作業を自動化する事」という認識は、誤りとなります。

それでは「コンピューター化って何?」となりますが、これは「既存の作業をIT化する事」となります。

目的は「作業の効率化」なのですが、一部の作業が「コンピュータ化」されていても、他の作業との連携が「複雑で分かりづらい」場合もあります。

この場合、「仕組み化」により、作業を整理する必要があります。

これが、「仕組み化」と「コンピューター化」の違いとなります。

「コンピュター化」は、「仕組み化」や「システム化」により、お仕事の整理や単純化ができている事を前提に、おこなうべきです。

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simacatより一言

「自分が行わなくてはいけない事」を勝手に行ってくれるのが、「自動化」です。

しかし、何でもかんでも、お仕事の「自動化」をしても、結果の確認に、余計な手間や時間がかかり、逆に面倒となる場合があります。

また、「自動化」をする時は「なぜ、その作業をするのか?」「その仕組みは、どのようになっているのか?」「その作業の結果、何をしなくてはいけないのか?」を資料として残し、変更が発生した時は、その都度「メンテナンス作業」を行う必要があります。

「仕組み化」を行い、その結果「自動化」され、「コンピュータ化」されたとしても、「メンテナンス作業」は、今後も必要となります。

より多くの作業を効率的に行う為の「自動化」ですが、それだけ「お世話をするべき事柄が増える」可能性があります。

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