やる事が多くてお仕事が忙しいと言う方、それは本当に今やるべき事ですか??

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やる事が多くてお仕事が忙しいと言う方、それは本当に今やるべき事ですか??

はじめに

お仕事をしていると年中、やる事が多くて忙しく、毎日が残業となってしまう方がいらっしゃると思います。

忙しい事は良い事なのかも知れませんが、それが日常的な物となってしまうと、気力も体力も奪われてしまいます。

お仕事のやり方を工夫し、整理をする事で、本来のお仕事のストックを減らす事ができるかも知れません。

やる事が多い状態とは?

お仕事でやる事が多い状態とは、どの様な状態でしょう。

決済処理や問合せへの対応など、なるべく早く終わらせたい気持ちはあると思いますが、次から次へお仕事が舞い込み、そして割り込みもあったりと、なかなか自分のペースでお仕事を消化する事ができない状況であると思います。

そして、想定していた時間では終わらず、残業をして、ようやく1日の作業が終了となると思います。

一生懸命、お仕事をしている事と思いますが、やる事を多く持ってしまう事はリスクを背負ってしまう事となるのです。

自分だけが忙しい事はリスクです

事故や体調不良

自分が事故や体調不良となった時、多くの「やるべき事」が行われなくなります。

体調不良であるならば、1日〜3日ほどの休みで済むかも知れませんが、事故などは1ヶ月ほど入院をしなければいけない場合があります。

その期間、「やるべき事」はどうなるのでしょうか?

「やるべき事」が行われなくなる事は、お仕事がストップしてしまうリスクとなります。

属人化

「属人化」とは、古い会社によくある事なのですが、「ある作業は特定の人しか知らない」といった事です。

例えば、自分しか知らない作業の場合、病気や事故の場合もそうですが、代わりに作業を行える人が誰もいないという事となります。

誰も代わりができない事により、例えば「銀行への入金が行えない」「お客様からの注文が頂けない」など、会社の運営に致命的なダメージを与える場合がある為、リスクとなります。

残業

やる事が多く、お仕事が忙しい時、どうしても定められた時間では、お仕事が終わらず残業と言う事となります。

ご自身の体調や気力に問題がなければ、残業自体を問題とはされないと思いますが、人により残業代が発生します。

例えば、本来の基本給与単価が1000円の場合は、残業時25%割増の1250円となります。

これは、お仕事をする時間帯や休日によって異なり、最大で1ヶ月の残業時間が60時間を超えた深夜(午後10時〜午前5時)の残業では、基本給与単価の75%割増となります。

これは、会社にとってかなりの費用の支出となるのです。

当たり前の事ですが、お仕事を行うにあたり、母体となる会社が存在しないと、お給料は頂けません。

会社の存続を考えると、残業を行う事による費用の支出はリスクとなります。

減らす努力はしていますか?

人を頼る

分かっているリスクであれば、回避する必要があります。

一番簡単な事は、「人を頼る」事です。

責任感がある方は、なかなか人を頼る事はされない様ですが、リスクを考慮すると「人を頼る事」は、決して誤りではありません。

むしろ、「人を頼る」事は、属人化を避ける事にも繋がるので、おおいに行うべきなのです。

例えば、1つの作業を二人で行う事は、無駄だと思います。

2つの作業を二人で行う事で、属人化を避ける事はできますが、仕事の消化数は変わりません。

しかし、4つの作業を3人で行うならば、属人化が避けられる上、仕事の消化数は増え、効率化にも繋がります。

もちろん、そこまで単純ではないと思いますが、やり方次第で、リスクを減らす事につながります。

ツールを活かす

仕事を楽にさせるツールを検討・導入しましょう。

楽ができれば、それだけ作業時間は減ります。

作業時間が減る事により、残業時間がなくなる、もしくは減る事となります。

お仕事には様々な物がありますので、具体的にコレといった物はありませんが、お仕事の内容が決済関連であれば、決済用のアプリケーションがありますし、お問い合わせであるならば、お問い合わせと回答の情報を保存する事で、過去に調べた情報を再び調べる手間はなくなります。

ツールを導入するには、お金が掛かりますが、人件費の費用のリスクに比べると、大した金額ではありません。

明日やれる事は明日やれば良い

やる事が多くてお仕事が忙しいと言う方、行っている事は「やるべき事」であるのかを知る必要があります。

実は、そこまで急がなくても良いお仕事なのかも知れません。

それを知る為の方法は、「やらない」事です。

やらないで問題になったのであれば、それはお仕事の優先順をあげます。

お仕事を受けたのは良いのですが、2〜3日放置しても、音沙汰がないようなお仕事は、優先順を下げます。

そして、当日の作業は、優先順の高い物のみを行って行くのです。

そして、時間が空いたら、優先順の低い中で優先順を決めて、対応をしていきます。

優先順の高いお仕事ばかりの場合、それは完全に人手が不足している状態ですので、管理をされている方に、「自分が休んだらどうするのか?」と体制の確認をしましょう。

大切なのは、自分で全てを抱え込まない事です。

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simacatから一言

仕事を頂けば頂くほど、頼りにされていると感じてしまいます。

もちろん、事実、頼りにされているとは思いますが、個人レベルで考えない様にしましょう。

お仕事においては、自分が原因で、会社にダメージを与えてしまう事もあります。

そのダメージを最小限にする為に、組織や体制があります。

少しでもリスクを感じるのであれば、それは先輩や上司に訴えるべき事です。

やる事が多くて忙しいと感じている方は、特にリスクに敏感である必要があります。

会社の為、自分の為にやる事を調整する様にしましょう。

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