手順書(業務マニュアル)の作り方とは?!一般的な手順書の作り方を解説!!

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手順書(業務マニュアル)の作り方とは?!一般的な手順書の作り方を解説!!

はじめに

一昔前までは、「一人の人が一つの仕事」をひたむきにこなし、定年前に次の担当者へ引き継ぐという形が取られていました。

しかし、現在では、一人の人は複数のお仕事を抱え、そして、常に他の部署へ移動する可能性がある状態となっています。

スピードが求められているのです。

より早く引継ぎ、より早く作業を行える様に、準備をする必要があります。

その為に必要な物が手順書となります。

一つ一つのお仕事を全て記憶する事は難しく、全て記憶した頃には移動となっては、全ての労力が無駄となってしまいます。

手順書に従い作業を行う事で、無駄な労力を省く事ができます。

理想的な手順書とは

「理想的な手順書」とは、「作業の流れに沿って記載されている」事です。

当たり前の事なのですが、実際に手順書を書くと、その作業を熟知しているほど、「イレギュラー」なケースを記載してしまうのです。

「イレギュラー」なケースを手順の流れに記載してしまうと、手順書を使用する人からすると「常に起こる事」と認識してしまいます。

しかし、「イレギュラー」なので、滅多には起こりません。

滅多に起こらない「イレギュラー」は、起こらないのが「正常」ですが、その部分を勘違いさせてしまうのです。

従って、手順書を作成する際は、「作業を行う順番に記載」する必要があり、「イレギュラー」な事は、付加情報として別に「イレギュラー発生時の手順書」として、作成をします。

「どこから、どこまでがイレギュラーなのか?」、という問題はあります。

線を引くのであれば、放置しても問題が「ある」か「ない」かです。

「問題がない」場合は手順書は不要です。

「問題がある」場合は、付加情報として「イレギュラー発生時の手順書」を作成しましょう。

手順書に必要な物

「手順書に必要な物」とは何でしょう?

まず、「流れ図(フロー図)」はあった方が良いでしょう。

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「流れ図」は、お仕事の全体の流れを把握する事ができます。

そして、この「流れ図」の通りに作業を行えば、お仕事は完了となります。

この様な物がありば、作業の流れを覚える必要はなくなります。

次に「タスク担当者一覧」となります。

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「タスク担当者一覧」は流れ図を作業担当者別に表した一覧となります。

これで「影響範囲」を知る事ができます。

また「イレギュラー」発生時の「連絡先一覧」としても、利用する事ができます。

最後に「手順書の詳細」となります。

作業の内容により、「手順書の詳細」の書き方は異なります。

なるべく実際の作業内容について、写真などで撮って、説明を記入する事が望ましいです。

パソコンでの作業の場合は画面ショットを取得し、その画面ショットに手順を書くと見易くなるでしょう。

しかし、あまり情報を入れすぎると、理解し辛い物となりますので、注意が必要です。

職場のルールや責任者の好みがある場合はそちらに従って作成しましょう。

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参考までに、好ましくない例です。

読む部分はなるべく省いた方が良いでしょう。

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「流れ図」と「タスク担当者一覧」と「詳細の手順書」、あと「イレギュラー発生時の手順書」を作成すれば、一通りの手順書は完成となります。

作成が完了したら、同じ職場の人に「内容が自分に偏った物となっていないか?」を確認して頂きましょう。

実はイレギュラー発生時の手順書が大切

「イレギュラー」な事態は、頻繁に起こる物ではありません。

従って、対応方法を忘れてしまっている場合があります。

「イレギュラー」が発生した際は必ず、「発生した状態」と「対処」と「影響範囲」を記録しておきましょう。

そして、手順書にその情報を付け加えておき、今後の発生に備えておきましょう。

手順書を見直す

「イレギュラー」の発生に備える意味でも、手順書の見直しは、最低でも年に1回は必要です。

機械の入れ替えや、パソコンのバージョンアップなどにより、過去に作成した手順書に変更が発生している可能性があります。

変更が発生しているにも関わらず、何年も放置されている手順書が存在するならば、それは破棄をするべきです。

その作業が、別の作業に取り込まれていると知らずに、古い手順書を見て作業をして、「イレギュラー」を発生させてしまった話しは、良く聞きます。

手順書の更新と破棄は、余計な混乱を防ぐ効果があるので、忘れずに行いましょう。

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simacatより一言

「イレギュラー」と記載していますが、「障害」と言い換えて頂いても構いません。

作業に於いて、手順書が「ある」のと「ない」のとでは雲泥の差があります。

そして、読み易い手順書は「イレギュラー」発生の回避にも繋がります。

前任者の怠慢で、手順書が無い事は良くあります。

また、急に部署の移動が決まり、殴り書きの様に記された手順書もあります。

無くては困る物なのですが、いい加減な手順書ならば、無い方が良い場合もあります。

手順書は自分が作業を担当したら必ず確認し、「なければ作成」をし、「あるなら見直し」を行い、次の担当者が困らない様にしておくべき物です。

それは、作業を担当した人の責任でもあるのです。

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