仕事の効率アップ!!他の作業にも流用できる汎用的な仕事術を身に付けよう!

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仕事の効率アップ!!他の作業にも流用できる汎用的な仕事術を身に付けよう!

はじめに

お仕事をしていると、「何か同じ事をしている」と気付く事はありませんか?

書く内容は違えども、指示された物を作成していると結局、前に作成した物と同じ様な見た目となっている事が多くあります。

そもそも、仕事で作成する物が、人それぞれ、違う形となってしまうと、後に閲覧する時、非常に見辛い物となってしまいます。

従って、作り方や書き方は、統一されているべきなのです。

しかし、中々そこまで手が回らない会社も多くあります。

特に、零細企業や小企業にお勤めの方は、その様な悩みをお持ちではないでしょうか?

作り方や書き方は、ある程度画一化しておき、必要な事のみ行ったり、記載する方法が合理的と言えます。

会社の動きが、その様な形となっていない場合、せめて自分だけはルールを決めて、行動をする事により、効率アップを行うことができます。

そして、ルールを決める事ができれば、更なる効率アップを検討する事が、可能となります。

汎用的と効率アップ

汎用的の意味

汎用的とは、色々な用途に利用、流用するできる事を表す言葉です。

一つの目的で作成されると、その目的のみでしか利用できないのですが、汎用的ですと、他の目的でも利用が可能となります。

効率アップとは

汎用的に作成された物は、再度作成する必要がありません。

従って、一から作成する事はせず、以前に汎用的に作られた物を利用して作成する事により、「一から作成する作業」の部分を排除する事ができ、そこが効率アップにつながります。

一つの作業時間は少ないかも知れませんが、チリも積もれば山となる様に、ルーチンワークであれば、それなりに大きな時間となるのです。

汎用的とする事は効率アップの礎です。

具体的には?

書類であれば雛形を作成

記入する書類に視点を絞っただけでも日々、たくさんの物を作成しているのではないでしょうか?

この様な物に対して、最低限の入力で済む様に、雛形の作成をしておきます。

この雛形を作成しておく事により、書類を書く手間が省かれる上、見た目も統一感が出ますので、後で閲覧した時の負担が軽減されます。

  • 報告書
  • チェックリスト
  • 手順書
  • 議事録
  • メールテンプレート

言葉の使い方の統一

言葉の使い方の統一とは、「使用する言葉」や「書き方」のルールを作る事です。

「使用する言葉」のルールを作成する事で、会話でのやり取りに誤解がなくなり、「会話に対する理解の効率アップを行う事ができます。

また、「書き方」のルールを作成する事で、「書く事が効率アップされます。

そして、「書き方」がルールにより統一化されているので、「読む事の効率アップにも繋がります。

その様な理由からやっておけば良かったと思われる事で一番多いのがこの「言葉の使い方のルール作り」です。

できる事から汎用化していきましょう。

聞く書く読む、全部のお仕事の効率アップに繋げられる様に検討しましょう。

さらなる効率アップ(ルールに慣れたら更に検討)

Excelなどの表計算ソフトの利用

表計算ソフトで例えばExcelが有名ですが、こちらはご存知の通り、関数やマクロを使用した自動計算を行う事ができます。

例えば、売上金額を入力しただけで、利益計算がされるなどです。

原価は、個の単位では殆ど変わりがないと思います。

売上金額を入力するだけで、利益の把握をできる事は、非常に便利なのではないでしょうか?

予め、表と計算式を作成しておく事により、作業の効率アップとなります。

データーベースなどの利用

過去の注文など、文書化されていたとしても、探す事は非常に労力を必要とします。

注文情報や顧客情報などをデータベース化する事で、検索を行う事が非常に楽に、そして早く行う事ができる様になります。

効率と言う点で、非常にメリットのある物です。

最近は、無料で利用できるデータベースシステムもありますし、それを照会する仕組みも無料で提供されています。

WEBサービスと組み合わせる事で、外出先からも利用できるので、事務費の削減にも繋がります。

データーベースへの入力フォームや照会システムを作成しておく事で、外出先からの閲覧が可能となる為、事務所への確認が不要となり、作業の効率アップに繋がります。

クラウドWEBサービスの利用

Excelなどの表計算ソフトやデータベースを利用する事なく、すでにパッケージとして準備されているクラウドWEBサービスを利用します。

月額費や年額費などの費用はかかる物の「あとは入力をするだけ」と導入はかなり楽です。

そして、クラウドサービスなので、バックアップやセキュリティの心配もなく利用できる物が豊富にあります。

汎用性と言う意味でも、例えば売上を入力すれば、仕訳などの会計処理まで行なう仕組みもあるので、導入をする事によりインパクトは非常にあります。

雛形や記入ルールに慣れたら更に最新の技術により効率をアップしましょう。

効率アップによりかかる費用分をカバーする事が可能となります。

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simacatから一言

雛形の作成や記入のルールから、一気にクラウドWEBサービスのご紹介で、理解が追いつかれないと思います。

しかし、クラウドWEBサービスは非常に楽なのです。

そして、その様なサービスの導入に際して、一番足を引っ張るのは入力のやり方です。

「今まで通り、紙に書けば余計なお金が掛からない」と言う方が、未だに多いのが現実です。

従って、雛形から始まり、記入ルールまでを経験している方ならば、あとは媒体が変わるだけで、便利なサービスにより効率的な作業を行う事ができるのです。

一つ一つの作業は小さくても、積もれば時間はかかります。

同じ様に労力も馬鹿にはできず、そして、その労力にはお金が伴うのです。

そのお金を減らす事が効率アップの核心なのです。

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