お仕事での必需品のWEB会議やテレビ会議?!意識をする事とは?!注意をする事とは?!

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お仕事での必需品のWEB会議やテレビ会議?!意識をする事とは?!注意をする事とは?!

聞き流し用動画(YouTube)

はじめに

テレワークの推進により、「WEB会議やテレビ会議(以降はテレビ会議とします)」が普及しました。

しかし、「テレビ会議の仕組み」は、昔からありました。

技術的には「テレビ電話の仕組みの延長」なので、そもそも不可能な事ではありませんでした。

しかし、複数の端末(クライアント)を同時に繋いだ時の「映像や音声の品質」に、少々問題がありました。

また、「資料の共有」や「書き込み」など、「会議に必須な機能」も必要としました。

こうした「品質の問題」と「機能の問題」を解消する為には、「大きなコスト負担」が必要となり、一般の人が気軽に利用できる仕組みではありませんでした。

しかし、これらの「品質や機能に問題がないレベル」でかつ、「無料、もしくは低価格で利用できるようになった」のが、最近となります。

逆に、「無料、もしくは低価格で利用できるようになった」為、推進が進んだとも言えます。

現在では、「テレビ会議」は「ビジネスツールの一つ」です。

そんな「テレビ会議」を利用するにあたり、「意識をする事」「注意をする事」について触れたいと思います。

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意識をする事

「テレビ会議」では、「対面会議」よりも「意識をする事」があります。

まずは、「髪型や服装」となります。

よく、在宅ワークで、「上半身だけ、身だしなみを整えている」などのお話しがあります。

これは、下半身は部屋着などの状態となります。

最悪、それでも構わないのですが、「自分がその状態である事を意識し続ける」必要があります。

当たり前ですが、「動けば自分の下半身がカメラに映り込む」事となります。

在宅ワークだと、「つい無意識にしてしまう行動」があります。

「飲み物を取りに行く」「トイレにいく」「メモ帳などをカバンから取り出す」などです。

ずっと「意識し続ける事」は、非常に精神力を使う行為です。

できれば、職場に行く格好で「テレビ会議」に参加して、会議に集中するようにしてください。

そして、「カメラに映り込むモノ」にも意識をする必要があります。

例えば、「お弁当の空き容器」「使用済みのティッシュ」などは、他人が見て不快と感じる為、「会議に支障が出るモノ」となります。

また、ドライヤーやヘアブラシなどの生活感が出る物も、そちらに目がいってしまう為、「会議に支障が出るモノ」となります。

したがって、部屋は片付けておき、「カメラに映り込むのは自分だけ」となるように、意識をしてください。

以上を踏まえて、「テレビ会議」を始める前にチェックをして、意識をして頂きたいと思います。

「テレビ会議をはじめる前にチェックする事柄」を挙げます。

  • カメラの調整(角度や距離)
  • 映り込む物(自分の顔や服装や背景など)
  • 照明(カメラに映る明るさを基準とする)
  • 環境音(工事など仕方がない時は会議参加者に声掛けをしておく)

そして、以降は「テレビ会議」を進めるにあたり、意識をする事となります。

「テレビ会議」は、パソコンなどの「機器を介した会議」となります。

したがって、会議の開催中は「機器が正常に動作しているか?」を常に意識する必要があります。

「テレビ会議」がはじまった時、「自分と参加者の映像が見えるか?」「参加者の声が聞こえるか?」「自分の声が参加者に聞こえるか?」を確認してください。

なお、「自分の声」については、最悪、「書き込み機能」などで伝える事ができるので、マイクが故障しても慌てる必要はありません。

そして、「テレビ会議の目的」は、「情報を伝える事」となります。

これは、「考えや状況」などが主な情報となりますが、テレビ会議である以上、「表情や仕草や声」なども、「必要な情報」となり、これらも意識をする必要があります。

「テレビ会議中」となりますが、発言者以外は、基本的にマイクを消音(ミュート)にしておきましょう。

これは、「自分の声や環境音が会議の妨げにならない為の工夫」となります。

つい、出てしまった独り言も、「テレビ会議」では発言となってしまいます。

したがって、基本的にはミュートにしておき、「聞いている姿勢」をしめす時は、あいづちなどの「ジェスチャー」で表現をしてください。

ちなみに、「発言」をする時は、マイクを使うと共に、手を軽く上げるなど、こちらも「ジェスチャー」が必要となります。

そして、「発言の許可」を得てから、お話しをはじめるようにしてください。

この時、低い性能のパソコンを利用していると、ミュート機能が解除されない場合があります。

したがって、発言をする時は、「参加者に声が聞こえているか?」の確認を忘れないでください。

色々とありますが、慣れてしまえば、それほど苦痛な事ではありません。

しかし、慣れ過ぎてしまうと、参加者に気が回らなくなる事があります。

「テレビ会議」では、最低限、「意識をする事」を頭にいれて、会議を開催、もしくは参加をして頂ければと思います。

注意をする事

「テレビ会議」には、「注意をする事」があります。

これは「場所」の問題となります。

最近は、「コワーキングスペース」など、作業場をシェアする場所があります。

ここで、「テレビ会議」をおこなうと、当たり前ですが、「自分の声」が、まわりの人に伝わる事となります。

いくら、パソコンのセキュリティ対策をしていても、もっとも初歩的でアナログな方法で、「情報漏洩となる危険性」があります。

また、これは「自宅」であっても同様です。

誰かの耳がある以上、声が伝わる可能性があります。

したがって、「利用するキーワード」には、十分な配慮が必要となります。

また、「画面を覗かれる危険性」もあります。

これは、背後から覗かれてしまうケースとなるので、気付くことが難しくなります。

したがって、基本的には「背後が壁」という状況が理想となります。

それが難しい場合は、「モニターの輝度」「画面フィルター」などで、対策をしてください。

一応、「テレビ会議」に参加しているすべての人が、すべての人の背後にも気を配っても良いかと思います。

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simacatより一言

「テレビ会議」と「WEB会議」を一括りにしましたが、一応、違いがあります。

「テレビ会議」は専用の回線や機器が必要となります。

したがって、利用料が高くなり、コスト負担が大きくなります。

それに比べて「WEB会議」は、専用の回線や機器を必要としません。

通信ができるパソコンやスマホさえあれば、会議の開催や参加が可能となります。

「WEB会議」の仕組みが高性能となっているので、コスト負担が大きい「テレビ会議」の需要は減っています。

とはいえ、「セキュリティの高さ」「世界規模の拠点が参加可能」など、「テレビ会議」には有利な点があります。

「テレビ会議」と「WEB会議」の違いでしたが、一般の人は「テレビ会議」と言っても、それほど問題はありません。

二つの違いについては、予備知識程度に、覚えておいて頂ければと思います。

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