お仕事で総括を任されました?!内容はどうするべきか?!そもそも総括の意味が分かりません?!

11115社会人へのアドバイス
simacat.com
スポンサーリンク

お仕事で総括を任されました?!内容はどうするべきか?!そもそも総括の意味が分かりません?!

聞き流し用動画(YouTube)

はじめに

「総括をしてくれないか?」と言われる事はないでしょうか。

例えば、「会議の終了時」「作業の終了時」「プロジェクトの終了時」などで、この指示を受ける時があります。

また、管理者や上司から、「総括」について、お話しを聞く事もあれば、資料などで読む事もあると思います。

そんな「お仕事での総括」について、触れたいと思います。

また、「総括をした経験がないという人」に向けて、「内容はどうするべきか?」についても触れたいと思います。

[スポンサーリンク]

お仕事での総括

「総括」は、「総(ソウ)じて、括る(ククル)」と書きます。

「括る」とは、「まとめる事」で、「色々な物を一つにする」「バラバラの事を集める」という行動となります。

お仕事では、お仕事を進めて行く上で、多くの事が「議論」されます。

この「議論」には、「議論が必要となった経緯」があり、そして「結論」があります。

「結論」の結果、「おこなうべき事柄」が、「作業」となります。

この「作業」には、一人でおこなうような、「小さな事」もあれば、他の多くの会社と協力するような、「大きな事」もあります。

そして、どの作業にも、管理者や作業者や関係者などの、「人」が存在します。

さらに、作業の終了後には、「結果や成果」があり、これには「評価」があります。

この評価により、反省点や改善点などが検討され、「問題点や今後の課題」などが発生します。

そして、お仕事には、さらに多くの事柄があるのですが、これらは「色々な物」「バラバラな事」となります。

「まとめる」とは、この「色々な物」「バラバラな事」について、それぞれを集めれば良いだけとなります。

しかし「総括」は、単純に集めるだけではありません。

「色々な物」「バラバラな事」を集めて整理をします。

そして、「整理された事柄」から、「必要な事柄のみ」をまとめて、おこなわれた「お仕事の全体」とします。

この「お仕事の全体」が「総(ソウ)じる」となり、「情報をまとめる事」が「括る(ククル)」となり、これが「総括」となります。

この「総括」は、「なぜ作業が発生したのか?」「その作業は誰が行ったのか?」「その作業の結果や成果はどうだったのか?」「問題点や今後の課題はあるのか?」などを知る事ができる情報となります。

なお、「整理」や「必要な事柄のみ」とありますが、これは「知りたい人が必要な情報」に絞り込む事が目的となります。

言い方を変えると、「知りたい人が変われば、整理のやり方や内容が変化をする」という事となります。

「総括」をする時は、「知りたい人に向けた情報である事」を意識して、考えて、整理をする必要があります。

内容はどうすれば良いのか

自分が「総括」を任された時、「何を伝えれば良いのか?」、分からない場合となります。

「総括」は、「知りたい人に向けた情報である事」となります。

したがって、この「誰が知りたいのか?」「何を知りたいのか?」を知る必要があり、そして、これらが「整理をする内容」となります。

例えば、「打ち合わせの総括」では、「誰が知りたいのか?」は、「打ち合わせに参加した人」となります。

そして、「何を知りたいのか?」については、「打ち合わせの内容」で、特に「結果」と「課題や宿題」などとなります。

この「打ち合わせの内容」については、「議事録」と一致する点が多いのですが、基本的には、「総括」の後に「議事録」が作られます。

したがって、「議事録の内容」を「総括」としても、問題はありません。

なお、「議事録」と違う点は、「議題と結果のみで良い」など、「議事録」よりも内容を割愛する事ができます。

これは、後ほど「議事録で、フォローが可能な為」となります。

ただし、「課題や宿題などがある時は、納期と担当者を明確にする」などは、「議事録」に記載をしますが、「打ち合わせの総括」でも必要な情報となります。

「打ち合わせ」ならば、「誰が知りたいのか?」「何を知りたいのか?」は、明確となっているので、「総括」について悩む事はありません。

「総括」について悩む時は、「誰が知りたいのか?」「何を知りたいのか?」が、分からない時となります。

したがって、「総括」を任された時は、「誰が知りたいのか?」「何を知りたいのか?」から、考える必要があります。

「チーム内の人」と「会社の経営陣」を例とします。

「チーム内の人」は、「お仕事が問題なく完了した事」「課題や改善点の存在を知る事」、これらの情報を「知りたい事」とします。

そして、「会社の経営陣」は、「お仕事の品質」「使ったお金」、これらの情報を「知りたい事」とします。

「チーム内の人」と「会社の経営陣」とでは、「知りたい事」に違いがある為、「総括の内容」も違う物となります。

逆に、これらを無視して「総括」を考えても、「どちらにも必要とされない情報」「理解しずらい情報」となってしまいます。

これらを避ける為にも、「総括」をする為には、「誰が知りたいのか?」「何を知りたいのか?」を理解しておく必要があります。

なお、「総括をする為のポイント」について、悩んでしまった時の為に、注目をするべき点を挙げます。

  • 全体的な目的(会社の施策、プロジェクト)
  • 作業発生の経緯
  • 作業の内容
  • 担当者(グループや会社なども含む)
  • 作業の結果や成果
  • 費用(期間や機器)
  • 問題点や課題
  • 全体的な評価

これらのポイントを基本として、「誰が知りたいのか?」に合わせて、「総括の内容」を考えて頂きたいと思います。

ちなみに、「誰が知りたいのか?」に合わせるので、「不要なポイント」については、触れる必要はありません。

逆に、「不要なポイント」をいれてしまうと、分かりづらくなってしまいます。

最小限のポイントに絞って、考えて頂きたいと思います。

スポンサーリンク

simacatより一言

「総括」が「口頭のみで済む」事は、ほとんどありません。

「打ち合わせでの総括」が口頭で済むのは、「議事録」がある為です。

したがって、「総括」を任された時は、報告書として作る必要があります。

しかし、「総括」は、どのように上手に作られたとしても、見る人によって評価が変わります。

もし、「誰に合わせたら良いのか?」と、悩んでしまった時は、「未来に残す情報」と考えてください。

「5年後、10年後に利用可能な情報」を意識して、「総括」を考えて頂ければと思います。

そして、「作り慣れる事」により、お仕事の視野も広がります。

できれば、「総括」を任されていなくても、関係したお仕事については、自分なりに「総括の作成」をおこなって頂ければと思います。

コメント

タイトルとURLをコピーしました