お仕事で総括を任されました？！内容はどうするべきか？！そもそも総括の意味が分かりません？！
聞き流し用動画（YouTube）
はじめに
「総括をしてくれないか？」と言われる事はないでしょうか。
例えば、「会議の終了時」「作業の終了時」「プロジェクトの終了時」などで、この指示を受ける時があります。
また、管理者や上司から、「総括」について、お話しを聞く事もあれば、資料などで読む事もあると思います。
そんな「お仕事での総括」について、触れたいと思います。
また、「総括をした経験がないという人」に向けて、「内容はどうするべきか？」についても触れたいと思います。
お仕事での総括
「総括」は、「総（ソウ）じて、括る（ククル）」と書きます。
「括る」とは、「まとめる事」で、「色々な物を一つにする」「バラバラの事を集める」という行動となります。
お仕事では、お仕事を進めて行く上で、多くの事が「議論」されます。
この「議論」には、「議論が必要となった経緯」があり、そして「結論」があります。
「結論」の結果、「おこなうべき事柄」が、「作業」となります。
この「作業」には、一人でおこなうような、「小さな事」もあれば、他の多くの会社と協力するような、「大きな事」もあります。
そして、どの作業にも、管理者や作業者や関係者などの、「人」が存在します。
さらに、作業の終了後には、「結果や成果」があり、これには「評価」があります。
この評価により、反省点や改善点などが検討され、「問題点や今後の課題」などが発生します。
そして、お仕事には、さらに多くの事柄があるのですが、これらは「色々な物」「バラバラな事」となります。
「まとめる」とは、この「色々な物」「バラバラな事」について、それぞれを集めれば良いだけとなります。
しかし「総括」は、単純に集めるだけではありません。
「色々な物」「バラバラな事」を集めて整理をします。
そして、「整理された事柄」から、「必要な事柄のみ」をまとめて、おこなわれた「お仕事の全体」とします。
この「お仕事の全体」が「総（ソウ）じる」となり、「情報をまとめる事」が「括る（ククル）」となり、これが「総括」となります。
この「総括」は、「なぜ作業が発生したのか？」「その作業は誰が行ったのか？」「その作業の結果や成果はどうだったのか？」「問題点や今後の課題はあるのか？」などを知る事ができる情報となります。
なお、「整理」や「必要な事柄のみ」とありますが、これは「知りたい人が必要な情報」に絞り込む事が目的となります。
言い方を変えると、「知りたい人が変われば、整理のやり方や内容が変化をする」という事となります。
「総括」をする時は、「知りたい人に向けた情報である事」を意識して、考えて、整理をする必要があります。
内容はどうすれば良いのか
自分が「総括」を任された時、「何を伝えれば良いのか？」、分からない場合となります。
「総括」は、「知りたい人に向けた情報である事」となります。
したがって、この「誰が知りたいのか？」「何を知りたいのか？」を知る必要があり、そして、これらが「整理をする内容」となります。
例えば、「打ち合わせの総括」では、「誰が知りたいのか？」は、「打ち合わせに参加した人」となります。
そして、「何を知りたいのか？」については、「打ち合わせの内容」で、特に「結果」と「課題や宿題」などとなります。
この「打ち合わせの内容」については、「議事録」と一致する点が多いのですが、基本的には、「総括」の後に「議事録」が作られます。
したがって、「議事録の内容」を「総括」としても、問題はありません。
なお、「議事録」と違う点は、「議題と結果のみで良い」など、「議事録」よりも内容を割愛する事ができます。
これは、後ほど「議事録で、フォローが可能な為」となります。
ただし、「課題や宿題などがある時は、納期と担当者を明確にする」などは、「議事録」に記載をしますが、「打ち合わせの総括」でも必要な情報となります。
「打ち合わせ」ならば、「誰が知りたいのか？」「何を知りたいのか？」は、明確となっているので、「総括」について悩む事はありません。
「総括」について悩む時は、「誰が知りたいのか？」「何を知りたいのか？」が、分からない時となります。
したがって、「総括」を任された時は、「誰が知りたいのか？」「何を知りたいのか？」から、考える必要があります。
「チーム内の人」と「会社の経営陣」を例とします。
「チーム内の人」は、「お仕事が問題なく完了した事」「課題や改善点の存在を知る事」、これらの情報を「知りたい事」とします。
そして、「会社の経営陣」は、「お仕事の品質」「使ったお金」、これらの情報を「知りたい事」とします。
「チーム内の人」と「会社の経営陣」とでは、「知りたい事」に違いがある為、「総括の内容」も違う物となります。
逆に、これらを無視して「総括」を考えても、「どちらにも必要とされない情報」「理解しずらい情報」となってしまいます。
これらを避ける為にも、「総括」をする為には、「誰が知りたいのか？」「何を知りたいのか？」を理解しておく必要があります。
なお、「総括をする為のポイント」について、悩んでしまった時の為に、注目をするべき点を挙げます。
- 全体的な目的（会社の施策、プロジェクト）
- 作業発生の経緯
- 作業の内容
- 担当者（グループや会社なども含む）
- 作業の結果や成果
- 費用（期間や機器）
- 問題点や課題
- 全体的な評価
これらのポイントを基本として、「誰が知りたいのか？」に合わせて、「総括の内容」を考えて頂きたいと思います。
ちなみに、「誰が知りたいのか？」に合わせるので、「不要なポイント」については、触れる必要はありません。
逆に、「不要なポイント」をいれてしまうと、分かりづらくなってしまいます。
最小限のポイントに絞って、考えて頂きたいと思います。
simacatより一言
「総括」が「口頭のみで済む」事は、ほとんどありません。
「打ち合わせでの総括」が口頭で済むのは、「議事録」がある為です。
したがって、「総括」を任された時は、報告書として作る必要があります。
しかし、「総括」は、どのように上手に作られたとしても、見る人によって評価が変わります。
もし、「誰に合わせたら良いのか？」と、悩んでしまった時は、「未来に残す情報」と考えてください。
「５年後、１０年後に利用可能な情報」を意識して、「総括」を考えて頂ければと思います。
そして、「作り慣れる事」により、お仕事の視野も広がります。
できれば、「総括」を任されていなくても、関係したお仕事については、自分なりに「総括の作成」をおこなって頂ければと思います。
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