打ち合わせをやりますよ？！参加者招集と日程調整で注意すべき点とは？！
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はじめに
「お仕事の打ち合わせ」には、色々な形があります。
「商談」「プレゼン」「説明会」など、すべて「人を集めて開催する物」となっています。
ここで、シンドイのが、「人を集める事」「参加者の招待」となります。
人それぞれ、「お仕事を持っている」ので、それなりに「予定」というものがあります。
当たり前ですが、「参加者の予定が空いている」なら問題はないのですが、時には「参加者に予定を調整して頂く」必要があります。
したがって、「参加者に面倒を掛ける場合がある」事をふまえる必要があります。
気をつかう部分ではありますが、「打ち合わせ」は必要だから開催をします。
とはいえ、「打ち合わせの開催」には、注意をするべき点がいくつかあるので、ご紹介いたします。
あまり気負う事がないように、楽な気持ちで開催して頂ければと思います。
上司や管理者に打ち合わせ開催の許可を頂く
「打ち合わせの開催」の時、一番初めにおこなう事が、「上司や管理者へ、打ち合わせ開催の許可を頂く事」となります。
「打ち合わせ」は、どのように短い時間でも、「他の人の時間を奪う事」でもあります。
したがって、「上司や管理者」に、「他の人の時間を奪う事の許可」を頂く事が目的となります。
「打ち合わせ」が社内の、しかも、ごく少数のメンバーだったとしても同様となります。
ただし、定期的な開催の場合は、毎回許可を頂く必要はなく、初回となる１回目の開催時に、例えば「週に１回おこなう」などを伝えてください。
もし、この時点で問題があるようならば、その時に「開催のやり方」について、指示を受けるようにしてください。
「参加者」が「社内の人であっても他の部署の人」の場合、また「社外の人」の場合は、必ず許可が必要となります。
これも、「他の人の時間を奪う事」と基本的には同じなのですが、「上司や管理者の管理範囲外の人」が対象となる為です。
「他部署や他社の人の時間を奪う事」となるので、必要以上に神経を使う必要があります。
なお、この「他部署や他社の人の時間を奪う事」をあまり気にしない「上司や管理者」がいます。
このような人は、「いちいち、許可を得る必要はない」と言うと思います。
もし、このような事を言われたなら、今後、許可を得る必要はありませんが、「経緯」だけはいつでも説明ができるように準備をしておいてください。
参加者の招集と日程調整
「打ち合わせ開催」が決まったら、「参加者の招集」となります。
「打ち合わせ開催」が必要となった時、そこには必ず「目的」があります。
「目的」がないと、「打ち合わせ開催」の意味がありません。
したがって、「目的に関連した人を招集する事」となり、この招集をされた人が「参加者」となります。
現在、よほどの理由がない限りは、「メールやメッセンジャーアプリ」の利用となるでしょう。
ただし、ここでも落とし穴があります。
まず、「社内の参加者」の中に、「会社の上層部の人」がいる場合、なるべく直接、声を掛けてください。
これは、「日本の会社の悪い部分」だと思いますが、「順番で機嫌を損ねる人がいる」からとなります。
したがって、「順番」についても、「上司や管理者と相談」をして、できる限り自分に被害が及ばないようにしてください。
なお、この「会社の上層部の人」は、一応「参加者」ではあるのですが、必ず参加するとは限りません。
「必ず必要な参加者」でなければ、無理強いをする必要はありません。
ここからが、「日程調整」の開始となります。
「会社の上層部の人」が参加をする場合、「打ち合わせの開催日」について、大まかな日程を伝え、都合がつく日を確認してください。
この時、必ず「複数の希望日」を頂いてください。
「どうしても、この日でないといけない」と言われた場合、「その日」が「打ち合わせ開催日」となります。
したがって、できる限り、「他の参加者」に日程調整をして頂く事となります。
「会社の上層部の人」の「希望日」の確認ができたら、次は「社外の人」との日程調整となります。
「希望日」のうち、可能な日程を確認してください。
そして、「社内の他部署」「社内メンバー」の順に、「日程を絞り込む」ように、日程調整をしていきます。
なお、「社内メンバー」については、「管理者や上司への許可」の前に、日程調整を済ませておきましょう。
この時は、できるだけ「幅を持たせた日程」「できるだけ都合がつけられる日程」で、調整をしておいてください。
最低限の参加者
「打ち合わせの参加者」が全員揃わなくても、「最低限の参加者」のみで「打ち合わせの開催」は可能です。
これは、日程調整にも限界がありますし、「突発的な理由」もあるからとなります。
そして、この時に重要なのが、「キーマン」の存在となります。
「打ち合わせの開催」には、必ず「目的」があります。
この「目的を果たせない打ち合わせ」ならば、「開催をする意味がない」「ただ他の人の時間を奪う事」となります。
この「目的を果たす事に関連性が強い人」が、「キーマン」となります。
例えば、「何かを決める時は、決める内容を話せる人と決める事ができる人」、「何かを検討する時は、検討ができる人」、「何かを説明する時は、説明をする人と説明を受ける人」などとなります。
「キーマンが不参加」となるなら、「日程を再調整する事」となります。
最悪、「当日に欠席」となった時は、「打ち合わせを中止」とするべきです。
ただし、「当日の欠席」の備えとして、「代役を準備しておくべき」です。
特に、自分が「主催者」の場合は、「自分が理由で、打ち合わせが中止となる」事だけは避けるべきです。
この為、自分の代わりになれる人も、「打ち合わせの参加者」とするようにしてください。
simacatより一言
「打ち合わせ」は「参加者の調整」が一番面倒です。
「定期的な打ち合わせ」であっても、初回は、「誰を参加者として良いのか分からない」場合があります。
「打ち合わせの参加者」が不明な場合は、「ご相談」という形で確認をしても、それほど失礼とはなりません。
逆に、「打ち合わせを開催した結果」で、「あの人も必要」「あの人は不要」などが判明する場合もあります。
「打ち合わせ」は「目的を果たす過程で必要な集まり」です。
「打ち合わせの開催」に力を入れ過ぎて、肝心の「目的」を忘れないように、ご注意ください。
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