お仕事の順番が分からない？！何からやる？！先輩や上司の指示を待つ？！優先度を考える？！
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はじめに
「お仕事をおこなう順番」については、常に考える事だと思います。
この「順番」を考える事で、「効率的な作業」や「合理的な作業」となり、「お仕事による負担が軽減される」からとなります。
逆に、「順番」が分からないと、「手間がかかる」「余計な事をする」など、本来「しなくても良い苦労」をする事となります。
「お仕事の順番」は「段取り」などとも呼ばれています。
お仕事を始めて間もない頃は、「作業の手順を覚える事」に必死だと思います。
しかし、いつかは慣れます。
「お仕事の順番」について考えるのは、お仕事に慣れてからとなります。
より「効率的」に、より「合理的」に、「お仕事の順番」について、考えて頂ければと思います。
お仕事の順番
「お仕事の順番」を考える時、「基準」が必要となります。
この「基準」は、初めから「明確に分かっている人」はいません。
「お仕事の順番の基準」を認識するまでは、なにも考えずに「指示に従う事」となります。
例えば、「先輩や上司」からの、「早くやってください」「これを先にしてください」などの、「指示」となります。
そして、ずっと「指示に従う事」を続けているうちに、「この作業よりも、あの作業を早くやれと、いつも指示を受けている」と思う事があります。
これで、徐々に「早くやる作業」「先にやる作業」の「基準」を認識する事ができます。
これが「基準の理解」となります。
この「基準の理解」にて、「先におこなう作業」「後におこなう作業」を自分で考える事が、できるようになります。
しかし、あくまでも、「自分の考え」となります。
この「自分の考え」が正しいのか、「先輩や上司」に、確認をして下さい。
「自分の考え」が正しい場合、「お仕事の順番を理解できた事」となり、「先輩や上司の指示待ちの状態」から抜け出せた事となります。
しかし、この「基準」は、「二つの作業で、どちらを先におこなうか？」に限られた事となります。
これが、３つの作業、４つの作業と、作業の数が多くなるにつれて、「単純に比較をする事」が難しくなっていきます。
この為、「基準の工夫」が必要となります。
「基準の工夫」は、「単純に作業を比較する事」ではなく、「作業の中身や結果を踏まえて、基準を決める事」となります。
与える影響で基準を考える
「与える影響で基準を考える」とは、「作業の内容を踏まえて、重要度や緊急度を意識する事」となります。
はじめ、「お仕事の順番」は「先輩や上司の指示」により、順番を意識して、「基準の理解」をしていました。
「お仕事の順番」を考える時、これでは、いつまでも「先輩や上司の指示」が必要となります。
言い方を変えると、「先輩や上司の指示通りにしか、お仕事をおこなう事ができない」となります。
「お仕事の順番が分からない」とは、「基準の理解ができてない事」となるので、「常に指示に従う状態」となります。
誤解をして頂きたくないのですが、お仕事の種類により、それが「重要」な場合があります。
しかし、「お仕事の順番が分からない事」を気にする場合、「常に指示に従う状態」では困っている時だと思います。
もし、その状態から抜け出したいと考えるなら、「指示による基準」から、「与える影響で考える事」をおこなってください。
「与える影響」とは、「作業をおこなわなかった事により、どのような事が起こるのか？」「作業に不備がある事により、どのような事が起こるのか？」となります。
「起こる事」には、「お客様に迷惑をかける」「多くの人に迷惑をかける」など、「自分以外に与える事柄」があります。
また、「手間が増える」「余計な事をする」など、「自分に負担がかかる事柄」もあります。
この「起こる事」が「与える影響」で、これを「基準」として考えます。
ある「起こる事」を「基準」とした時、それよりも大きな「起こる事」は、「作業の重要度や緊急度が上である事」となります。
その結果を使用して、より「作業の重要度や緊急度が、上の作業」と、他の「起こる事」を比較します。
この繰り返しの結果、もっとも「作業の重要度や緊急度が上の作業」が、「行うべき、お仕事」となります。
このように「作業の重要度や緊急度」により、「お仕事の順番」を決める事ができます。
これを「優先度」と言います。
なお、「優先度」についても、「上司や先輩への確認」をしてください。
「作業の重要度や緊急度」は、変化する可能性があります。
「自分だけの考え」だけでは、間違ってしまう事があります。
優先度に悩む
「優先度」に悩む時があります。
これは、「基準に、ブレがある時」です。
言い方を変えると、「基準を考えた自分に、誤りがあり、不安を感じている時」となります。
例えば、「自分が考えた優先度に誤りがあった時」「同じ優先度のお仕事が大量にある時」などです。
「基準は、変化があって当たり前の物」と考えるようにしてください。
もちろん、「基準」には、「理由やルール」は必要です。
しかし、こだわって悩み、お仕事が止まってしまうなら、「基準の変更」をして、お仕事をスムーズにおこなう方が、効率的となります。
「自分が考えた優先度に、誤りがあった時」は、その誤りを「基準」に取り入れれば、良いだけです。
「同じ優先度のお仕事が、大量にある時」は、時間のかからない作業から、おこなえば良いだけとなります。
どうしても、「基準」に悩む時は、他の人に相談をするのも良いと思います。
「基準」には、色々な意見があっても、問題はありません。
ただし、「混乱」をして、よけいに「基準」がブレないように、注意をする必要があります。
simacatより一言
「お仕事の順番が、分からなくなる事」は、よくあります。
これは、「優先度」に、「人の意思」が入るからとなります。
「お客様が言った事だから、早くやる」「偉い人が言った事だから、早くやる」などとなります。
この「人の意思」は、「依頼」として受け、かならず「期限」を確認してください。
「なるべく早く」と言われる事が、ほとんどだと思いますが、「作業の割り込み」は、効率を下げてしまう事となるので、その時は「今の作業の後でおこないます」と伝えて下さい。
「それでも、どうしても」と言われた場合は、無理に１人で抱え込まず、社内でお仕事の調整をおこなってください。
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