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お仕事の問題?!よく耳にする一般的な事柄?!問題解決のヒント?!備えや対策に応用してください?!

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17512 社会人へのアドバイス
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お仕事の問題?!よく耳にする一般的な事柄?!問題解決のヒント?!備えや対策に応用してください?!

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はじめに

お仕事をしていると「さまざまな問題」に遭遇します。

お仕事では遭遇した問題について「考えて対応する事も重要な作業」となります。

しかし、「問題の大きさ」によっては「焦りや恐怖」を感じる事があります。

今回は「お仕事で耳にする問題」について触れたいと思います。

「耳にする」とは、言い換えると「一般的な問題」となります。

よって、どのような職種でも、どのような状況でも、「起きる可能性のある問題」とご理解ください。

最低限の問題や対策を知り、自分のお仕事に応用して頂ければ幸いです。

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お仕事で耳にする一般的な問題

「お仕事で耳にする一般的な問題」となります。

お仕事にはさまざまな業種があります。

そして、さまざまな状況があります。

よって、あくまでも「よく耳にする物」である事をご留意いただきたいと思います。

【 よく耳にするお仕事の問題 】
  • コミュニケーション不足
  • 計画不備による問題
  • スキルや経験の不足の問題
  • 優先順位の誤りの問題
  • リーダーシップの不足の問題
  • 変更管理の不備の問題
  • 適切なドキュメントの欠如の問題

コミュニケーション不足

「チームメンバー、上司や管理者、顧客などとの十分なコミュニケーションが取れなかった」時、「作業目標」や「期限」の認識の違いが発生する可能性があります。

計画不備による問題

「作業計画が不十分」な時、「期日に間に合わない」「予算を超える」などの状態となる可能性があります。

スキルや経験の不足の問題

「お仕事に必要なスキルや経験が不足している」時、業務が適切に遂行できず、「品質の低下」や「期日の遅れ」が発生する可能性があります。

優先順位の誤りの問題

「重要な作業とそうでない作業の優先順位を正しくつけられない」時、重要な作業が後回しとなってしまう可能性があります。

リーダーシップの不足の問題

「リーダーが的確な指示やサポートを提供できない」時、メンバーが方針を理解せずに作業をする事となり、これが「連携の乱れ」や「品質の低下」となる可能性があります。

変更管理の不備の問題

「作業進行中に変更が発生」した時、それに対する「適切な変更管理」がおこなわれないと、「スケジュール」や「品質」に悪影響を与える可能性があります。

適切なドキュメントの欠如の問題

「仕様、手順などのドキュメントが不足している時、後続の作業者が理解できない為、「作業の過不足」や「作業不備」が発生する可能性があります。

以上、「よく耳にするお仕事の問題」となります。

あわせて、一般的ではない問題「よく耳にするお仕事の特殊な問題」を挙げます。

【 よく耳にするお仕事の特殊な問題 】
  • セキュリティ侵害の問題
  • 法律や規制の問題
  • 技術的な制約の問題
  • 国際的なコミュニケーションの問題
  • 予算の急激な変更の問題
  • 突然の人事変更の問題
  • 自然災害や災害対応の問題

セキュリティ侵害の問題

「システムへの不正アクセスによる情報漏えい」となります。

これには「ハッキング」「マルウェア感染」「社内からの情報漏えい」などが含まれます。

法律や規制の問題

「法律や規制に違反する可能性」となります。

これには「データ保護法」「知的財産権の侵害」「労働法の違反」などが含まれます。

技術的な制約の問題

「新しい技術の導入や既存のシステムのアップデートにおける技術的な制約の発生」となります。

これには「互換性の問題」や「既存のプロトコルやプラットフォームの制約」が含まれます。

国際的なコミュニケーションの問題

「グローバルなチームやクライアントとのコミュニケーションの不具合」となります。

「言語の違い」「時差」「文化的な違い」などの問題が発生する可能性があります。

予算の急激な変更の問題

「プロジェクト進行中における急激な予算変更の発生」となります。

これには「経済的な変動」や「予期せぬ支出が発生した場合」などが含まれます。

突然の人事変更の問題

「プロジェクトの中でキーメンバーが急遽辞めるなどの突然の変更」となります。

これには「スキルセットの欠如」や「作業チームへの悪影響」などが発生する可能性があります。

自然災害や災害対応の問題

「地域や拠点による自然災害やその他の災害の発生」となります。

これには「洪水」「地震」「火災」などが含まれます。

以上、「よく耳にするお仕事の特殊な問題」でした

「問題」は「備えや対策」をおこなう事により「早期解決」をおこなう事ができます。

そして、なによりも「備えや対策」は「問題発生時の精神的な負荷」を軽減させてくれます。

「問題はおこる物」と考えて、日頃から「備えや対策」について考える事をおすすめ致します。

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お仕事での問題に対する備えや対策

「お仕事での問題に対する備えや対策」についてとなります。

こちらも、業種や状況により、さまざまな物があります。

それでは、「よく耳にする問題に対する備えや対策」となります。

【 よく耳にする問題に対する備えや対策 】
  • リスク管理の計画
  • 適切なコミュニケーション
  • 柔軟性の確保
  • 緊急対応のトレーニング
  • データのバックアップ
  • 専門知識の確保
  • 作業パフォーマンスのモニタリング

リスク管理の計画

事前に可能性のあるリスクを予測し「それに対処する為の計画の策定」となります。

リスクの種類によっては、「バックアッププラン」や「緊急時の対応策」の準備をおこないます。

適切なコミュニケーション

日頃より、チームメンバーやステークホルダー(利害関係者)との「効果的なコミュニケーションをおこなう」事となります。

問題が発生したら早期に報告し、関係者と連携して解決策を見つけることが重要となります。

柔軟性の確保

計画が変更される可能性をあらかじめ考慮した「柔軟な計画の作成」となります。

変更が発生した場合には「すばやく調整できるような体制」も求められます。

緊急対応のトレーニング

チーム全体が「緊急時の対応手順を理解するトレーニングを受ける」事となります。

これにより、問題が発生した時、慌てずに対処をおこなう事ができます。

データのバックアップ

データの損失を防ぐために「定期的かつ適切な形でデータをバックアップしておく」事となります。

バックアップがあれば、データの復旧を迅速におこなう事ができます。

専門知識の確保

重要なプロジェクトや業務においては、キーメンバーの「知識やスキルを確保しておく」事となります。

突然の人事変更に備え「複数人が同じ業務に携われるような体制を整える」事が望ましい状態となります。

作業パフォーマンスのモニタリング

作業パフォーマンスを定期的にモニタリングし「問題が発生する前に予兆を察知する」事となります。

仮に「作業パフォーマンスが低下している」場合、「予防的な対策」を講じる事が可能となります。

以上、「よく耳にする問題に対する備えや対策」となります

重ね重ねとなりますが、あくまでも「よく耳にする問題に対する備えや対策」となり、一般的な事柄となります。

具体的な業務や作業によっては「異なる備えや対策」が必要となります。

問題が発生した時、「事態の冷静な分析」「適切な専門家や関係者との協力」などをおこない、「解決策を見つける」事が重要となります。

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simacatより一言

お仕事をおこなっていると「問題」は尽きません。

小さな事から大きな事まで「さまざまな問題」が発生します。

しかし、その「さまざまな問題」について「不感症」とならないようにしてください。

「対処や備えをする事が面倒」と思い、「見て見ぬふり」をしてしまうと、自分ではどうする事もできないような「大きな問題」となる事があります。

なにか「違和感」を感じた時は、少しでも調べる時間を作る事をおすすめします。

お話しは変わりますが、「問題に対する対処の見直し」がおこなわれない場合があります。

これは、「ずっと、その方法で問題の対処」がおこなわれてきた実績がある為となります。

確かに、「ずっと、その方法で問題の対処」ができていたなら、わざわざ労力と時間をかけて、見直す事に疑問を感じるかも知れません。

しかし、「本当に正しい対処なのか?」「もっと効率的で安全な対処はないのか?」については検討をし、必要であれば改善するべきです。

「環境や技術」は変化します。

それならば、「問題に対する対処」も変化するはずです。

今まで問題がなかったからと言って、放置してしまうと、これが「新たな問題」となる事があります。

よって、「問題に対する対処」だからこそ、1年に1回は見直しをおこなうべきとなります。

最後に、「新しいお仕事ができた」時、合わせて「問題に対する対処」も検討するようにしてください。

もちろん、「分かる範囲」や「想像できる範囲」で構いません。

「問題に対する対処」があると、それだけ迅速な対応ができます。

そして、「新しい問題」が発生した時、「その内容と対処」を追記していきます。

このような活動をおこなう事により、「問題に対する対処集の作成」を職場に定着させる事ができます。

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