相互理解は難しい(ドキュメント編)

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今回は普段、お仕事にて作成する主なドキュメントであるプレゼン資料、保存資料、議事録の書き方について簡単に作成ポイントをご紹介致します。

会社に入社してもドキュメントの作成の機会がないと中々資料の作成は身に付きません。何事も経験を積む必要がありますし悩む事もドキュメントを上手に作成する為には必要な事です。

過去に作成されたドキュメントを眺めて勉強をしてみるのも良いと思いますが、今回ご紹介するポイントも参考にして頂ければと思います。

プレゼン資料

使用目的

プレゼンの資料の作成目的は誰かに見せる事です。

例えば上司やお客様ですね。惹かれる紙面が望まれますし、全体を俯瞰して見れる様な内容である必要があります。

逆に細かい部分まで記載してしまうと情報量が多すぎる為、理解が難しい資料となってしまうので注意が必要です。

資料を見せる相手が決まっている場合が殆どすので、その相手にピントを合わせて理解をして頂く様に作成する事が大切です。

  • 全体像がわかる様にする
  • 情報量に注意する
  • プレゼンをする相手にフォーカスを合わせる

書き方

プレゼンの資料はしっかりとしたシナリオを作成する事が重要です。

シナリオとは伝えたい内容の順番や筋道です。

この為、シナリオをしっかりと吟味する事が必要です。シナリオは初めに結果を伝えて後から組み上げていく方法や起承転結で作成していく方法があります。

これはプレゼンをする相手や内容によって検討する必要があります。

例えば予算ありきのプレゼンを行うのであれば初めに金額(結果)を示し、その理由を後述(組み上げ)していく形が一般的です。

会社紹介などは自社の社長紹介や会社概要から始まり事業の内容の説明や事例を紹介して最後はご挨拶で締めます。プレゼンの内容に沿ったシナリオを作成しましょう。

実際の資料の書き方は初めに表紙を作成し、シナリオに沿った目次を作成し、目次に沿って作成するのが一般的です。

目次を作成する場合に注意をしたい点ですが、資料内は目次に沿った形で順番に読まれる工夫が必要です。

例えばページ番号をつけたり、目次に書いた文言を各ページのタイトルに記載する事です。相手にこちらの意図が順番通りに間違いなく伝わる様にしましょう。

  • プレゼンの目的に沿ったシナリオを検討する
  • シナリオに沿った資料を作成する

保存資料

使用目的

保存用の資料の主な目的は自分ではない誰かが読む事を想定して作成します。そして作成するドキュメントの殆どが保存用として用いられます。

保存用の資料は法律で定められている物で例えば請求書や納品書と言う物がありますし、使用説明書などもこれに含まれます。

  • 自分ではない誰かが読む事を想定する
  • 法律で保存が義務付けられている資料もある

書き方

法律で定められている物については殆どが定められたフォーマットがありますので、そちらに記入をする形となります。

その他で作成が必要な物についても雛形が用意されている事が多いので雛形に合わせた形で記載をします。

もし雛形がない場合はこれを機に作成しておく事をお勧めします。

雛形によってある程度の記載ルールも規定しておく事が重要です。

記載ルールの例えですが、資料のタイトル、資料の作成を行う背景と内容は最低限必要となります。特に資料の作成に至る背景が重要です。

時間が経つにつれて、担当者の変更などにより資料がどの様な目的で作られたのかが分からなくなってしまいます。これを防ぐ為の記載となります。

  • フォーマットがあれば、それに従い記入する
  • フォーマットがなければ作成する(合わせて記載ルールも規定する)

議事録

使用目的

打合せや会議を行なった際にどの様な事が話し合われ、どの様な事が決まったのかを記録します。

特に決めた事に対する経緯と誰が決めたのかを明確にする事が目的となります。

また、その場で決めれず持ち帰りとなった時は誰がいつ迄に回答するのか、責任の所在を明確にする事も目的の一つとなります。

  • 話し合われた内容や決定事項を記録する
  • 持ち帰りで決定する際は責任者を明確にする

書き方

いつ、どこで、誰が、どの様な内容について話しをしたのかを明記します。

特に誰が発言したのか?といった事を記載する事により後になってから言った言わないを防ぐ事となります。

議事録は会議の進行に合わせて記載する必要がある為、取り敢えずはメモを作成し、後に清書を行うやり方が一般的です。

清書が完了したら打合せや会議に出席したメンバー全員に確認を依頼して抜けや誤りがないかを確認して頂きましょう。

この議事録に誤りがあると後々の話し合いの内容にブレが生じてしまう事があります。

最近はボイスレコーダーに記録する手段もある様です。どの様な手段であっても記載漏れがなければ有効だと思います。

  • いつ、どこで、誰が、どの様な内容を話し合い決定したのかを明記する
  • 取り敢えずはメモを作成し、後に清書を行う
  • 清書後、打合せや会議に出席したメンバー全員に確認を依頼する
  • ボイスレコーダーに記録する手段もある

工夫

文字の羅列は避け、絵やグラフを利用する

ルールがない限り、資料を作成する際は文字の羅列は避けましょう。

文字ばかりですと読み手の負担が大きくなります。視覚的に理解ができる絵やグラフなどは読み手の負担も軽減されます。

バランス良く配置して作成する事を心掛けましょう

レビューは必ず行う

保存資料を作成した際は必ず第3者に確認をして頂きましょう。

この様な作業はレビューと呼ばれています。

レビューをする事により自分の視点だけではなく他の方も理解ができるのか?内容に不備がないのかを確認する事ができます。

そして特にプレゼンの資料は上司やお客様に資料を伝える事に繋がる為、レビュー及びレビューの練習は必須の作業となります。

最後に

簡単ではございますがドキュメントの作成ポイントを挙げました。

ドキュメントはそこに書かれている事を全く知らない人が読んで理解できる様にする事が重要なポイントです。

自分が分かっている事を伝える物なので経験や慣れといった事で作成効率はかなり変わります。

逆に慣れてしまえば重要な武器になる物ですので是非、身に付けて頂きたいと思います。

因みに私自身が昔に作成したドキュメントを最近読んだ時、理解に苦しむ内容でした。

どの様なポイントを抑えれば人に理解して頂けるのかについては、まだまだ勉強中です。

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