作業が終わったら報告書を書いてと言われました?!何を書けば良いの??基本的な内容をご紹介します!!

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作業が終わったら報告書を書いてと言われました?!何を書けば良いの??基本的な内容をご紹介します!!

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はじめに

「作業」が終わった時、「報告書を書いて欲しい」と言われる時があります。

これが、「作業報告書」です。

ほとんどの会社には、この「作業報告書のフォーマット」や「過去に作成された報告書」が存在しています。

基本的には、それらを元に作成をすれば、問題のない内容となります。

しかし、それが「存在しない」「見つからない」、そんな場合は、内容は自分で考えるしかありません。

ネットで探せば、それなりの「フォーマット」を見つけられるので、それを元にするのが、賢い方法だと思います。

ただし、「記載する内容」が分からないと、「どのフォーマットが良いのか?」、判断をする事ができません。

「自分がおこなった作業」にあわせた、「作業報告書」を作成する為に、最低限、必要な情報について触れたいと思います。

作業報告書とは

「作業報告書」とは、「自分がおこなった作業を記録し情報として残す事」が目的となっています。

「作業報告書」に限らず、「自分がおこなった事柄の記録」は、情報となります。

例えば、「社外研修」「出張」「クレームの対応」「事故・障害の対応」など、さまざまな場面で、さまざまな報告書の作成を求められます。

これらの報告書により、「いつ(からいつまで)、誰が、何を、どうしたのか?」という記録が情報として残ります。

「報連相」の一環と認識すると、分かりやすいと思います。

これらの「報告書」の一部で、「作業の報告」を目的として作成されるのが、「作業報告書」となります。

「作業報告書」は、「社内用」と「社外用」があります。

「社内用」は、基本的に「管理者が確認する情報」となり、この報告書により、「作業者の行動を把握する」事が可能となります。

「社外用」は、「社内」での利用はもちろんですが、基本的には「お客様へ提出する報告書」となり、そのほとんどが「お金が絡む情報」となります。

お客様の依頼でおこなった作業について、「社内用」と同じように、「いつ(からいつまで)、誰が、何を、どうしたのか?」という情報が、基本の情報となります。

そして、これらに加えて、例えば「消耗品などの部品や金額」など、「実際に作業をおこなう為に必要となった、物やお金の記録」も情報として残します。

お客様は、この「作業報告書」を元に、「何がおこなわれたのか?」「料金は妥当なのか?」を確認します。

ちなみに、お客様は事前に「見積書」を確認して、作業を依頼しています。

この「見積書」とは、「作業の内容や、お金の予想」となっています。

この「見積書の金額」と「作業報告書を元にした金額」に大きな違いがあった時、その理由の説明を求められる事となります。

そして、もし、お客様が納得できない場合、「返金」が求められる場合もあります。

「社外用」は、内容が細かくなりますが、「自分がおこなった作業の証明」にもなるので、「できるだけ詳細に記録を残す」事をおすすめします。

なお、気をつけたいのが、「悩んだ時」となります。

「悩む」と、それだけで手が止まり、時間を消費してしまいます。

この場合、お客様や管理者と「悩みの共有」をしてください。

この「悩みの共有」により、「時間がかかってしまった理由」も、共有される事となります。

もちろん、「作業報告書」には、「時間がかかってしまった理由」として、その「悩み」と「解決方法の記録」も情報として残してください。

作業報告書に記録する情報

「作業報告書に記録する情報」となりますが、「職種」によって異なる部分があります。

ここでは、「基本的な情報」を挙げます。

  • 作業報告書の作成日
  • 作業内容
  • 宛先(お客様や管理者)
  • 作業日時(開始日時から終了日時)
  • 担当者(複数人いる場合、代表者のみか、全員か)
  • 作業内容(箇条書きで具体的に)
  • 特記事項(伝えるべき事柄)
  • 宛先承認(お客様や管理者の承認欄)

「基本的な情報」のみで、「作業報告書のフォーマット」を作成しても良いですが、できるだけ、現在の作業に必要な情報を付け加えて、「作業報告書のフォーマット」を作成してください。

気をつけるべき点は、「職種」によって、「重要とされる部分が違う」という事です。

例えば、「作業にかかった時間が重要とされている職種」では、「分単位で、何をしていたのか?」という記録が、必要となります。

この場合は、「作業内容」の部分を「時間で区切る」などの工夫をしても良いと思います。

また、「修理をする事が目的の職種」では、「使用した部品とその金額」の情報も記録として必要となります。

この場合は、「作業内容」の下に、「部品名と価格の欄」の追加をする工夫が良いと思います。

ただし、「部品名」は「作業内容」に記載している「部品名」と同じ情報とする必要があります。

「作業報告書」は「作業の記録」でもあるので、なるべく「フォーマット」を作成し、入力の手間を省くようにしてください。

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simacatより一言

作業をおこなっていると、つい「集中」をしてしまい、多くの作業をおこなった後に、「記録を残す事」を思い出す事があります。

これは、「記録漏れの発生」の原因となります。

当たり前ですが、「自分が何をしたのか?」を覚えていないと、「作業報告書」を作る事ができません。

したがって、本来の「作業報告書」は「清書」として、作業と並行して、記録する事ができるような「作業記録用のフォーマット」の作成をオススメします。

これがあれば、作業と並行して、おこなった事を記録できるので、「記録漏れの発生」を防ぐ事ができます。

そして、「入力が手間」という理由での、「記録漏れの発生」はよくありますので、なるべく「入力の手間」がなくなるような「フォーマット」を作成するようにしてください。

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