お仕事の作業計画をたてる時の注意点？！１日の基準をちゃんと定義しておく事？！
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はじめに
お仕事は「作業計画」という予定を立てて、その計画通りに行います。
実は、「計画は必ず立てなければいけない物」ではありません。
では、「なぜ、計画が必要なのか？」ですが、お仕事を「漏れがなく」「締め切り通り」に終わらせる事ができるなら、「計画」は、必要ないのかも知れません。
しかし、「たくさんのお仕事」を抱えてしまった時、そして、その「たくさんのお仕事の順番」が頻繁に変わる時、それでも「漏れなく」「締め切り通り」に、お仕事をおこなう事ができでるでしょうか？
頑張ればできるのかも知れませんが、そこを頑張るなら、お仕事に集中をするべきです。
「お仕事の順番」「お仕事の締め切り」の情報は「頭の外」に出しておき、お仕事に集中する事で、お仕事を効率的におこなう事ができるようになります。
このように、「効率的にお仕事をおこなう為」に「作業計画」を立てます。
そして、「作業計画」は立てるだけでは意味がありません。
「計画に従って、お仕事が進んでいるのか？」が、もっとも重要な点となります。
「作業計画」は、お仕事が増えるほど、順番に変化が発生するほど、複雑となり、手間のかかる作業となります。
しかし、手間がかかっても、「作業計画」を見直し、整理をする事で、効率的にお仕事が行えるようになります。
期日と工数
「作業計画」は、「期日」と「工数」で成り立ちます。
「期日」が「締め切り」で、「工数」が「作業期間」です。
「このお仕事をこの日までに終わらす」と、言い換えると分かり易いかと思います。
「期日」には、「１日単位」の場合もあれば、「時間単位」「分単位」など、いろいろな「時間の単位」があります。
「期日」は、お仕事の内容によって、「時間の単位」が変わります。
例えば、打ち合わせなどは、「１０時に始まって、１１時に終わる」など、「時間単位」となります。
しかし、作業は「時間単位」で終わらせるというよりも、「１日の作業」として、「複数のお仕事を束ねる」方が良いでしょう。
「１日の作業」として「計画」をたてる事により、「個々の作業の時間」まで、意識をする必要がなくなります。
「作業計画」を考える時、「１日の予定」と「１日の作業」は分けて、「計画」を立てるべきとなります。
なお、細かすぎる「計画」は、「計画の作成や変更」に手間がかかる事となるので、注意が必要となります。
また、おおざっぱに「計画」を立てても、「計画」の意味がなくなってしまうので、この点も注意が必要となります。
このあたりの考え方は、「経験」をしないとわかりません。
慣れるまでは、頻繁に「計画の変更」が発生するかも知れませんが、徐々に感覚がつかめていきます。
そして、「工数」となります。
「工数」は「計画」の場合、「作業にかかる時間」と考えてください。
あるお仕事について、「１時間でどれだけできるのか？」「１日でどれだけできるのか？」となり、「１時間で作業を終わらせる」「１日で作業を終わらせる」などの、指標ともなります。
「期日」と「工数」にて、「日別にお仕事を並べていく」事により、「どれだけの期間が、お仕事に必要なのか？」を知る事ができますし、「作業が可能となる日」を知る事ができます。
１日をどう考えるか？
「作業計画」をたてる時、「１日をどのように考えるのか？」が重要なポイントとなります。
例えば、「１日に、お仕事をおこなえる時間が９時間」だとします。
そして、「作業Aは１日かかる」とします。
この場合は、「１日９時間をかけて作業Aを行う」事となるので、「１日を作業Aに割り当てて、計画する」事となります。
しかし、「１日に、お仕事をおこなえる時間が４．５時間」だとします。
この場合、作業Aをおこなうにあたり、「お仕事をおこなえる時間」を基準とすると、「２日を作業Aに割り当てて計画する」事となります。
しかし、作業Aを基準とすると、「お仕事をおこなえる時間が４．５時間足りない」ので、「４．５時間の残業をして作業Aを行うのか？」それとも「２日で作業Aをおこなうのか？」という疑問が発生します。
「お仕事をおこなえる時間」を基準とするのか、「お仕事にかかる時間」を基準とするのか、その時の状況や重要度によるのですが、「計画」を立てる時は、「１日の定義」を明確にする必要があります。
ちなみに、この「１日に定義」が「工数」に関係してきます。
「作業計画」は、「何をいつ行う」「何がいつできる」事を明確にする物です。
この時に、「お仕事で必要な工数」を明確にし、その「工数」を日別に落としこむ事が、「作業計画」となります。
simacatより一言
「作業計画」をうまく立てられないという人は、まず、１週間単位や半月単位、月単位で「大きな計画」を立てて、実行するようにしてください。
利用するツールはなんでも良いので、まずは「計画を立てて、それに従う」事だけを意識するようにしましょう。
「作業計画」は、「今、やらなくてはいけない事を知る」為に利用されている人が多いようですが、「未来にやらなくてはいけない事を知る」為にも利用するべきです。
実際にお仕事に取りかかる時に慌てないように、「作業計画」で「自分が行うべき事」を予め知っておく為のツールだと、お考えください。
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