説明するのが下手くそ?!上手に説明をする為には工夫や練習が必要です!!

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説明するのが下手くそ?!上手に説明をする為には工夫や練習が必要です!!

はじめに

お仕事の場では、何かを「説明」する機会が多くあります。

現在の作業の内容、失敗をしてしまった事、新しい企画、本当に数多くあります。

しかし、「説明」をする度に、うまく言葉にできずに、自分の思ったような形で「説明」ができなかったと感じた人は多いと思います。

瞬時に考え、文章にして、言葉にする事は、非常に難しい事です。

しかし、「説明」にも「慣れ」があります。

はじめは、工夫をしたり、練習をしたり、「説明」をする事に備えて、色々な準備をする必要がありますが、その様な繰り返しにより、「説明」をする事が、苦痛ではなくなります。

少しでも「説明」する準備をおこない、「説明」を苦痛なく行える様にしましょう。

説明とは?

「説明」とは、「説いて明かす」事となります。

「なぜ、その様になったのか?」「なぜ、その様に考えたのか?」を伝える事となります。

それは、「そこに至るまでの事」とか、「考えたり行動したりする根拠を伝える事」となります。

特に、お仕事の場面では、何かと「説明」がつきまといます。

「なぜ、そのお仕事をしているのか?」

「そのお仕事がなぜ必要なのか?」

「お仕事の結果、なぜそうなったのか?」

「言われたから、やっているだけ」と思ってしまいがちですが、その様な考えも「説明」により、「説明をする相手」に「理解」をしてもらう事が必要となります。

「説明」とは、「自分の考えを伝える為の行動」となります。

「説明」をする時、「説明をする相手」は何も分からない状態です。

その相手に対して、「理解をして頂く事」が目的となります。

従って、「説明をする相手」が「理解できない状態」では、「説明」をした事にはなりません。

「理解」をして頂けない場合は、「理解をして頂くための工夫」が必要となります。

絵や図形を取り入れて理解をしていますか?

「理解」をするにあたり、「絵や図形を取り入れて、理解をしていますか?」

「説明」が苦手な人は、「考えた事を言葉で表現をする事が難しい」と考えています。

それは「言葉が見つからない」「文章が組み立てられない」、この様な事が原因だと思われる方は多いのですが、そもそも、「理解ができていないから」という問題があります。

「その考え方を絵や図にして下さい」と言われた時に、それが描けない場合は、「内容や流れが理解できていない」という事となります。

まずは、自分が理解をしていないと、誰かに「説明」をする事はできません。

言葉や文章も良いのですが、「絵や図」を使って、まずは自分が理解をしてください。

理解する為に考えた「図や絵」は、誰かに「説明」をする場面でも、利用する事ができます。

言葉で「理解」をさせられない場合は、自分自身が「理解」をする事ができた「図や絵」を使って「説明」をすれば、「理解」をさせる為の手助けとなります。

説明の練習

「説明」をする為には、「説明の練習」をする必要があります。 

「説明」は、「言葉や絵や図」を利用して行います。

しかし、自分の考えの全てをその場で、「言葉や文字や絵や図」にする事はできません。

仮にできたとしても、「説明漏れ」や「余計な事柄を伝えてしまう」など、「説明」が失敗する可能性が高くなります。

自分の考えの全てを漏れなく、余計がなく、「説明」をする為には「事前の練習」が必要となります。

「事前の練習」にて、「説明の段取り」についても検討をします。

そして、「事前の練習」は「理解をさせやすい説明」とする為に、内容を見直す事ができます。

「事前の練習」により、「説明」をする事にも慣れるので、実際の「説明」は、気持ちを楽にして行う事ができます。

作業をしている時から説明する内容を考える

「説明」する事を前提に、「作業をしている時から、説明する内容を考える」事も必要です。

「何かを行う」のであれば、それを行っている間に、「説明をする内容」を考えるという事となります。

ほとんどの人は、「何かを行い」、「説明」を求められた時、その「行いの説明」について、色々と考えます。

しかし、「何かの行い」を「自分が説明できない状態」では、「正しく行えているのか?」が分からない状態という事です。

その状態で「何かを行う」事は、「誤り」が発生する可能性が高くなります。

「自分の行い」を自分自身で把握する為にも、「作業をしている時から説明する内容を考える」事は、必要な事となります。

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simacatより一言

「説明」は、「説明をする相手」の理解力に応じた方法で行う必要があります。

しかし、「説明」をする機会が増えた時、多くの方法を検討する必要が出てきます。

その様な場合は、「一番、理解力が低い人」をターゲットにして、方法を検討して下さい。

「大は小を兼ねる」という言葉がありますが、「説明」をする場合は、「詳細は概要を兼ねる」と考えた方が良いでしょう。

「概要」のみだと、抜けてしまう部分があるかも知れませんが、「詳細」であれば、その積み重ねた事が「概要」となります。

「説明をする相手」に合わせた「説明」をする事ができるようになると、「説明」をする事に慣れ、そして「説明」をする事に抵抗を感じる事はなくなります。

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