体制とは？ 担当者を決め、得意分野を活かし、効率的にお仕事をしよう！！
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はじめに
お仕事に於いて、得意な分野と不得意な分野はあると思います。
人とのコミュニケーションは苦手でも、事務側では驚異的な能力を発揮する方。
また、その逆の方もいらっしゃいます。
自分が、不得意である部分を改善する工夫は必要ですが、お仕事では、成果を出す事が第一となります。
成果を出す為には効率的にお仕事をして、仕事量を増やしていく必要があります。
仕事量を増やしていく事により、もっと沢山のお仕事を消化する事は、成果を上げる事につながります。
自分の得意なお仕事を知る
自分が得意なお仕事とは、何かを考えます。
自分視点となってしまうのですが、まずは「自分ができるお仕事」や「挑戦したいお仕事」を知りましょう。
周りの方の得意なお仕事を知る
周りの方に向いていると思うお仕事を考えてみましょう。
これは、「客観的に人をみる」練習となります。
勿論、自分の経験値が少ない内は、想像できるお仕事の項目は、狭いと思います。
しかし、経験を積む事で、想像できるお仕事の項目は、増えていきます。
それぞれのお仕事の項目について、「自分自身」や「周りの方」に当てはめてみましょう。
そして、「周りの方」にも共有を行い、お互いに得意と思われるお仕事を認識しましょう。
それぞれの方の得意分野にお仕事を振り分ける
得意なお仕事の共有ができたら、それぞれにお仕事を振り分けます。
得意なお仕事であったり、挑戦したいお仕事である為、モチベーションの向上になります。
また、お仕事の消化量も、増える事が期待できます。
例えば
- 全体をまとめ、対外的な交渉をする
- お仕事を整理・指示をする
- コツコツとお仕事をする
と振り分ける事によって、それぞれが担当のお仕事に集中をする事ができます。
体制が誕生
お仕事を振り分ける事で、体制が誕生します。
- 全体をまとめ、対外的な交渉をする → リーダー
- お仕事を整理・指示をする → サブリーダー
- コツコツとお仕事をする → 作業者
勿論、リーダーが複数人いて、作業者が一人と言う様な不釣り合いなバランスにならない様に、注意をする必要がありますが、この様に体制化する事で、責任範囲が明確になります。
目標を設定する
体制は作って終わりではなく、その体制で円滑かつ効率的にお仕事が行われているのかをチェックする必要があります。
それぞれの担当者の能力に問題がないのか？
お仕事の消化の効率が上がっているのか？
ある一定の視点を定めて、「定点観測」を行い、月単位・半年単位・年単位で、活動状況を確認する必要があります。
効果を把握する
活動状況を把握した時、効果が無い体制であった場合は、どこに問題があるのかを確認する必要があります。
例えば、お仕事の消化率が悪くなった場合は、「作業者に問題があったのか？」「リーダーに問題があったのか？」を知り、体制の変更を行います。
個人の否定はしてはいけない
ここで、良い効果が出ていなかった場合、誤った動きをしてしまうケースがあります。
どこに問題があったのか、問題の洗い出しを行い、例えばリーダーに問題があったとします。
この場合、リーダーに原因があり、その部分だけを他の方と変更するお話しとなるでしょう。
しかし、リーダーだけが、絶対的な原因ではないのです。
効果が出せなかったのは、個人の問題ではなく、体制全体の問題なのです。
従って、体制を変更する場合は、個人レベルの担当変更ではなく、全体的な見直しを行い、体制を作り直す必要があります。
体制に甘えてはいけない
体制を作る事で、危惧する点があります。
それは、「自分のお仕事だけやれば良い」という考え方です。
人の良い点を活かす為の体制ですが、そこに閉じ籠ってしまう方がいます。
そこに閉じ籠る事によって、この方は成長する事ができなくなってしまいます。
そして、その作業で効果をあげる事ができなくなった時、「他の作業ができない」と言う事となります。
従って、「自分のお仕事だけやれば良い」といった考え方を持たせない様にする必要があります。
時には、効率が落ちても他の作業を行わせて、経験を積ませる事が重要となります。
他の作業を行わせる事により、本人も知らなかった、得意分野に出会えるかも知れません。
simacatから一言
お仕事の現場では、体制化が常に行われています。
しかし、一度体制を決めてしまった時、その体制を維持し続けようとする事があります。
これは実に勿体無い事なのです。
体制化は、お仕事を効率的に行い、消化量を増やしていく事を目的としています。
従って、消化するお仕事がなくなったら、他の体制も取り込み、体制を作り直していく必要があります。
こうして、お仕事の量を増やし、消化する量を増やしていく事が重要なのです。
例えば、Excelが得意な作業者がいるのであれば、その作業者を集団にして、社内のExcelの様々なお仕事を引き取っていくのです。
それを延々と繰り返し、また大きな体制から小さな体制が分岐し、そして、その体制も成長していく事で、お仕事の消化率をあげていく事が理想の形なのです。
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